«Логика: СЭД» на СПО-платформе Alfresco. Просто о сложностях документооборота»

Программа

• Участники

1 ноября состоится вебинар «Логики Бизнеса» по СЭД на СПО-платформе Alfresco/МСВСфера Инфооборот. Олег Бейлезон, руководитель практики Alfresco компании «Логика Бизнеса», расскажет:

· как с помощью одного решения полностью автоматизировать документооборот;
· плюсы и минусы открытой технологической платформы для заказчика;

· возможности оптимизации бизнес-процессов с помощью СЭД;

· выгода от внедрения: немного о том, как ее измерить;

· планы по развитию продукта.

Вебинар будет интересен представителям всех отраслей. Если вы работаете с бумагой, если чувствуете, что рутина и традиционный документооборот тормозит эффективность вашей организации, подключайтесь!
Мы расскажем, как просто решить сложности документооборота.

«Логика Бизнеса» (ГК «Аплана») специализируется на создании и внедрении собственных ECM-решений. В том числе, на протяжении почти 10 лет компания ведет разработки на базе СПО-платформ, с 2012 года отдавая предпочтение платформе Alfresco. Об этом рассказывает руководитель практики Alfresco компании «Логика Бизнеса» Олег Бейлезон, в ведении которого находятся все вопросы, связанные с созданием тиражных продуктов на Alfresco, их внедрением и кастомизацией.

Олег, расскажите, пожалуйста, как давно «Логика Бизнеса» начала разработку решений на СПО, какие были к тому предпосылки?

Разработку собственных решений на СПО наша компания начала около 10 лет назад, когда не было ни тренда на импортозамещение, ни даже Alfresco как кандидата в партнеры. Тогда я еще не работал в «Логике Бизнеса», но причины старта разработок на СПО мне понятны. Во-первых, само направление на использование СПО в органах госвласти было определено в 2008-2009 годах, когда были приняты соответствующие нормативные акты. ИТ-компаниям надо было отвечать этим требованиям. Во-вторых, как таковой запрос на мультивендорность существовал в «Логике Бизнеса» исторически. Изначально мы были ориентированы на одного вендора - компания работала на IBM Domino, но уже тогда стало понятно, что нужны новые платформы, чтобы охватить больший круг заказчиков. В результате поисков нашего пути в направлении СПО были сделаны реальные проекты на различных стеках СПО, и только в 2012 году оформилось понимание необходимости ведения разработок на Alfresco.

С какими сложностями компании пришлось столкнуться, начиная работу на СПО? Например, как 10 лет назад обстояло дело с квалифицированными кадрами на СПО-направление?

Специалистов по СПО всегда было достаточно много. Сложность заключалась в том, что СПО относилось к зоне «студенческой» разработки - в отличие от ПО проприетарных вендоров, которые всегда контролировали квалификацию разработчиков. Еще одна сложность была связана со свободой выбора: количество СПО- продуктов, которые можно было использовать, никому не отчитываясь, было немалым уже тогда. Выбрать из этого изобилия решение, которое можно промышленно внедрять, в том числе у крупных заказчиков, было нелегко. Зато опыт, который мы получили, преодолев эти сложности тогда, впоследствии очень нам пригодился.

- Почему же в итоге «Логика Бизнеса» выбрала все-таки Alfresco?

Как я уже говорил, в 2009 году, когда мы начали работать с СПО, Alfresco было малоизвестным, незрелым продуктом. Но к 2012 году, когда мы всерьез озаботились вопросом выбора СПО-партнера, это уже было решение класса Enterprise с отличной кроссплатформенностью, на основе современных технологий. Для нас одной из важных составляющих было то, что Alfresco - очень расширяемая система. Эти возможности заложены архитектурно: в Alfresco можно, не затрагивая основные функции ядра, нарастить функциональность. Можно было принять за основу тут часть, где Alfresco наиболее сильна - управление контентом, и при этом продолжать развивать продукт. Открытый код тоже очень важен: мы доверяем решению, но иногда возникает потребность изучить внутренние механизмы, и тогда открытость кода становится существенным преимуществом.

В 2012 году свои решения на Alfresco выдвинули и несколько других разработчиков СЭД. Какая картина наблюдается на этом рынке сейчас?

Рынок решений на Alfresco сохранился и даже развился, и это еще один показатель правильного пути. Единственное в чем-либо решение отпугивает заказчиков! Не все из тех, кто тогда создавал тиражные продукты на Alfresco, выжили, но большинство продолжает работать на этой базе. В целом количество компаний, вовлеченных в этот бизнес, существенно увеличилось. Рынок растет даже быстрее, чем мы предполагали. Если в 2012 году об Alfresco не каждый и слышал, то теперь мы имеем дело с рынком, в котором уже сотни профессионалов, множество решений, сформированная инфраструктура.

Каковы вообще особенности СПО-платформ и как ваша компания решает проблемы, сопутствующие СПО-разработкам?

Проблема СПО - это обратная сторона его преимуществ. Это, например, низкий порог входа в этот мир: чтоб начать разработку на СПО, достаточно зайти на сайт, скачать необходимые программы и начать разрабатывать. Но то, что таким образом скачивается, часто несвободно от проблем и, как правило, свободно от поддержки. Разработчик использует это на свой страх и риск. Кроме того, есть путаница с ценообразованием: многие полагают, что свободное - значит бесплатное. Есть категория заказчиков, которая хочет получить все бесплатно или чрезвычайно дешево, и есть ряд ИТ-компаний, которые этот имидж бесплатности поддерживают, делают дешевые проекты и потом не могут обеспечить качество и масштабирование. Этот «антифлер» СПО продолжает окружать рынок до сих пор!

Что касается технологических проблем, то они везде существуют, но открытое ПО дает возможность быстрее разобраться, что идет не так, с помощью не только вендора, но и сообщества, и самостоятельно.

- Что представляют собой разработки «Логики Бизнеса» на Alfresco сегодня?

Мы придерживаемся следующего подхода: между технологической платформой и конечным решением для заказчика существует масштабный сервисный слой. Он включает те функции, которые нужны всем продуктам на всех проектах, но западные вендоры их не поставляют. Этот слой, вкупе с решениями по сборке, мы и называем платформой. Наше платформенное решение так и называется: «Логика: ПЛАТФОРМА». На ней выросла и оформилась СЭД - ранее известная как «Логика: СЭД» на платформе Alfresco. Наше новое решение «Логика: СЭД» включает как платформу, так и СЭД на ее базе. Плюс мы уделяем внимание архивному решению на нашей платформе, в начале следующего года планируем его презентовать.

Недавно «Логика Бизнеса» обновила всю свою линейку - это касается не только решений на Alfresco. Какие тому были причины?

Произошел определенный пересмотр подхода. С апреля текущего года все наши продукты строятся на едином базисе - «Логика: ПЛАТФОРМА». При этом мы используем несколько разных технологических платформ, основные из которых - Alfresco и IBM FileNet, их мы планируем держаться в ближайшее время. На их основе строятся наши продукты - «Логика: СЭД», «Логика: ЮЗЭДО», решение по обработке финансовой документации.

- Совпадает ли функционал, скажем, «Логики: СЭД» на Alfresco и на IBM FileNet?

Во всех основных функциях эти решения совпадают. Различная история их развития дает некоторую разницу в фичах, но интегрально решения на обеих платформах - зрелые решения для управленческого документооборота.

- Появились ли в обновленной линейке «Логика: СЭД» новые функции?

Скажем так: новшества появляются независимо от линеек, развитие всех наших решений мы ведем непрерывно, выпускаем 2-4 обновления в год по каждому продукту. Другое дело, что в 2017 году мы перешли на новую версию Alfresco и дали возможность нашим клиентам этот переход тоже осуществить: обновили их платформы, внедрили в пользовательский интерфейс принципиально новые возможности. Это дало прыжок по производительности. С тех пор развитие идет эволюционным путем: мы добавляем полезные функции, реализуем в каждом релизе десятки улучшений, из которых 5-10 должны быть существенными - такими, чтоб заказчики реально почувствовали развитие продукта.

Например, в последнем релизе, который развернут на нашей демо-площадке, развернуто пользовательское место по работе с договорными документами, добавлены формы, улучшен интерфейс, улучшен поиск связываемых документов. Это не революционные изменения, но они дают пользователю больше рабочего пространства, позволяют концентрироваться на деталях. В целом, последний релиз - это воплощение 90 новых запросов, в том числе от клиентов, из них 13 - доработки внутреннего архива.

- Появится ли в линейке «Логика: ЮЗЭДО» на Alfresco?

- «Логика: ЮЗЭДО» - изначально кроссплатформенный продукт, но в будущем все возможно.

- Как обстоят дела с мобильным клиентом «Логики: СЭД»?

Прирастем ли мы мобильным клиентом - этот вопрос будет решаться исходя из пожеланий заказчиков. Они, в силу ограничений по безопасности, не всегда могут работать с мобильных устройств во внутреннем контуре. Мы сами на данный момент не развиваем мобильное направление, но у нас исторически работает решение на базе iOS, кроме этого, веб-интерфейс позволяет спокойно работать в мобильных браузерах. И наш интерфейс очень открыт, что позволяет подключить любой партнерский продукт.

- Какие компании, по вашим наблюдениям, чаще всего принимают решение внедрять СЭД на Alfresco?

Причин для перехода много, самые очевидные связаны с импортозамещением. Ведь говоря о платформе Alfresco, мы, в первую очередь, имеем в виду ее отечественную сборку - систему «МСВСфера Инфооборот» от «Национального центра поддержки и разработки».

Наше решение находится в Реестре отечественного ПО, тенденции импортозамещения тут важны, но у заказчиков, в том числе не из госсектора, есть интерес и к технологической платформе как таковой. Платформа завоевала авторитет, к тому же ценовая политика Alfresco в России, особенно с учетом нашего особого партнерского статуса, очень выгодна. Крупных заказчиков привлекает также перспектива получить решение с открытым кодом, которое в дальнейшем можно контролировать собственными силами.

- Какими темпами растет база клиентов «Логики Бизнеса» по Alfresco?

Поскольку мы ориентируемся на крупных заказчиков, мы не говорим о приросте в разы. Но с момента старта продукта количество заказчиков уже исчисляется десятками. Это и новые клиенты, выбиравшие решение с нуля, и перешедшие с других решений - компаний, неохваченных СЭД, практически не осталось, и переход с других платформ это наиболее частый сценарий. Так, сейчас мы рассматриваем переход на Alfresco зрелой СЭД крупного предприятия нефтегазовой отрасли, чьим критериям перестало удовлетворять западное решение. Одновременно ведем подготовку других проектов в нефтегазе, госсекторе, банках, промышленности. Как видите, разделение по отраслям велико, и, чтобы обеспечить рост числа проектов, нам необходимо расти и самим.

- Вы упомянули демо-стенд. Что он собой представляет?

Наша новая версия «Логики: СЭД», как и все предыдущие, доступна для всех, и интерес к ней растет. Демо-стенд находится на нашей виртуальной площадке, чтобы получить доступ к нему, достаточно заполнить заявку на нашем сайте. Структура демо-версии рассчитана на 10-15 пользователей, и каждый может в зависимости от того, какой процесс СЭД необходимо просмотреть, выбрать пользовательские места, изучить интерфейс и функциональность, сформулировать вопросы к нам. Демо-решение полностью функционально, здесь даже решен вопрос ЭЦП (в нашем партнерстве с «Крипто ПРО»), реализована совместимость с любыми браузерами.

Полностью автоматизируется внешний и внутренний документооборот, также в контур системы входит договорная деятельность, контроль исполнительской дисциплины в организации и документооборот совещаний и протоколов.

«Логика: СЭД» базируется на платформе МСВСфера Инфооборот, которая поставляется компанией «НЦПР » и представляет собой систему управления контентом , для создания информационных систем корпоративного класса самого широкого спектра назначения.

«Логика: СЭД» 2.8

10 декабря 2019 года компания «Логика Бизнеса » сообщила о выпуске очередного релиза продуктов собственной разработки на базе Alfresco /МСВСфера Инфооборот . В версии 2.8 пользователей ожидает улучшенный интерфейс, расширение функционала по работе с электронной подписью , а также повышение гибкости атрибутивного поиска. Релиз 2.8 дополнил функциональность сразу двух базовых продуктов компании «Логика Бизнеса» на Alfresco/МСВСфера Инфооборот: «Логика: ПЛАТФОРМА » и «Логика: СЭД ». Подробнее .

Интеграция с «МойОфис»

Релиз «Логика: СЭД» 2.6

19 февраля 2019 года компания «Логика Бизнеса » выпустила релиз 2.6 для продуктов «Логика: ПЛАТФОРМА » и «Логика: СЭД » на платформе Alfresco /МСВСфера Инфооборот . Релиз включил в себя 53 улучшения инициированных группой развития направления и пожеланиями клиентов. Подробнее .

2018

Совместимость с Postgres Pro 10

Описание «Логики СЭД» на основе Alfresco/МСВСфера Инфооборот

По словам разработчиков системы, автоматизация управления документами с помощью «Логика: СЭД » на платформах Alfresco / МСВСфера Инфооборот приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, а значит, к общему повышению качества корпоративного и государственного управления.

На октябрь 2018 года система помогает решать следующие задачи:

• Организация эффективной работы с договорами
• Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей
• Автоматизация документооборота органов власти
• Снижение расходов на поиск и предоставление доступа к документам
• Оптимизация бизнес-процессов обработки документации
• Минимизация трудозатрат сотрудников при работе с документами
• Повышение уровня контроля исполнительской дисциплины сотрудников
• Максимально безбумажный внутрикорпоративный документооборот
• Повышение эффективности работы с заявками
• Управление документами в рамках системы менеджмента качества
• Работа с документами, составляющими коммерческую тайну
• Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы
• Создание единого информационного пространства для хранения и обработки документов организации

Система легко адаптируется под эти и многие другие задачи, связанные с обработкой документов, при помощи встроенных настроек, разработки дополнительных модулей, интеграции с иными системами.

Система «Логика: СЭД» на платформах Alfresco / МСВСфера Инфооборот предназначена для управления корпоративным контентом и контент-ориентированными бизнес-процессами в средних и крупных коммерческих и государственных предприятиях, имеющих большое количество территориально-распределенных подразделений и множество контрагентов.

Эффекты от внедрения:

• В органах власти:
  • Повышение качества оказания государственных услуг
  • Снижение расходов на обеспечение работы органов власти
  • Улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости
  • Повышение прозрачности и открытости деятельности
  • Создание основы для комплексной информационной системы типа «электронное правительство» (межведомственный документооборот, ЭАР, архивы, порталы госуслуг)
• Для коммерческих компаний:
  • Повышение управляемости
  • Оперативное реагирование на изменения
  • Срок окупаемости системы составляет от полугода до двух лет
  • Увеличение конкурентоспособности компании на рынке

2017

Интеграция с Information Leak Detection

Система ILD помогает гарантированно определить источник утечки конфиденциальной информации на бумажных носителях. Алгоритм работы решения заключается в создании индивидуальных копий документа, с которым сотрудники работают в системе электронного документооборота. ILD запоминает несколько параметров документа: алгоритм преобразования, дату и время выдачи копии, а также идентификационные данные сотрудника. Таким образом, в случае утечки сведений ILD достоверно определяет сотрудника, по чьей вине она произошла. Подробнее об интеграции технологий можно прочитать .

«Логика СЭД 2.0» на основе Alfresco/МСВСфера Инфооборот

Продукт переведен на версию 5.1 платформы Alfresco/МСВСфера Инфооборот. Эта ECM -платформа создана на свободном программном обеспечении (СПО) .

В версии 2.0. переработан механизм обработки карточек документов, добавлено редактирование файлов формата Microsoft Office , Open Office и LibreOffice непосредственно из карточки документа.

Добавлен ряд функций:

• наложение резолюций на документы,
• первичное распределение документов,
• централизованное отслеживание статуса документа,
• возможности по работе с поручениями и организационно-распорядительными документами.
• дополнен инструментарий продукта настройки решения в ходе внедрения и эксплуатации заказчиками и партнерами.

В этой версии системы реализованы 16 дополнений пользовательского функционала и 29 изменений в функционале настройки и администрирования системы.

2015

Выпуск "Логики СЭД" на платформе МСВСфера Инфооборот

15 декабря 2015 года компании «Логика бизнеса » и «Национальный центр поддержки и разработки» заявили о выпуске решения для электронного документооборота на платформе «Логика СЭД » и «МСВСфера Инфооборот» .

В качестве основы для интеграции этих двух решений использовался механизм штрих-кодирования: карточке документа и документу присваивается единый штрих-код, который может печататься на наклейке (для поступающих документов) или на документе (для издаваемых в организации и отправляемых документов).

Документ содержит уникальный идентификационный номер (UNID). Его наличие помогает при поиске документа в СЭД . При потоковом сканировании штрих-код регистрируемого документа считывается сканером, после чего образ документа автоматически прикрепляется к соответствующей карточке. Впоследствии пользователь может найти документ с использованием сканера штрих-кодов.

«Потоковый ввод данных - важнейший компонент любых решений для управления документами. Поэтому выбор платформы для этой задачи является критически важным для эффективной работы с корпоративным контентом, - отметил Олег Бейлезон , главный ECM -архитектор "Логики бизнеса" . - Мы еще раз проанализировали представленные на рынке решения в этой области и пришли к выводу, что наиболее оптимальными остаются решения.

Перевод «Логики СЭД» на платформу Alfresco версии 4.2

Релиз сентября 2014 года системы «Логика СЭД» переведен на последнюю версию платформы Alfresco 4.2, которая предоставляет ряд существенных улучшений:

• Изменен глобальный дизайн пользовательской страницы, что позволяет более рационально использовать размер экрана. Кроме того, механизмы построения заголовка стали более гибкими и динамическими
• Улучшилась производительность системы
• Добавлены новые возможности настройки пользовательского интерфейса Share
• Упрощены возможности публикации контента
• Добавлены возможности группового скачивания контента
• Задействована более совершенная версия движка бизнес-процессов Activiti, что позволяет строить более гибкие бизнес-процессы

Функционал «Логики СЭД» претерпел следующие изменения:

• Реализован дашлет «СЭД», позволяющий начать работу с документами СЭД прямо с домашней страницы Alfresco
• Реализована возможность ручного ввода регистрационных номеров документов с проверкой их уникальности
• Добавлены новые возможности в рабочее место пользователя СЭД :
• * Работа с документами, добавленными в «Избранное»
• * Работа со списком последних просмотренных документов
• * Настройка состава и порядка вывода столбцов атрибутов документа при их выводе в списке
• * Экспорт в Excel содержимого любого списка
• Осуществлен редизайн форм создания и редактирования всех документов
• Добавлены дополнительные записи в историю документа для большей ее понятности
• Добавлена возможность просмотра истории движения документа по статусам жизненного цикла в графическом виде
• Реализован контроль дубликатов при заведении нового контрагента
• Добавлено действие «вложить в...», позволяющее перенести внутрь документа СЭД любой файл репозитория Alfresco
• Добавлены типовые отчеты: сводка по тематикам документов, поручения, исполненные с нарушениями сроков
• Расширены возможности администратора для настройки рабочих мест пользователей

На начало октября запланирован выход релиза 1.1.2, который будет включать:

• Улучшенный типовой процесс согласования документов, позволяющий настраивать и использовать многоэтапные маршруты согласования различной сложности
) выпустила весной 2014 года решение «Логика СЭД » на СПО -платформе Alfresco . Решение содержит все необходимые функции для автоматизации документооборота по российским правилам. Благодаря отсутствию в стоимости лицензий отчислений за пользователей выгода заказчика может достигать 30% относительно общерыночных расценок.

На апрель 2014 года информационная система «Логика СЭД» на платформе Alfresco - это решение для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, а также для решения других задач по работе с неструктурированными документами.

Решение «Логика СЭД» на Alfresco наследует все преимущества этой платформы и добавляет к ней все необходимые функции по автоматизации документооборота по российским правилам: входящие\исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы (ОРД), нормативно-справочные документы, управление договорами и многое другое.

Принципиальное отличие от других СЭД-продуктов, созданных на платформе Alfresco, заключается в том, что «Логика СЭД» полностью наследует базовый пользовательский интерфейс Alfresco Share. Таким образом, наряду с функциональностью СЭД заказчик получает все остальные возможности Alfresco: репозиторий документов любого типа, механизм организации пространств совместной работы (сайтов) и многое другое.