Заполнение табеля учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений. Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Табель учета рабочего времени в 2016 году должны вести все работодатели. Форма табеля учета рабочего времени на 2016 год для большинства организаций (за исключением бюджетных учреждений) представляет собой типовой бланк №Т-13 или №Т-12. Работодатели могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Из статьи вы узнаете, какой порядок ведения табеля учета рабочего времени, как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время, а также как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Из этой статьи вы узнаете:

• какой порядок ведения табеля учета рабочего времени;
• как заполнить табель учета рабочего времени, когда смена частично приходится на ночное время;
• как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно.

Трудовое законодательство обязывает работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником: соответствующая норма закреплена ч.4 статьи 91 Трудового кодекса. Основным учетным документом, как правило, становится табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12, Т-13), требующий ежедневного заполнения. За отсутствие или неправильное оформление такого документа работодатель может привлекаться к ответственности, поэтому всем организациям необходимо добросовестно вести табель учета рабочего времени в 2016 году и контролировать соблюдение работниками установленного режима.

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика

Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.

Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год

Важность точного учета рабочего времени сложно переоценить: табель с данными о точном количество отработанных персоналом дней и часов служит основанием для расчета заработной платы, используется при формировании статистической отчетности и наглядно подтверждает факт соблюдения или несоблюдения сотрудниками режима рабочего времени, установленного работодателем. Составление табеля учета рабочего времени на 2016 год осуществляется уполномоченным лицом (чаще всего табельщиком или сотрудником кадровой службы) в единственном экземпляре, после чего документ подписывается руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию.

Форма учета табеля рабочего времени на 2016 год

Используемые для учета рабочего времени унифицированные формы Т-12 и Т-13 практически идентичны по составу реквизитов. Напомним, что организации могут использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Визуально форма учета табеля рабочего времени на 2016 год представляет собой таблицу, в которой учитываются явки и неявки на работу сотрудников предприятия (каждому работнику присваивается свой табельный номер и отдельная строка). Заполнять бланк можно двумя способами: ежедневно отмечать все явки и неявки либо отмечать только опоздания сотрудников, их отсутствие на рабочем месте и прочие виды отклонений от нормального режима работы. При заполнении используются кодовые отметки - буквенные или цифровые. Вот некоторые из них:

• явка на работу - Я (01);
• вахтовый метод - ВМ (05);
• служебная командировка - К (06);
• работа в ночное время Н (02);
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск - ОТ (09);
• дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением - У (11);
• повышение квалификации с отрывом от работы - ПК (07);
• отпуск по беременности и родам или в связи с усыновлением ребенка - Р (14);
• временная нетрудоспособность с назначением пособия - Б (19);
• временная нетрудоспособность без назначения пособия - Т (20);
• прогул - ПР (24);
• выходной или нерабочий праздничный день - В (26);
• время простоя по вине работника - ВП (33);
• невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей - Г (23).

Заполняется форма следующим образом: в графы 2-3 вносятся сведения о работнике (должность, ФИО, табельный номер), в графе 4 ставится код явки или неявки на работу. Каждый календарный день отмечается в отдельной клетке. Под кодовым обозначением прописывается количество отработанных за рабочий день часов; если учет рабочего времени ведется в днях, нижнюю клетку можно не заполнять.

В графе 5 отражается количество дней и часов, отработанных в течение половины месяца, в графе 6 - аналогичные показатели за месяц. Бланк Т-13 содержит графы 7-9, предназначенные для фиксации сведений об оплате труда: в них проставляются кодовые обозначения вида оплаты труда (например, оплата труда и командировочные - код 2000, оплата отпускных - 2012, оплата больничного - 2300 и т. д.). В оставшиеся графы таблицы вносятся данные о причинах опозданий и неявок на работу.

Вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени

Далеко не всегда работодатели соблюдают тонкости заполнения, хранения и применения форм Т-12 и Т-13. Ответы на самые актуальные вопросы, возникающие у кадровиков при составлении табеля учета рабочего времени, помогут не допустить ошибок.

Как долго нужно хранить заполненный табель рабочего времени?

Согласно ст.586 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», табель нужно хранить не менее 5 лет, а если он применялся для учета рабочего времени сотрудников, занятых на тяжелых или вредных работах, срок хранения продлевается до 75 лет.

Какие этапы движения табеля учета рабочего времени следует предусмотреть при разработке локальной документации, регламентирующей правила его составления и движения?

Стандартный путь, который проходит табель учета рабочего времени, состоит из пяти этапов:

• оформление;
• контроль правильности составления;
• передача на подпись;
• передача в бухгалтерию;
• передача на последующее хранение в соответствии с принятыми в организации нормами (в кадровую службу, в архив и т. д.).

Составляя график документооборота, обязательно внесите в него все учетные документы, в том числе и табель, сделав небольшую поправку на специфику оформления бланка (длительность составления, возможные задержки представления работниками документов, подтверждающих их отсутствие на рабочих местах, а также время, потраченное на внесение исправлений).

Кто, кроме табельщика, может вести табель учета рабочего времени?

Законодательство предусматривает возможность заполнения табеля не только табельщиками (тем более что далеко не на каждом предприятии предусмотрена такая должность), но и другими уполномоченными лицами. В зависимости от принятой системы учета рабочего времени эти обязанности могут делегироваться сотруднику кадрового отдела, специалисту по кадрам или руководителю структурного подразделения. Данный нюанс следует отразить в должностной инструкции и трудовом договоре сотрудника, занимающегося заполнением табеля.

Как заполнить табель учета рабочего времени, если сотрудник работает дистанционно?

Если сотрудник работает дистанционно, работодатель все равно должен вести учет его рабочего времени (). Законодательство предусматривает два способа учета рабочего времени в табеле: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу и метод регистрации только отклонений – неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.. Для учета времени, отработанного дистанционным сотрудником, можно использовать любой из этих методов.

Если в организации есть дистанционные работники, порядок учета их рабочего времени можно отразить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).

Специфике дистанционной работы больше соответствует метод регистрации отклонений, так как табельщик не владеет информацией о явках сотрудника на работу. Если неявок, переработок и т. д. нет, то в табель заносят лишь итоговые данные о результатах работы сотрудника за первую и вторую половины месяца. В случае ведения табеля методом отклонений в табеле не нужно регистрировать рабочие дни. Незаполненная клетка табеля означает рабочий день.

Однако если вести табель на дистанционного работника методом отклонений, могут возникнуть сложности технического характера (при внесении сведений в программу «1С» и др.). В этом случае удобнее метод сплошной регистрации явок и неявок.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени в 2016 году

Несмотря на простой алгоритм, заполнение формы Т-12 или Т-13 может вызывать определенные затруднения. Чтобы упростить задачу, можно просто скачать и распечатать готовый бланк табеля, а затем оформить его, руководствуясь образцом заполнения. В нашей базе кадровых документов представлен образец заполнения табеля учета рабочего времени в стандартных ситуациях, а также варианты его оформления в особых обстоятельствах (когда сотрудник работает по совместительству или по графику «сутки через трое», берет дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом, выходит на неполное рабочее время в период отпуска по уходу за ребенком и т. д.).

Приведем пример заполнения табеля в ситуации, когда смена частично приходится на ночное время.

Напомним, что ночным считают время с 22.00 до 6.00. Работу в этот период оплачивают в увеличенном размере. Если часть смены попадает на дневное время, а часть – на ночное, работу днем отмечают буквенным кодом «Я», а ночью – кодом «Н». В нижней строке указывают продолжительность работы в часах и минутах. Можно ставить коды через дробь или добавить в табель дополнительные строки.

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Код вида оплаты труда в табеле

• Заработная плата и командировочные – 2000
• Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
• Оплата отпускных – 2012
• Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

• В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
• В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
• “Графа 3” содержит табельный номер работника.
• В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
• В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
• “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
• В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
• “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
• Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

• По семейным обстоятельствам – “ДО”
• Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
• На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

Каждая компания и предприниматель, выступающий работодателем, при использовании труда наемных работников должны учитывать их рабочее время. Законодательство предусматривает для этих целей применение специального бланка, который называется табель рабочего времени. Обязанность по его заполнению возлагается на ответственных должностных лиц.

ТК РФ устанавливает, что каждый работодатель независимо от форм собственности должен вести учет отработанного времени его работников. За отсутствие табелирования предусмотрено административное наказание как для самой организации, так и для ее ответственных сотрудников.

Табель - это бланк, который содержит информацию о рабочих днях по каждому сотруднику, а также не выходы на работу по уважительной или неуважительной причинам. Он может вестись двумя способами:

1. Все данные о присутствии или отсутствии сотрудников ведутся ежедневно.
2. Данные в табель вносятся в случае отклонения, т.е. при отсутствии, неявки, опоздания и т.д.

На основе сведений этого документа производится начисление зарплаты всему персоналу компании. Он позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, а также норму продолжительности рабочей недели, длительность , выполнение обязанностей в выходные дни.

Законодательством установлена при пятидневной работе - 40-часовая продолжительность недели, при шестидневке - 36-часовая. При суммированном учете норма может нарушаться, главное требование при этом, чтобы она соответствовала определенному размеру за отчетный период, например, квартал.

Когда на предприятие приходит проверка с трудовой инспекции, основным документом, который они запрашивают, является табель рабочего времени. Также он является главным источников для формирования статистической отчетности по труду и кадрам.

Порядок применения табеля

Табелирование возлагается на определенного работника, которого контролирует руководитель его структурного подразделения. Записи в табеле делаются каждый день.

Согласно нормам закона хозяйствующий субъект вправе использовать бланк по форме Т-12 или форме Т-13, утвержденные Росстатом. Первый вариант используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Второй документ может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательный реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Заполнение табеля можно вести вручную или с использованием компьютера. В последнем случае все сведения вносятся в программу, а сам бланк распечатывается в конце месяца.

При этом используются специальные обозначения в табеле. Они бывают буквенные и цифровые. Например, работа сотрудника в пределах нормы отражается буквой Я или кодом 01. В документе проставляется сначала код, а потом продолжительность работы. Просто так шифры использовать нельзя, они должны заполняться на основе подтверждающих документов или иным образом.

В табеле отражается все время, в том числе служебные поездки, отпуска, больничные и т. д. Можно проставлять код вида оплаты труда в табеле, который представляет собой четырехзначный цифровой шифр. Например, для зарплаты используется код 2000, для гражданско-правовых договоров - 2010, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов - 2300 и т. д.

Закрытие табеля происходит в последнее число месяца или на следующий день. Ответственное лицо передает его на проверку и подпись начальнику отдела, а потом направляет его в отдел кадров. Кадровая служба сверяет сведения из предоставленного табеля с документами по личному составу. После этого табель учета рабочего времени направляется в бухгалтерию для произведения начисления зарплаты.

При этом стоит учитывать, что табель должен предоставляться двумя частями, из которых первая половина месяца предоставляется для начисления аванса по заработной плате, а вторая половина для начисления полной зарплаты по итогам отработанного месяца.

Отработанный документ подшивается в специальные папки, и по окончании года его отдают в архив, где он может храниться до пяти лет. Если в компании в соответствии со специальной оценкой существуют вредные и опасные условия труда, такой бланк нужно сохранять до 75 лет.

Табель учета рабочего времени образец заполнения

Обращаем ваше внимание, что для удобства и лучшей информативности примера мы немного видоизменили табель – некоторые строки удалены, а некоторые добавлены, общий смысл при этом не изменен. В конце страницы вы можете скачать образцы табелей в формате Excel.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное название компании и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке - для какого структурного подразделения составляется этот табель.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления, а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После этого заполняется основная часть документа.

Графа 1 - номер по порядку строки в данном табеле

Графы 2 и 3 - Полные Ф.И.О. работника, его должность, присвоенный табельный номер.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой - в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Основные коды для заполнения посещаемости:

• Я – если сотрудник полностью отработал рабочий день.
• К – если сотрудник находится в служебной командировке.
• В – данным кодом отмечаются выходные и праздничные дни.
• ОТ – при нахождении работника в основном ежегодном оплачиваемом отпуске.
• Б – При болезни сотрудника (больничный) или временной нетрудоспособности.
• ДО – если сотрудник взял отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет).
• Р – отпуск предоставляемый сотруднице по случаю беременности и родам.
• ОЖ – отпуск по уходу за ребенком не достигшим возраста 3-х лет.
• НН – в случае неявки работника на рабочее место по невыясненным причинам. Можно либо оставить пустое место или указать данный код до выяснения причины отсутствия, если они уважительные, то необходимо будет проставить соответствующий причине код.

В графе 5 проставляются сколько дней и часов, выработано за каждую половину месяца - дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7-9 используются для указания сведений, предназначенных для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в табель, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7-8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если же в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

Основные коды по оплате труда:

• 2000 – при выплате заработной платы по стандартным трудовым договорам и командировочных.
• 2010 – в случае оплаты труда по договорам гражданско-правового характера.
• 2012 – если сотруднику выплачиваются отпускные.
• 2300 – при выплате больничных и пособий по временной нетрудоспособности.

В графы 10-13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте - здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

В нижней части табеля слева ставится фамилия, должность и личная подпись лица, которое его заполняло. Напротив него справа документ подписывают руководитель подразделения, по которому составлен табель и работник отдела кадров с указанием их данных. Здесь указывается дата подписания каждым из ответственных лиц.

Нюансы

К основному табелю может заводиться дополнительный лист, который нужно заполнить на работника при его увольнении. В конце месяца он прикладывается к общему табелю, в котором делается запись на выбывшего работника «Уволен».

Неявка сотрудника на работу

Если сотрудник не появился на работе по неизвестной причине, то в табеле в графе 4 нужно проставлять код «НН» или «30» – «Неявки по невыясненным причинам». После того как работник подтверждает причину отсутствия - больничный лист, прогул и т. д., в табель вносятся исправления и код «НН» меняется на соответствующий причине неявки.

Болезнь во время отпуска

Если работник, заболел находясь в ежегодном отпуск и по возвращению из него принес больничный, в таком случае указанные дни болезни в табеле отмечаются кодом (Б) вместо проставленных дней отпуска (ОТ). При этом отпуск будет продлен на время болезни сотрудника.

Праздник во течении отпуска

Если в соответствии с производственным календарем на период отпуска выпадают праздничные дни, например майские праздник, то эти дни не входят в отпуск – вместо них следует внести код (В). Остальные дни также отмечаются соответствующим кодом (ОТ). Так, например, отпуск может попасть на день России, если он берется с 11 по 18 июня. В таком случае 13 июня отмечается кодом (В).

Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.

Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).

Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Заполнение формы Т-13

Табель можно заполнять 2 способами:

Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)

Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня

Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.

Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).

Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.

Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.

Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:

Я – полностью отработанный рабочий день

В – выходной или праздничный день

К – служебная командировка

Б – временная нетрудоспособность (больничный)

ОТ – основной оплачиваемый отпуск

Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.

Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.

Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.

При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.

Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты

Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.

Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.

Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).

- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -

Учет рабочего времени - очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы.

Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени.

Для чего он нужен

Табель учета рабочего времени - это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников. Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации.

На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.

Варианты форм

Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные.

Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.

Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13. Последние отличаются между собой тем, что Т-13 используется там, где явки и неявки контролируются не людьми, а с помощью автоматизированных систем (турникетов). Пришел на работу, отметился на проходной с помощью пропуска, и пошел дальше. Таким путем легко контролировать опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.

Бланки по форме Т-13 чаще всего заполняются в автоматическом режиме, или с частичным использованием технических средств.

Табели учета рабочего времени по форме Т-12 заполняются также с целью расчета заработной платы, поэтому удобно поручить ведение такого графика бухгалтеру.

Как правильно заполнить

Самые важные аспекты ведения табеля учета рабочего времени:

• таблица существует в единственном экземпляре;
• заполняется ежедневно на основании официальных документов (больничные листы, приказы, распоряжения и т. д.);
• запрещается удалять из общепринятой таблицы любые графы и поля.

При этом изменять таблицу все таки можно. Иногда возникают ситуации, когда нужно внести в существующий бланк дополнительные поля. Например, чтобы учитывать определенные рабочие часы при нестандартных сменах. В таком случае внесение изменений возможно, но лишь после подписания соответствующего распоряжения руководителя.

Перед началом отчетного месяца (за 2-3 дня) ответственный сотрудник открывает табель. Здесь самое время определиться — какой способ ведения будет выбран. Это может быть сплошная регистрация - ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима - опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д.

Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12

В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – , структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.

В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной - РВ, а ежегодный отпуск - ОТ. С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.

Важно помнить, что любые отметки проставляются в табель учета рабочего времени исключительно на основании какого-либо документа. Это может быть больничный лист, внутренний приказ или распоряжение о сверхурочных работах с подписью ознакомленного сотрудника.

Нередко возникают ситуации, когда не совсем понятно, какой код ставить. Например, сотрудник находится в оплачиваем отпуске, ему проставляется код ОТ. Но в это время он имел неосторожность заболеть и не вышел на работу в назначенную дату.

Если сотрудник нас не предупредил, то целесообразно проставить коды НН (неявка по невыясненным причинам), и уже после получения на руки больничного листа исправить эти обозначения на код «Б». В случае, если сотрудник нашел способ сообщить о своей болезни, можно сразу отмечать код «Б».

Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет.

Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа. В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением.

В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику - сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему. Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.

Особенности ведения табеля в бюджетных организациях

Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».

Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:

• ведется в единственном экземпляре;
• открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
• используется без изменений типовой формы.

Принято также два порядка регистрации - сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.

В самой же таблице есть несколько отличий. В шапке табеля, помимо названия организации, структурного подразделения и периода ведения, следует указать цифрой его вид. Если табель подается «как есть» без внесения изменений, то он называется первичным и отмечается в этой графе как «0». С каждой последующей корректировкой нужно указывать номер изменения по порядку.

Первые четыре графы заполняются сразу - это ФИО сотрудников, табельные номера и должности. Следующие графы заполняются по мере течения периода. В верхней части графы указывают отклонения от рабочего режима в часах (если таковые имеются), в нижней части буквенное обозначение причины отклонения. В графах 20 и 37 подводятся промежуточный и месячный итоги, соответственно.

Никаких дополнительных расчетов в данной форме не предусмотрено. По окончании расчетного периода этот документ передается в бухгалтерию, где уже на его основании будет рассчитана заработная плата для работников бюджетной организации.

Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице:

Как обозначается отпуск

Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий. Начиная от и заканчивая декретом. Многие молодые мамы не согласятся, но это тоже отпуск, хоть и предоставляется он для ухода за маленьким ребенком.

Каждый из этих отпусков по своему отмечается в табеле учета рабочего времени и стоит уделить отдельное внимание наиболее распространенным видам отпуска и их регистрации.

По графику

На основании приказа об отпуске, в котором обязательно есть и подпись самого отпускника, в табеле проставляют код «ОТ», если это основной отпуск, или код «ОД», если дополнительный.

За свой счет

Бывают случаи, когда сотруднику нужно получить несколько отпускных дней вне своего основного графика. Причины могут быть различными, но решение одно - отпуск без сохранения заработной платы.

Законодательство предусматривает несколько поводов к такому отпуску - свадьба, рождение малыша, или более печальные события, такие как смерть близкого родственника. В этих случая следует проставить код «ОЗ».

Если у сотрудника другая причина, и он получает подобный отпуск по согласованию с руководителем, то используется код «ДО». В обоих случаях отметка делается на основании соответствующего приказа с подписью сотрудника.

Учебный

Совмещение работы и учебы в наше время скорее норма, чем исключение и законодательство в этом вопросе поддерживает таких работников, давая гарантию на получение отпуска по учебе. После принятия соответствующего заявления от сотрудника и получения приказа с подписью обучающегося, можно смело отмечать в табеле код «У» на весь период учебного отпуска.