Виды деловой корреспонденции. Деловая корреспонденция. Виды писем

Корреспонденция структурно представляет собой анализ фактов, связанных единством темы, и их комментарий. Ее задача – изучение причин и следствий явлений – определяет организационно-практическую направленность жанра. Адресат корреспонденции характеризуется двуединством – это и личность, и социальный институт. Структура корреспонденции обычно жесткая: постановка проблемы – система доказательств – аргументация. Детали и комментарий создают сопоставительный фон. Корреспонденция сообщает существо и характер происходящего события, которое имеет, как правило, конфликтный характер, дает анализ и обобщение фактов. Журналист аналитически разрабатывает тему, делая это на конкретном материале и в нешироком масштабе.

Для описания (например в корреспонденции) того или иного конфликта необходимо знать:

Характеристики конфликтующих сторон (их ценности и мотивации, устремления и цели)

Предысторию взаимодействий конфликтующих сторон (отношение друг к другу, взаимные стереотипы, степень полярности их взглядов по системе хорошо-плохо)

Природу того, что привело к конфликту.

Социальную среду в которой возник конфликт

Заинтересованные стороны (их заинтересованность в тех или иных результатах конфликта, их отношение к сторонам и друг к другу)

Применяемые конфликтующими сторонами стратегию и тактику

Результаты конфликта для его участников и заинтересованных сторон (выгоды или потери)

Существует несколько видов корреспонденции:

1. Информационная – ближе к заметке

2. Аналитическая – включает не одно, а несколько типичных событий, происшедших за определенное время

3. В постановочной корреспонденции выдвигается на обсуждение общественности важная проблема, выясняются ее истоки, круг лиц, заинтересованных в ее решении.

4. Корреспонденция – раздумье – представляет размышление автора над фактами, содержит комментарии к ним.

Основой корреспонденции служит одна стержневая мысль, одно соотношение – человек и его дело. Анализ ситуации предполагает беседу с людьми – источниками информации, сопоставление их мнений, знакомство с документами, справочной лит-рой, работу с цифрами и формулирование выводов на основе анализа.

Цель информационной корреспонденции - сообщить нечто о «предметном» событии, используя при этом (в отличие от репортажа) не столько «живое» наблюдение, сколько «свернутый» пересказ происходившего.

Цели аналитической корреспонденции иные. Она также содержит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя как «живое» наблюдение, фрагменты каких-то выступлений, так и «свернутый» пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представление о событии, предваряющее его истолкование. Именно это истолкование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции.

Информационная корреспонденция отличается от заметки более детальным и более широким освещением предмета. Таким предметом обычно выступает какое-то единичное событие, явление, действие. Причем публикация такого жанра может включать в себя не только фактологическое описание предмета, но и некоторые элементы оценки, предписания, прогноза и пр. Вместе с тем автор информационной корреспонденции не ставит перед собой задачу выявить взаимосвязи описываемого предмета, проникнуть в суть его. Основное для него – сообщить некоторые лежащие на поверхности параметры отображаемого явления.

Аналитическая корреспонденция содержит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя как «живое» наблюдение, фрагменты каких-то выступлений, так и «свернутый» пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представление о событии, предваряющее его истолкование. Именно это истолкование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции.

Факт в журналистике – достоверное отражение фрагмента действительности.

Для журналистов важно:

Из каких источников они получены

Какие цели преследовали люди, сообщив о них

Четко различать факты науки и обыденные факты.

Аналитическая корреспонденция, отталкиваясь от заданной темы, представляет анализ ситуации, выявляет причинно-следственную взаимосвязь событий, фактов . Журналист как настоящий исследователь изучает процессы, происходящие в обществе, на конкретных примерах отдельно взятых фрагментов жизни. Такими корреспонденциях как бы идет накопление фактов, которые можно будет обобщить, систематизировать и вывести общие закономерности для всего общества

Мысль в корреспонденции движется от реальных фактов и представляет собой их анализ. Да и предметом отображения в обоих видах корреспонденции являются как ситуации и процессы, так и информационные явления.

Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещения.

Тема всегда имеет ярко выраженную функциональную заданность. Тема публицистического произведения в газете по сравнению с художественной темой нормативно, прямо отвечает на соц.заказ.

Тема выступления публициста в прессе рождается как непосредственный отклик на актуальные общественные потребности. Тема обычно рождается из двух ситуаций: либо из редакционного задания, либо просто появляется какая-то идея, которая занимает все мысли.

На практике журналисты специализируются на какой-то одной теме. Раскрыть в старой теме новые грани помогают новые факты. Новые факты могут повернуть тему с другой стороны. Чаще всего темы возникают случайно.

Замысел-первая ступень творческого процесса, первоначальный набросок будущего произведения. У замысла существуют две стороны:

Идейная (предполагаемое разрешение взволновавших автора проблем и конфликтов).

Многие замыслы будущих публикаций накапливаются годами. Исходным материалом, на основе которого может зародиться замысел конкретного произведения может быть: встреча с интересными людьми, чтение литературы, внезапно возникшая мысль, случайно услышанная фраза и многое др.

Замысел произведения по структуре своей должен походить на чертёж будущего произведения как целостности в единстве его темы и проблемы.

Проблемная сторона замысла - это такое знание объекта, при котором есть «пустоты». Выяснив все стороны проблемной ситуации, определив объект и предмет исследования, журналист может приступить к выдвижению гипотез(предположению), способных придать замыслу будущего произведения вполне реальные черт

Корреспонденция, как мы уже выяснили, имеет свою "архитектуру": вначале - повествование о центральном событии, затем - анализ и комментарий, позволяющие убедить читателя в правоте автора материала, и наконец - описание последствий центрального события. Конечно, часто бывает и так, что сообщение о факте рассредоточено по тексту, причем фактологические отрывки перемежаются с комментирующими. Здесь все зависит от замысла журналиста .

замысел- первая ступень творческого процесса; возникающее в воображении писателя до начала непосредственной работы над художественным произведением представление о содержании и форме будущего произведения, его основных чертах и свойствах; первоначальная схема будущего произведения. З. а. может не совпадать с воплощением, может быть завершенным или незавершенным, воплощенным или невоплощенным, изменяться в процессе работы автора над своим произведением или оставаться неизменным. Уже в З. а., как правило, проявляются основные черты мировоззрения художника.

Авторский замысел - первая ступень творческого процесса, возникающая в воображении участников мастерской группы до начала непосредственной работы над разработкой концепта игры. Замысел может не совпадать с воплощением, может быть завершенным или незавершенным, воплощенным или невоплощенным, изменяться в процессе работы над концептом игры или оставаться неизменным. Уже в авторском замысле, как правило, проявляются основные черты которые будут присутствовать в само игре.

Корреспонденция - отображение "кусочка жизни", жанр, построенный на конкретном материале, в котором в аналитическом плане разрабатывается актуальная тема, решается определенная проблема

Корреспонденция строится на фактах действительности и стремится воспроизвести жизнь во всех ее проявлениях. В корреспонденции важна авторская позиция, эмоции, чувства и переживания автора. Для корреспонденции характерны, во-первых, актуальность и злободневность, во-вторых аналитичность (анализ и обобщение по конкретной теме, проблеме), в третьих, группа фактов, взятых в узком временном срезе и ограниченных местом действия.

Корреспонденция – это оперативное публицистическое выступление печати, которое анализирует и обобщает конкретные факты или явления действительности, на конкретном материале разрабатывает общественно-значимую тему.

Любой аналитический текст состоит из факта и комментария. Факт - это сообщение о предмете интереса автора выступления: отдельное событие, явление, феномен, процесс или ситуация. Комментарий - оценка предмета отображения, его причинно-следственный анализ, прогноз развития или программа действий, которую, по мнению автора, следует осуществить.

о-вторых, факты в корреспонденции лишь подсказывают наиболее важные, первоочередные проблемы, главное же для автора - анализ сложившейся ситуации. Это значит, что журналист, опираясь на конкретные события, не ставит своей целью более или менее подробно пересказать их. Объясняя их, он стремится установить связь между явлениями и общим законом, которым они все без исключения подчиняются.

Поэтому, выясняя причину какого-либо явления, автор корреспонденции нацеливается на тщательную проверку полученных данных, на уточнение внутренней связи между исследуемыми фактами, что, в конечном итоге, поможет ему избежать ошибок в логике построения причинно-следственных связей.

Конечно, журналист использует далеко не все, выявленные им факты. Он отбирает те, которые помогут ему выработать ясную концепцию темы. Ведь чтобы правильно проанализировать ситуа Центральным предметом корреспонденции является один значительный факт, все остальные детали, примеры, суждения служат вспомогательным материалом для его всестороннего освещени цию, ему необходимо проделать ряд операций.

11 Публицистическое содержание рецензии

Рецензия - жанр журналистики, а также научной и художественной критики. Рецензия дает право на оценку работы, сделанную человеком, нуждающемуся в правке и корректировке его работы. Рецензия информирует о новом произведении, содержит его краткий анализ и оценку

ецензия - это жанр, основу которого составляет отзыв (прежде всего - критический) о произведении художественной литературы, искусства, науки, журналистики и т. п. Исследователь А. Тертычный в книге «Жанры периодической печати» считает рецензию публицистическим жанром журналистики . Особой разновидностью рецензии является научная рецензия, или рецензия на научную работу. Предметом рецензии выступают информационные явления - книги, брошюры, спектакли, кинофильмы, телепередачи, игры.

Само слово "рецензия" пришло к нам из латыни. В переводе оно означает - "просмотр, сообщение, оценка, отзыв о чем-либо". Жанр, получивший это название, - критический анализ, оценка отражения в произведениях литературы, искусства и науки реальной действительности.

То есть журналист, вглядываясь вслед за рецензируемым автором в изображаемые им явления, пытается разобраться, насколько глубоко осмыслена действительность, высказывает суждения о степени понимания писателем или ученым сути отображенного предмета, о его позиции. Одним словом, если художественное произведение или научный труд осмысливают саму действительность, обнаруживая в ней типические черты или закономерности, то журналист в рецензии анализирует верность интерпретации отраженных фактов.

Рецензент вбирает в себя часть опыта общества и опирается на него при анализе, сочетая объективные и субъективные факторы восприятия. Объективность может достигаться и блочной подачей двух или нескольких разнонаправленных рецензий на одно и то же художественное произведение или на один и тот же научный труд. Польза от такой формы подачи рецензий заключается и в том, что они дают возможность читателю искать собственный подход к анализируемому произведению, сопоставляя разные оценки и суждения.

Публицистичность, актуальная злободневность рецензии диктует журналисту сочетание методов теоретического и эстетического исследования с активным вторжением в исследуемую проблему, заинтересованным продолжением рецензируемого автора. Этому жанру чужда описательность, иллюстративность, - напротив, это своеобразное журналистское исследование фактов, явлений, ситуаций реальной действительности через призму верности их отражения в произведениях литературы, искусства и науки.

Для оценки того или иного произведения в практике рецензирования выработаны определенные критерии, которые условно можно разделить на три группы. Это критерии, характеризующие, во-первых, содержание материала, во-вторых, методику изложения, и в-третьих, мастерство речи. Если рецензенту удается постичь внутренние закономерности произведения и увидеть в нем индивидуальные авторские черты, он достигает подлинного мастерства. Диалектический сплав критериев обусловлен единством содержания и формы, почувствовать и показать которое и призван рецензент.

^ Исследователи подразделяют рецензии на два основных вида.

Первый - оценивающий такие общественно-политические, публицистические и научные произведения, где современная действительность отражается преимущественно средствами теоретического знания. Здесь журналисту важно уметь говорить с рецензируемым автором на одном "языке" - языке теоретического исследования, а значит, иметь четкое представление о предмете разговора, профессионально разбираясь в его сути.

Рецензент оценивает теоретическую и практическую значимость новых идей, социальных моделей, технических новинок, а следовательно - оригинальность, весомость авторских концепций, их жизненность, правильность суждений, выводов, рекомендаций. Выразительно-изобразительная палитра таких рецензий включает в себя теоретические выкладки, логические доводы, комментарии, статистические данные, цитаты, описания эпизодов, публицистические отступления и иллюстрации, обобщения и выводы.

Второй - оценивающий произведения искусства. Тут возникает необходимость объяснения образного творчества, которое постигает действительность в единстве логического и эмоционального, рассудочного и чувственного, абстрактного и конкретного. Журналист, помимо специальных теоретических и эстетических знаний, должен обладать способностью сопереживания, проникновения в мир чувств рецензируемого автора или целого творческого коллектива.

Скажем, обращаясь к кинофильмам или театральным спектаклям, рецензент анализирует работу творческого ансамбля. Он не должен останавливаться лишь на его лидере, на идейно-эстетической значимости этого вида искусства в творчестве одного лишь автора или режиссера. Важно помнить, что если текст идет от драматурга, то подтекст - от актеров, которым помогают коллеги по цеху: гримеры, костюмеры, осветители, художники и многие другие. И здесь журналисту следует раскрыть характер постановки для всего коллектива - ее прогрессивность, застойность или регрессивность. А кроме того, показать это произведение как звено единого процесса.

Обращаясь к произведениям, он отбирает из них либо этапные для художественного процесса современности, либо те, которые негативно влияют на духовный потенциал общества, и пытается понять причины, побудившие автора к созданию такого произведения. Ведь задача, стоящая перед этим видом рецензии, - научить общество оперативно ориентироваться в духовном богатстве и активно воздействовать на его развитие.

Тогда как первый вид рецензии направлен, прежде всего, на формирование научно-идейного потенциала общества.

Но и в том, и в другом случаях рецензент при отборе предмета для анализа руководствуется актуальностью поднимаемой в произведении проблемы. И кроме того он, безусловно, учитывает интересы и запросы своей аудитории. Ведь одной из задач рецензии называется способность воспитать в человеке волю к творческой, культурно-преобразующей жизнедеятельности. Поэтому каждый рецензент озабочен тем, чтобы из-под его пера вышло интересное, яркое публицистическое произведение.

Следует помнить, что в случае, когда журналист на основе глубокого анализа отдельного произведения выдвигает какие-либо общественно значимые проблемы, его произведение может перерасти рамки рецензии и стать литературно-критической статьей или искусствоведческим исследованием.

Конечно же, рецензия не пересказывает основную сюжетную линию разбираемого произведения искусства или содержание научного труда, не акцентирует внимание на их отдельных моментах, информационно-иллюстративная часть рецензии сжата до минимума, - подразумевается, что читатель уже знаком с рецензируемым произведением. Журналист в первую очередь стремится помочь аудитории понять, какие новые открытия в постижении жизни были сделаны здесь, какие новые мотивы появились в творчестве исследуемого автора. Для рецензента чрезвычайно важно активизировать у читателей мышление, заставить их думать.

Обращаясь к анализируемому произведению, он показывает внутренние закономерности и особенности конкретного вида творчества, формы воплощения авторского замысла, условия достижения единства формы и содержания и, конечно же, реальность, пропущенную через творческую лабораторию художника или ученого. Рецензент осмысливает общую авторскую концепцию, дает ей надлежащую оценку и даже пытается подняться до высоких обобщений и выводов. К сожалению, в современных условиях попытка не всегда удается, - рецензенту не достает профессиональных знаний, научно-теоретической базы исследования.

А ведь другой задачей рецензии является формирование верных представлений о мире у творцов духовных ценностей и корректировка выстроенных художником или ученым гипотез. Журналист ведет с ними сложный профессиональный диалог, вступая в дискуссию. И тут необходимо владеть специальной терминологией, органично включенной в текст публицистического выступления.

Рецензии свойственна оценочность языковых средств . Оценочная лексика связана с острой потребностью формирования новых знаний и убеждений, определенного отношения к ним. Поэтому в арсенале рецензента есть и разговорные конструкции, и книжные высокие слова, и и архаизмы, и многообразные средства эмоционального синтаксиса.

Задача непосредственного воздействия на читателя ярким, эмоциональным, образным словом обусловливает характерный речевой строй этого жанра. Ведущая роль отдается автору, личностные черты, индивидуальность, богатство чувств и мыслей которого приобретают особую значимость.

В средствах массовой коммуникации чаще всего встречаются микрорецензии, занимающие до ста строк. Малый объем не позволяет журналисту полностью раскрыть личностные впечатления, поэтому микрорецензии - лаконичны, точны, емки. Большая, развернутая рецензия свойственна прежде всего специализированным изданиям. Такую макрорецензию обычно готовят маститые критики, специализирующие на определенных подвидах рецензий.

К ситуативно-аналитическим жанрам относится так же и рецензия. Если корреспонденция и статья анализируют реальные конкретные ситуации и проблемы, то в рецензии и обзоре СМИ отображается уже отображенная действительность.

Журналист посвящает свою рецензию литературному или научному произведению, автор которого уже показал кусок жизни, возникающих в ней ситуаций, проблем и процессов. Задача рецензента – оценить это произведение, его соответствие реальной действительности, его достоинства и недостатки.

Объект отображения в рецензии весьма широк: он охватывает политику и науку, литературу и искусство, предмет отображения – книга, литературные произведения и художественные произведения в различных видах искусства. В зависимости от специфики отображаемого произведения рецензент избирает различные виды рецензии.

Газета может опубликовать научную рецензию, написанную по просьбе редакции ученым, оценивающим книгу, представляющую результаты научного исследования. Внимание рецензента могут привлечь мемуары государственного деятеля или работа крупного политика, размышляющего над особенностями процесса глобализации. Тогда газета напечатает политическую рецензию. Литературная рецензия будет посвящена новому роману или поэме, в музыкальной рецензии автор оценит достоинства концерта известного оркестра. Рецензия может быть посвящена новой выставке произведений художников и скульпторов в картинной галерее. Газеты охотно публикуют театральные и кинорецензии, авторы которых анализируют все стороны новых спектаклей и кинофильмов. Понятно, что тип издания и особенности его аудитории определят и обращение журналистов к тому или иному виду рецензии.

Поскольку рецензент высказывает свое мнение о книге или кинофильме, дает им оценку, возрастает его роль как автора текста в этом жанре и ответственность перед читателями. Ведь он стремится сформировать их отношение к рецензируемому произведению, дать им практический совет – прочитать книгу, посмотреть фильм или же не тратить на них время.

Но рецензия обращена не только к массовому читателю газеты. У нее несколько адресатов. Театральную рецензию кроме потенциальных зрителей спектакля обязательно прочитают его режиссер и артисты – исполнители ролей. Им важно, какие достоинства и недостатки спектакля подметил рецензент, как он оценил исполнение различных ролей. И одним из самых внимательных читателей рецензии будет драматург – автор пьесы, поставленной на сцене театра. Точно так же кинорецензия обращена к сценаристу, написавшему сценарий фильма, к кинорежиссеру, поставившему этот фильм, и исполнителям различных ролей в нем. У рецензии всегда несколько адресатов.

Понятно, что это обусловливает высокие требования, обращенные к автору рецензии. Первое из них – обеспечение объективности рецензии, справедливости оценки ее предмета. Это не означает, что рецензент лишен права на свою позицию в отношении к рассматриваемой книге или спектаклю. Он лишается права лишь на односторонность, на явную пристрастность в их оценке. Наряду с недостатками произведения полезно обнаружить и его достоинства. Это поспособствует убеждению читателя рецензии в объективности ее автора.

Объективность рецензии обеспечивается ее доказательностью. Как и в статье, автору рецензии приходится доказывать, обосновывать свое отношение к ее предмету. И здесь аргументами служат факты – цитаты из литературного произведения, реплики исполнителей ролей в спектакле. Но главное – сравнение показанного в книге, кинофильме, произведении художника с реальной жизнью, доказательства ее правдивого отображения или ее искажения.

Эти требования выполнимы лишь при достаточной компетентности автора рецензии в той области науки, литературы, искусства, к которой относится рецензируемое произведение. Для того чтобы написать рецензию на новый роман писателя, надо иметь представление о всем его литературном творчестве. От автора театральной рецензии требуется знание не только произведений драматурга и репертуара театра, поставившего спектакль, но и истории театра в России и за ее рубежами. Музыкальную рецензию трудно написать человеку, не имеющему музыкального образования. А научную рецензию лучше всего напишет внередакционный автор – ученый, работающий в той же области науки, к которой относится научный труд. Этим объясняется стремление некоторых журналистов, постоянно выступающих в роли рецензентов на страницах крупных газет, к специализации в той области жизни, где возникают произведения, становящиеся предметом их рецензий.

Стремление к объективности рецензии определяет и особенности ее стиля. Ему противопоказана излишняя эмоциональность, использование острой лексики, грубых сравнений и т.п. Обоснованность критики обеспечивается не уничижительными оценками недостатков произведения, а показом его несоответствия реальной жизни. Это относится и к преувеличенной оценке достоинств произведения и таланта автора.

Деловая переписка, осуществляемая в процессе деятельности организации, имеет различные виды. Рассмотрим некоторые, наиболее распространенные формы документов, образующих деловую переписку.

Служебные записки. Это один из самых распространенных видов внутренней деловой корреспонденции организации.

Служебная записка – это внутренний документ организации, предназначенный для извещения должностных лиц (или подразделений) о фактах, выводах или предложениях составителя.

Чаще всего служебные записки касаются повседневной деятельности организации. Их основное назначение состоит в обеспечении оперативного обмена информацией между должностными лицами (или подразделениями) одной и той же компании. Кроме того, служебная записка является свидетельством принятых должностными лицами мер, проведенной работы, поэтому служебные записки хранятся в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в организации.

Служебная записка – это обобщенное название внутреннего делового послания. Поскольку служебные записки составляются по разным поводам, то в некоторых случаях могут иметь и другие названия. Различают несколько видов деловых посланий, каждый из которых также, по сути, является служебной запиской:

• – докладная записка;
• – объяснительная записка;
• – информационная записка;
• – аналитическая записка;
• – информационно-статистическая записка;
• – записка о состоянии дел за период времени;
• – пояснительная записка.

В докладной записке кратко освещаются конкретные вопросы. Приводимые факты дополняются лаконичным анализом их содержания. Могут содержаться предложения по решению заявленной в записке проблемы.

Объяснительная записка составляется для описания сложившейся ситуации или интерпретации конкретных фактов с точки зрения автора. Как правило, имеет характер оправдания за допущенные нарушения или невыполнение своих служебных обязанностей.

Информационная записка служит для оперативного информирования по разным вопросам повседневной деятельности. Часто составляется в процессе подготовки и сбора информации для других документов. Например, для подготовки отчета, обобщенной справки.

Аналитическая записка включает подробный анализ ситуации, излагаемые факты комментируются, увязываются между собой и с ранее поступившей информацией. Может содержать прогноз развития ситуации. Одним из вариантов аналитической записки является обзорная записка. Она отличается от аналитической, тем, что в ней рассматривается несколько взаимосвязанных проблем. Часто к обзорным запискам прилагаются справки, содержащие детализированную информацию.

Информационно-статистическая записка содержит в основном цифровые данные в форме таблиц, графиков, диаграмм и т.д. В служебных записках такого вида нет анализа приведенных в них данных.

В отличие от других видов служебных записок пояснительная записка является не самостоятельным документом, а частью другого, обычно достаточно информационно-емкого документа. Фактически она играет роль сопроводительного письма, в котором обоснована необходимость создания этого документа и сжатые пояснения к его содержанию. Пояснительные записки часто сопровождают техническую документацию, статистические справки.

Служебные записки могут составляться в инициативном порядке, во исполнение требований руководства, а также в ответ на поступившие ранее документы.

Не менее распространенным видом деловой корреспонденции, чем служебные записки, являются приказы руководителя. Их можно отнести к деловым посланиям, так как главная их цель – довести до подчиненных информацию о решении руководителя по определенному вопросу. В отличие от служебных записок, которые служат для передачи информации по горизонтали (другим сотрудникам или подразделениям) и по вертикали служебной иерархии (руководителю), приказы содержат информацию, подготовленную для перемещения вниз по иерархической лестнице, т.е. от руководителя к подчиненным.

Приказ – это документированное управленческое решение руководителя организации нормативного характера, регламентирующее действия его подчиненных по какому- либо вопросу.

Еще один вид документа, служащий для передачи информации сверху-вниз по иерархии управления – распоряжение.

Распоряжение – это документированное управленческое решение, издаваемое обычно от имени руководителя организации его заместителем (помощником) и регламентирующим действия работников по какому-либо отдельному вопросу повседневной деятельности.

При подготовке приказов и распоряжений следует соблюдать требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению этих документов, предусмотренные Методическими рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России .

Подготовленные приказы издаются, подписываются руководителем, регистрируются в установленном порядке и распространяются внутри организации.

В случае необходимости быстрой передачи важной информации используется телефонограмма. Кроме того, таким путем может быть отправлена не только информация в виде сообщения, но и относительно небольшой официальный документ.

Телефонограмма – это краткое речевое сообщение, переданное (принятое) по телефону под запись.

Телефонограмма тщательно записывается принимающим информацию лицом, поэтому она может быть отнесена к письменной коммуникации. При этом передающий информацию фиксирует в специальном журнале должностное лицо, получающее информацию и, таким образом, возлагает на него ответственность за дальнейшую ее передачу и использование. Принимающей стороне при получении телефонограммы кроме ее текста важно записать:

• – сведения о лице, производившем передачу документа (наименование его должности, ФИО);
• – дату и время фактической передачи документа.

Преимущество использования этого вида делового послания состоит в сочетании скорости установления связи с получателем и возможности убедиться, что информация получена. Документ, переданный в виде телефонограммы, имеет юридическую силу. В особо важных случаях отправитель может затребовать у получателя подтверждение информации в виде телеграммы или письма.

Все перечисленные выше виды деловых посланий используются внутри организации. Далее рассмотрим виды деловой корреспонденции внешней деловой переписки.

Письмо – обобщенное название официально-деловой корреспонденции, создаваемой по широкому кругу вопросов и предназначенной для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату).

Деловые письма необходимы для установления контактов с другими организациями и обмена информацией по рабочим вопросам.

В практике деятельности организаций используется большое количество разнообразных форм официальных писем (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Основные виды деловых писем

Существует условное деление деловых писем на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписку, которая сопровождает экономическую, правовую, финансовую и другие виды деятельности в ходе работы организации, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, которые составляются при заключении коммерческих сделок, решении вопросов сбыта продукции, снабжения организации необходимым сырьем и материалами, относят к коммерческой корреспонденции.

Кроме обычных деловых писем, направленных одному или нескольким адресатам, существуют, так называемые, циркулярные письма. Циркулярные письма предназначены для множества адресатов. Например, вышестоящая организация рассылает информацию или распоряжение своим подчиненным подразделениям.

Можно выделить инициативные письма и письма-ответы. Инициативные письма пишутся для того, чтобы установить контакты, получить или сообщить необходимую информацию партнерам по бизнесу или другим организациям (финансовым, налоговым органам, органам власти и др.). Инициатором написания письма является организация – отправитель письма.

Письма-ответы в некоторых случаях являются обязательными с точки зрения существа дела. В других случаях они должны быть написаны и отправлены из соображений вежливости. Так, требуют ответа: письмо-запрос, письмо-предложение (за исключением рекламной рассылки, не являющейся официальным письмом в строгом смысле этого слова), письмо-претензия, письмо-рекламация, письмо-обращение, письмо-просьба, письмо-приглашение. Кроме того, проявлением вежливости является ответ на письмо-поздравление.

Не требуют ответа письма, которые констатируют уже свершившийся факт, содержат новую информацию, письма, которые выполняют роль сопровождения и не несут самостоятельной смысловой нагрузки. К письмам, не требующим ответа, относятся: письмо-уведомление, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-подтверждение, письмо-заявка, письмо-извещение, рекомендательное письмо, гарантийное письмо, сопроводительное письмо, письмо-благодарность.

По форме отправления можно выделить:

• – традиционное почтовое сообщение;
• – электронная деловая корреспонденция;
• – отправления с использованием факсимильной связи.

В настоящее время все большую долю в деловой переписке занимают электронные письма. Это связано с высокой скоростью передачи, надежностью доставки корреспонденции, относительно низкой стоимостью услуг.

Электронное письмо – документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющий между собой компьютеры участников электронной переписки.

Электронная переписка имеет определенные особенности и предполагает соблюдение некоторых правил. Подробнее принципы электронной переписки будут рассмотрены в параграфе 7.5.

• Унификация текстов управленческих документов: Методические рекомендации. М.: ВНИИДАД, 1998.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Деловое письмо как форма официальной корреспонденции. Использование письма-благодарности для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Самые распространенные виды деловых писем. Использование рекламации для высказывания претензий к услуге.

реферат , добавлен 11.03.2014


Сущность, основные цели и содержание коммерческой деятельности в розничной торговле. Коммерческая деятельность розничного предприятия как объекта управления. Методика анализа эффективности системы управления коммерческой деятельностью предприятия.

дипломная работа , добавлен 19.03.2012


Сущность коммерческой деятельности предприятия по сбыту. Внутренняя и внешняя среда предприятия. Анализ коммерческой деятельности по сбыту КСУП "Тепличное". Мероприятия по активизации коммерческой деятельности по сбыту производимой продукции АПК.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


Сущность и значение коммерческой деятельности. Коммерческие службы. Современные тенденции в работе коммерческих служб предприятия. Анализ деятельности коммерческой службы ОАО "Игристые вина". Совершенствование организации коммерческой работы.

курсовая работа , добавлен 06.01.2004


Рассмотрение понятия и разновидностей имиджа лидера коммерческой структуры; психологические механизмы его формирования: гало-эффект, доминирующая потребность, соответствие стереотипам восприятия. Образ идеального руководителя коммерческой структуры.

курсовая работа , добавлен 31.08.2013


Понятие и особенности прогнозирования коммерческой деятельности предприятия в современных условиях. Анализ организации коммерческой деятельности на предприятии игровой индустрии ООО "Вегас-Азарт", рекомендации по совершенствованию стратегии его развития.

дипломная работа , добавлен 20.06.2010


Понятие коммерческой деятельности предприятия, ее специфика и особенности реализации в условиях современной рыночной экономики. Содержание и структура бизнес-плана, причины и назначение его составления, этапы разработки и главные составные части.

контрольная работа , добавлен 15.04.2010


Сущность и задачи коммерческой работы. Концепция развития потребительской кооперации Российской Федерации. Электронная коммерция, ее свойства и перспективы дальнейшего развития. Основные пути совершенствования коммерческой работы на предприятии.

курсовая работа , добавлен 25.03.2011

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания.

Официально-деловой стиль – это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. Выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью.Официально-деловой стиль – это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

Особенность языка и стиля официальных бумаг – использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Требования к языку и стилю документов:

1. однозначность используемых слов и терминов;

2. нейтральный тон изложения;

3. соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

4. смысловая достаточность и лаконичность текста.

Основные группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи коммерческой корреспонденции . В коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют письма-запросы или письма-ответы. К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение.

Коммерческая корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, те предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью – качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Письма, направленные государственным деятелям и официальным лицам должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. В обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию, охватывающую максимальное количество управленческих ситуаций».

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обуславливает тип и стиль создаваемого документа.

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Виды корреспонденции:

1.Информационная - положительный (нейтральный) опыт.

2.Критическая - активная проблема.

Метод: анализ, индукция.

Методика работы над корреспонденцией, способы сбора информации при работе над жанром, корреспонденция как синтетический жанр. Основные ошибки, встречающиеся при работе над корреспонденцией.

Корреспонденция совмещает элементы:

1.наглядности - описательно-повествовательная функция.

2.аналитичности - рассуждение.

В центре внимания какой-то факт или событие. Предмет изображения локален. Нет ограничения времени и пространства. Характерны рассуждения

Предмет исследования: происходящие изменения.

Метод: анализ, индукция.

Функция: выявление причинно-следственных связей.

Присутствует аналитика - оценка других людей. Факты, наблюдения, ирония, уловки.

Существует три типа источников информации - документ, человек и предметно-вещественная среда.

Цели аналитической корреспонденции. Она также со­держит в себе сообщение о событии, явлении. Это сообщение может включать в себя и "живое” наблюдение, и фрагменты каких-то выступлений, и "свернутый” пересказ происходившего. Однако само сообщение не является самоцелью. Оно лишь дает представле­ние о событии, предваряющее его истолкование- Именно это истол­кование отличает в первую очередь аналитическую корреспонденцию от репортажа, отчета, информационной корреспонденции. Ис­толкование представляет собой выяснение причин события, явле­ния, определение его значимости, ценности, прогнозирование его развития и т- д. В силу этого автор аналитической корреспонденции неизбежно использует теоретические методы познания - анализ, синтез, индукцию, дедукцию и другие.

Аналитическая корреспонденция. В корреспонденции анализ углубляется, становится масштабнее. Его предметом становится локальная, ограниченная временем или пространством ситуация. Она может быть связана с любой сферой нашей жизни. Поэтому корреспонденция стала одним из любимых жанров публицистики в газетах. Ее автор стремится дать читателю достаточно полное представление о ситуации возникшей - важнейших ее сторонам - и высказать свое мнение о дальнейшем ее развитии и возможные его результаты. Это определяет особенности структуры корреспонденции. Обычно она объединяет несколько фактов и их деталей, связанных с рассматриваемой ситуацией и раскрывают ее развитие. Если главным для автора становится сообщения о новой ситуации, он создает информационную корреспонденцию, похожую на большую заметку. Но если он не ограничивается сообщением о ситуации, а ставит перед собой задачу подвергнуть ее анализу и дать ей оценку, в газете появляется аналитическая корреспонденция. Роль автора в ней растет, он выражает свое мнение о ситуации, которая описывает и анализирует. Ему приходится не ограничиваться ответами на известные нам вопрос: что произошло, где произошло, когда произошло, характерные для процесса подготовки газетных текстов в жанрах оперативной невинной информации, но и ответить на обязательные для него вопрос: почему произошло и почему возникла ситуация о которой он сообщает?

В связи с этим возрастает значение и убедительность корреспонденции. Журналист стремится убедить читателя в своей правоте, аргументировать свое отношение к тому, что сообщает. Лучшими аргументами для него факты, он приводит в своем тексте, логично соединяя их между собой.