Жижиг бизнест зориулсан цахим баримт бичгийн менежмент. Үнэгүй цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм. Ажлын урсгалын автоматжуулалтын нэгдсэн систем

Аливаа бизнесийг амжилттай явуулах нь баримт бичгийг оновчтой болгох механизм хэрхэн ажиллахаас ихээхэн хамаардаг нь нууц биш юм. Эцсийн эцэст, бичиг баримттай ажиллах нь таашаал авчрахгүй ч компанийн менежментийн чухал холбоос юм.

Үүнээс гадна, баримт бичгийг цаг тухайд нь шийдвэрлэх ёстой, эс тэгвээс энэ нь хуримтлагдаж, алдагдах болно. Боломжит алдагдлаас сэргийлэхийн тулд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлсэн.

Энэ нийтлэлд бид тайлбарлах болно: EDMS гэж юу вэ? Түүний төрөл, давуу болон сул талууд юу вэ?

Интернэт хөгжихийн хэрээр зузаан хавтас, тоос шороотой архивын цаг үе ард хоцорчээ. Одоо баримт бичигтэй ажиллах үйл явц бүрэн автоматжсан. Шаардлагатай баримт бичгүүдийг нэг товшилтоор олох боломжтой бөгөөд архивлах нь хүний ​​оролцоогүйгээр хийгддэг. EDMS нь аж ахуйн нэгжүүдэд ийм боломжийг нээж өгдөг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь баримт бичгийг боловсруулах тусгай програм хангамж юм цахим хэлбэрээр. Өөрөөр хэлбэл, EDMS-ийн ачаар ажилчдын хооронд баримт бичгийг шилжүүлэх, бие даасан даалгавар гаргах, архивлах гэх мэт боломжтой.

Мэдээж олон байгууллага бий болгох боломжтой цахим баримт бичиг, тэдгээрийг хадгалах, шилжүүлэх. Гэсэн хэдий ч зөвхөн цахим хэлбэр нь хууль эрх зүйн үр нөлөө үзүүлэхгүй. Цахим цаас жин нэмэхийн тулд хоёр тал гарын үсэг зурсан байх нь чухал юм. Энэ тохиолдолд баримт бичгийг тусгай цахим гарын үсгээр битүүмжилсэн байх ёстой.

Тиймээс SED-ийг хоёр төрөлд хувааж болно.

1. Ажилчдын хооронд компани доторх бичиг баримтын урсгал;
2. хооронд баримт бичгийн урсгал төрөл бүрийн аж ахуйн нэгжүүдболон тусгай холбооны сувгаар байгууллагууд.

Байгууллагад EDMS ашиглахын тулд тусгай програм хангамж шаардлагатай. Ихэвчлэн ийм программыг EDI платформ гэж нэрлэдэг. Үүнээс гадна, төлөө тасралтгүй ажиллагааийм программ хангамж шаардлагатай нэмэлт тоног төхөөрөмж. Жишээлбэл, сервер, сүлжээний суваг гэх мэт.

Хэрэв та хоёр өөр компанийн хооронд бичиг баримттай ажиллах шаардлагатай бол цахим баримт бичгийн менежментийн оператор хэрэгтэй болно. Ийм оператор сайн туслагч байх болно. Эцсийн эцэст тэрээр мессежийг хэрхэн дамжуулахаа мэддэг, баримт бичиг илгээсэн форматыг шалгаж, цахим гарын үсэг зурахыг шаарддаг, хянадаг, цаасыг бие даан хадгалах, архивлах гэх мэт.

Тиймээс EDMS нь бүхэл бүтэн бизнесийн "цусны эргэлтийн систем" юм. Энэ нь маш их цаг хэмнэдэг бөгөөд мэдээжийн хэрэг байгууллагын ажилд эерэг нөлөө үзүүлдэг. Гэхдээ энэ төрлийн мэдээлэл боловсруулах нь үргэлж ашиг тустай байдаг уу? Мөн EDMS нь бизнест хор хөнөөл учруулах чадвартай юу? Эдгээр асуултад хариулахын тулд та цахим баримт бичгийн менежментийн эерэг ба сөрөг талыг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

EDI-ийн давуу болон сул талууд

Бусад процессуудын нэгэн адил EDI нь давуу болон сул талуудтай. Үндсэн параметрүүдийг доорх хүснэгтэд үзүүлэв.

Давуу тал

Алдаа дутагдал

Захиалга өгөх. Систем нь баримт бичигт автоматаар дугаар хавсаргадаг бөгөөд энэ нь бүх төрлийн алдааг арилгадаг Хяналт. Ямар ч үед та хэн баримт бичигтэй ажиллаж байгааг олж мэдэх боломжтой Хадгалалт. Ажилтан цахим баримт бичгийг алдах, гэмтээх боломжгүй болно Сэргээх. Устгасан баримт бичгийг хүссэн үедээ сэргээх боломжтой Түр зуурын нөөцийг хадгалах. Баримт бичгийн цахим хэлбэр нь оршин суугаа газраас үл хамааран ажилтан бүрт хэдхэн секундын дотор хүрдэг. Ажиллахад тохиромжтой. Шаардлагатай бол ажилтан баримт бичгийн анхны хувилбарыг өөрчилж болно. EDO нь тус бүрийг сэргээх боломжтой болгодог. Нэмж дурдахад та цаасан дээр ажиллаж байсан мэргэжилтнүүдийн нэрийг хянах боломжтой. Бэлэн байдал. EDI систем нь 24/7 ажилладаг. Түүгээр ч зогсохгүй, интернетээр холбогдсон үед ажилтан эмнэлэгт эсвэл амралтаараа байсан ч хүссэн үедээ бичиг баримттай ажиллах боломжтой. Төлөвлөлт. Энэхүү систем нь мэргэжилтэнд цаасны ажлын явцыг төлөвлөх боломжийг олгодог. Та огноо, гүйцэтгэлийн цаг, дарааллыг тохируулах боломжтой. Зөв цагт, хөтөлбөр нь ажилтныг ажлаа дуусгах хэрэгцээний талаар өдөөх болно. Тохиромжтой хайлт. Хөтөлбөр нь олох боломжтой байхаар хийгдсэн шаардлагатай бичиг баримтзөвхөн нэрээр төдийгүй түлхүүр үгээр. Цаас хэмнэх. Баримт бичгийг хэвлэх, хавтас болгон хавсаргах, тооллого хийх шаардлагагүй. Бүх мэдээллийг цахим хэлбэрээр хадгалдаг бөгөөд шаардлагатай баримт бичгийг хүссэн үедээ цаасан дээр гаргах боломжтой.

Мөнгөний зарцуулалт. EDI бий болгоход тодорхой санхүүгийн зардал шаардагдана. Програм хангамж, техник хангамжид мөнгө хэрэгтэй. Зардлын хэмжээ нь холбогдсон ажилчдын тооноос хамаарна. Дунджаар энэ дүн нь ойролцоогоор 100,000 рубль болно (*). SED-г нэн даруй ашигла - энэ нь ажиллахгүй болно. Хөтөлбөрийг худалдаж авсны дараа суулгах, хэрэгжүүлэх, дибаг хийхэд маш их цаг хугацаа шаардагдахаас гадна тусгай ур чадвар шаардагдана. Сургалт. EDMS-ийг зөв ашиглахын тулд холбогдох бүх ажилтнууд тусгай сургалтанд хамрагдах ёстой. Аюулгүй байдал. Мэдээллийн аюулгүй байдлын үүднээс компанийн удирдлагууд аюулгүй байдалд онцгой анхаарал хандуулах ёстой. Тодруулбал, суллах цахим гарын үсэг, ажилчдын аль нь, баримт бичигт ямар хандах эрхтэй болохыг тодорхойлох, мөн програмыг гаднаас нэвтрэхээс хамгаалах шаардлагатай болно. Администратор шаардлагатай. Байгууллагын ажилтнууд нь EDMS-д ажиллах одоогийн зорилтуудыг шийдвэрлэх чадвартай хүнтэй байх ёстой. Тухайлбал, серверийг дибаг хийх, хэрэглэгчдэд туслах, системийн ажиллагааг хянах. Байнгын нөөцлөлт шаардлагатай. Мэдээллийг хадгалахын тулд хэрэглэгчид баримт бичгийг байнга хадгалах ёстой. Зарим тохиолдолд цахим болон цаасан баримт бичиг байх шаардлагатай. Жишээлбэл, түнш нь EDMS суулгаагүй бол түүнтэй ажиллахдаа баримт бичиг нь цахим болон цаасан хэлбэрээр байх ёстой.

Жижиг бизнест цахим баримт бичгийн менежментийн бодит зардал

(*) Хэрэв компани нь жижиг бөгөөд бизнес эрхлэгч (эсвэл хувиараа бизнес эрхлэгч өөрөө) баримт бичигт биечлэн гарын үсэг зурах гэж байгаа бол зардал хамгийн бага байх болно. Эдгээр нь цахим тоон гарын үсэг худалдан авах - 1500 рубль, цахим баримт бичгийн менежментийн үйлчилгээнд нэвтрэх - 100 рубльээс бүрддэг.

Жижиг хэмжээний хувьд манай редакторууд Kontur.Diadoc үйлчилгээг санал болгож байна. Хэрэв та тарифыг сонговол нийтийн", тэгвэл зардал нь илгээсэн баримт бичигт ердөө 9 рубль болно. Баримт бичгийн эх хувийг шуудангаар илгээхтэй харьцуулбал энд нэгийг илгээдэг бүртгэгдсэн Захиабүс нутагт дор хаяж 50 рубль байх болно. Ялгаа нь тодорхой байна:

Систем нь бүх шинэ хэрэглэгчдэд цахим баримт бичгийн 50 урамшуулал шилжүүлгийг өгдөг.

Хүснэгтээс харахад SED нь эерэг талуудтай хэдий ч сөрөг талуудтай. Үндсэндээ тэд материаллаг зардалд ордог бөгөөд энэ нь тийм ч бага биш байж магадгүй юм.

Тус компани нь зөвхөн програм хангамж суурилуулах, шаардлагатай тоног төхөөрөмж худалдан авахад ихээхэн хэмжээний зардал гарахаас гадна тусгай ур чадваргүйгээр цахим баримт бичгийн менежментийн систем ажиллахгүй ажилтан авах ёстой. Ийм ажилтан бас цалин өгөх хэрэгтэй. Мөн энэ бол өөр нэг зардлын зүйл юм.

Гэхдээ зарцуулсан хүчин чармайлт нь ирээдүйд үр өгөөжөө өгөх бөгөөд EDMS-тэй ажилладаг пүүсүүд зөвхөн ашиг тусаа өгөх болно гэдгийг бүү мартаарай. Эцсийн эцэст тэд зөвхөн мэдээлэл боловсруулах цагийг хэмнээд зогсохгүй үйлчилгээний төлбөрийг, жишээлбэл, архивын зардлыг эрс багасгах болно. Бусад бүх зүйлээс гадна цахим архив нь нэмэлт байр, нэмэлт бичгийн хэрэгсэл худалдан авах болон бусад цэгүүдийг шаарддаггүй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем гэж юу вэ?

Дүрмээр бол энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDM) бөгөөд та цахим баримт бичгийг үүсгэх, илгээх, хүлээн авах, гарын үсэг зурах боломжтой. Тэдгээр нь гараар бичсэн гарын үсэгтэй цаастай тэнцэнэ. Цахим баримт бичгийн менежментийг явуулахын тулд танд цахим гарын үсгийн гэрчилгээ хэрэгтэй.

Интерфэйс нь ихэвчлэн 2-3 цонхноос бүрддэг бөгөөд үүнд гэрээлэгч (таны түншүүд болон EDI-д оролцож буй үйлчлүүлэгчид) болон үндсэн таб - Баримт бичиг орно. Энэ табын Ирж буй болон Гарсан хэсэг нь таны илгээсэн болон хүлээн авсан баримт бичгүүдийг агуулна.

EDI-ийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэхдээ байгууллагууд үр ашигтай байдалд ихээхэн ач холбогдол өгдөг нь дамжиггүй. Тухайн байгууллагад ямар төрлийн EDI хамгийн үр дүнтэй болохыг хэлэхэд хэцүү байдаг. Энэ бүхэн аж ахуйн нэгжийн чиглэл, бизнесийн үйл явцаас хамаарна.

Гэсэн хэдий ч функциональ байдал, хяналтын технологи, бүрэлдэхүүн хэсгүүд гэх мэт EDI-ийн ерөнхий шалгуур байдаг. Үүнтэй холбогдуулан SED-ийн үндсэн төрлүүдийг ялгаж салгаж болно.

• Оффисын систем. Энэ төрөл нь аж ахуйн нэгжийн албан тасалгааны ажлыг гүйцэтгэхэд зориулагдсан. Түүгээр ч зогсохгүй ажил нь хүлээн зөвшөөрөгдсөн бүх дүрмийн дагуу босоо хяналттай, жишээлбэл. дээд тушаалаас харьяат руу;
• Цахим архив. гол зорилгоийм систем нь баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах явдал юм. Бусад зүйлсийн дотор програм нь хэрэглэгчдэд шаардлагатай цаасыг хялбархан олох боломжийг олгодог. Гэсэн хэдий ч ийм системд баримт бичгийг шилжүүлэх боломжгүй болно;
• Ажлын урсгалын системүүд. Энэ төрлийн систем нь бизнесийн үйл явцыг зохион байгуулах, автоматжуулах үндсэн ажил учраас хэрэглэгчдийн дунд өргөн тархсан байдаг. Ийм програм хангамжийн тусламжтайгаар бизнес эрхлэхэд хялбар байдаг бөгөөд ажлын урсгал нь зөвхөн ажлын мөчүүдийн оршин тогтнох шалтгаан болдог;
• ECM системүүд. Програм хангамж нь хэрэглэгчдэд байгууллагын удирдлагын системд шинэлэг зүйл нэвтрүүлэх боломжийг олгодог. Нарийн төвөгтэй системүүдийн тусламжтайгаар үүнийг удирдах боломжтой: баримт бичиг, гарын үсэг, ажлын урсгал, ажилчдын мэдлэг гэх мэт. Энэ төрөл EDI нь илүү үнэтэй байх болно, учир нь энэ нь хэрэглэгчдэд дэвшилтэт функцуудыг санал болгодог.

EDMS-ийн төрөл бүр нь өмнөхөөсөө хамгийн их амбицтай болж, өгдөг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй илүү их боломжуудхэрэглэгчид. Гэсэн хэдий ч цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг бүрэн дүүрэн үнэлэхийн тулд та зөв сонголт хийх хэрэгтэй.

Хэрхэн зөв SED сонгох вэ

Өмнө дурьдсанчлан, EDMS-ийг сонгох нь онцгой анхаарал шаарддаг нарийн төвөгтэй үйл явц юм. Бусад зүйлсийн дотор компанийн удирдлага нь аж ахуйн нэгжийн чиглэл, ажилтнууд гэх мэт олон тооны шийдвэрлэх хүчин зүйлийг харгалзан үзэх шаардлагатай.

Жишээ нь, төлөө арилжааны байгууллагаажилчдын хооронд болон түншүүдийн хооронд EDMS суулгах нь зөв байх болно. Зөвхөн ийм байдлаар л аж ахуйн нэгж шаардлагатай эдийн засгийн үр ашгийг олж авах боломжтой болно.

Учир нь төрийн байгууллагатүүний ажлын онцлогт анхаарлаа хандуулж, цахим архивыг бий болгоход илүү анхаарал хандуулах нь дээр. Мөн ажилчдыг тэдэнтэй ажиллахад сургах шаардлагатай.

Нэг буюу өөр EDMS-ийг сонгохдоо систем нь заасан шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг анхаарч үзэх нь чухал юм. Үүнд:

• Үйл ажиллагааны бүрэн байдал;
• Хэрэглэхэд хялбар;
• Энэ системийг ажлын урсгалд ямар хурдтайгаар нэвтрүүлэх вэ;
• Тохиргоо байгаа эсэх, тэдгээр нь уян хатан байх ёстой;
• Систем нь функцийг өргөжүүлэх чадвартай юу;
• EDMS-ийг аж ахуйн нэгжийн одоо байгаа програм хангамжид тохируулах боломжтой юу;
• Дасан зохицоход хялбар;
• Техникийн дэмжлэг авах боломжтой. Ийм тусламж өндөр түвшинд байх нь чухал;
• Үйлдвэрлэгчийн нэр хүнд гэх мэт.

Энэ баримтыг харгалзан хэрэглэгч дараахь үйлдлүүдийг дагаж мөрдөх ёстой.

1. Функцийг судлах. "Боломж" бүлэгт онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Програмын гүйцэтгэсэн ажлуудын жагсаалтыг үйлдвэрлэгч тусгайлан зааж өгөх нь чухал юм. Хэрэв тодорхой зүйл байхгүй бол ийм EDMS системийг орхих нь зүйтэй;
2. Сэдэвчилсэн илтгэлүүдийн бэлэн байдал. Хөтөлбөр нь демо материалыг агуулсан байх нь чухал бөгөөд ингэснээр хэрэглэгчдэд функцийг хэрхэн ашиглахыг тайлбарлах болно;
3. Дэлгэцийн агшинг судлах. Тиймээс менежер функц нь үнэхээр энгийн эсэх, мөн заасан шаардлагад нийцсэн эсэхийг шалгах боломжтой болно;
4. Жинхэнэ хэрэглэгчдийн сэтгэгдлийг уншихаа мартуузай. Ихэнх хамгийн сайн сонголт- YouTube дээр видео үзэж байна;
5. Олон үйлдвэрлэгчид менежерүүдэд үнэ төлбөргүй туршилтыг санал болгодог. Тиймээс хэрэглэгч сонгосон бүтээгдэхүүн нь тохирох эсэхийг ойлгох боломжтой болно;
6. Барааны үнийн хувьд энэ зүйл нь худалдан авагчийн сэтгэлийг хөдөлгөхгүй байх нь ойлгомжтой. EDMS-ийн бодит өртөг ямар байх ёстойг тодорхойлоход хэцүү байдаг ч энэ эсвэл энэ тоо юу болж байгааг судлах нь зүйтэй. Тиймээс үнийн жагсаалтыг нарийвчлан судлах нь худалдан авагчид гэнэтийн зардал, зардлаас зайлсхийхэд тусална.

Юу хийхээ санах нь зүйтэй зөв сонголтзөвхөн мэргэжилтэн туслах болно. Тиймээс EDMS-ийг сонгох, суурилуулах ажлыг зөвхөн тусгай ур чадвартай хүний ​​​​анхаарал дор хийх ёстой.

Өндөр өртөгтэй учраас манай улсын бүх байгууллага EDMS-тэй ажилладаггүй. Одоогоор зөвхөн томоохон пүүсүүдбичиг цаасны ажлыг цахимаар хийх. Гэвч бүх зүйл өөрчлөгдөж байгаа бөгөөд ойрын ирээдүйд EDMS-ийн тусламжтайгаар ажиллах хэрэгцээ үнэлэгдэж, олон пүүсүүд үүнийг хийх боломжтой болно. цахим бизнес. Тиймээс тэд хамгийн үр дүнтэй, амжилттай болох болно!

Холбооны томоохон үйлчлүүлэгчдийн тоо хязгаарлагдмал бөгөөд бараг бүгдээрээ платформ, програм хангамжаа сонгохоор шийдсэн тул жижиг бизнес нь зах зээлд чухал юм шиг санагдаж байна. Мөн тэнд ажиллаж байгаа механизмууд нь зах зээлийн зарчимд төдийлөн суурилдаггүй.

Хэрэв бид зах зээлийн талаар тусгайлан ярих юм бол үйлчлүүлэгчийн баазыг өргөжүүлэх гол боломж бол жижиг бизнес юм. Жижиг бизнесүүд цахим баримт бичгийн менежментийн бодит ашиг тусыг олж харж, EDMS-ийн функциональ байдал нь тэдний бодит хэрэгцээг тусгаж, яамыг бяцхан хэлбэрээр хуулбарлахгүй байх үед энэ зах зээл нягтлан бодох бүртгэл шиг том болно. EDMS үйлдвэрлэгчдийн нэг нь 1С-ийн амжилтыг давтаж чадах уу?

Тиймээс жижиг бизнесүүдэд зориулсан EDMS-ийн тухай 5 домог:

Сүүлийн хэдэн жилийн хугацаанд цахим баримт бичгийн менежментэд бэлэн байдал нэмэгдсэн ч хүмүүс технологийн зарим талын ойлголт дутмаг хэвээр байна. Тэд файлын удирдлагыг ECM-ийн нэг хэсэг гэж үзэж болох Enterprise Content Management эсвэл EDMS гэж андуурдаг. Энд бид таван домог, ялангуяа жижиг бизнесийн сорилтод анхаарлаа хандуулахыг хичээх болно.

Төөрөгдөл №1: Надад File Explorer байгаа тул тусдаа EDMS хэрэггүй
Үнэн хэрэгтээ Windows Explorer нь файлуудыг удирдах боломжийг олгодог боловч энэ нь зөвхөн үндсэн хэрэгсэл бөгөөд түүний чухал хязгаарлалт нь хавтасны шаталсан бүтэц юм.

Баримт бичгийг бүтээгдэхүүнээр болон харилцагчаар хавтас ашиглан бүлэглэхийг хүссэн энгийн ажил ч шийдэгдэхгүй - А үйлчлүүлэгч X ба Y бүтээгдэхүүнүүдийг захиалж байна. Үйлчлүүлэгч В - X ба Z бүтээгдэхүүнүүд. Бид бүтээгдэхүүн, үйлчлүүлэгчдийн захиалгыг харахыг хүсч байна. Ямар ч DBMS эсвэл Excel нь үүнийг хийх боломжийг танд олгоно. Гэхдээ ийм байдлаар баримт бичгийг хавтас болгон ангилах нь ажиллахгүй.

Онолын хувьд та шошго, холбоосыг ашиглаж болно, гэхдээ бодит байдал дээр энэ нь тохиромжгүй юм. Файлын системийн тусламжтайгаар баримт бичгийг ангилах, хайхад тохиромжтой системийг бий болгох боломжгүй юм.

Домог №2. Жижиг бизнесүүдэд EDMS хэрэггүй
Үнэнээсээ өөр зүйл байхгүй. Жижиг бизнес нь нөөцийн хатуу хязгаарлалттай ажилладаг тул хэн ч ажилд авахгүй нэмэлт ажилтанбаримт бичигтэй ердийн үйл ажиллагаа явуулах, тэдгээрийг байрлуулах, ангилах, хайхад зориулагдсан. Ажиллаж байгаа ажилчид ч илүү үр бүтээлтэй ажиллах ёстой. Байгууллагад EDMS байгаа нь үүнийг баталгаажуулж чадна шаардлагатай бичиг баримтхулганы нэг товшилтоор ашиглах боломжтой болно.
(За, хоёр, гурав ч байж магадгүй, энэ нь цаас, файл хадгалахаас илүү хурдан юм.)

Домог №3. EDMS нь жижиг бизнесүүдэд хэтэрхий төвөгтэй байдаг
Жижиг бизнест баримт бичгийн урсгалд тавигдах шаардлагууд нь ихэвчлэн энгийн байдаг бөгөөд эзэд нь гэрээлэгчийн өмнө тэдгээрийг томъёолж болно. Зах зээл дээр хэрэгжүүлэхэд хялбар бүтээгдэхүүн хангалттай байдаг. Та дансны менежмент гэх мэт нэг хэлтэс эсвэл функцээс эхэлж болно. Энэ нь үр ашигт хэрхэн нөлөөлж байгааг хараарай. Дараа нь та бүхэл бүтэн байгууллагыг өргөжүүлж болно. EDMS нь дараах шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг шалгаарай: энгийн хэрэглэгчийн интерфэйс, суулгах, тохируулахад хялбар, ойлгомжтой, бүрэн гарын авлагаөндөр чанартай техникийн дэмжлэг авах боломжтой.
(Би өөрөөсөө нэмж хэлье - том хүнд сурталтай алба шиг болох гэж бүү оролдоорой! Ажлын хэв маягаа хадгал. Ажилчдыг сургах нь дээр, та үүнийг хэмнэх ёсгүй. Бизнесийн үйл явцыг шинжлэх, зурахад хэмнэлт хийх нь дээр. Та тэдгээрийг аль хэдийн ойлгосон. Хэрэв тийм биш бол бизнес жижиг байхаа больсон байх.)

Домог дугаар 4. EDMS нь жижиг бизнесүүдэд хэтэрхий үнэтэй байдаг
Жижиг бизнесүүдэд ихэвчлэн томоохон корпорациудад хэрэгждэг хэт дэвшилтэт цогц шийдлүүд хэрэггүй. Хэрэглэгч цөөхөн байх тул өргөтгөх чадвар их шаардагддаггүй. Үүн дээр үндэслэн та үнийн хувьд нэлээд боломжийн шийдлийг сонгож болно. Түүнчлэн цахим баримт бичгийн менежментэд шилжсэнээр хэвлэлийн зардлыг бууруулахад тустай. (Гэхдээ үүнд ухамсартай хандаж, зохицуулах хэрэгтэй, эс тэгвээс цаасны үнэ өсөх болно.)
(Дахин хэлэхэд би өөрийнхөөрөө хэлье - EDMS-ийг хэрэгжүүлэхдээ ROI тооцоолох нь харанхуй асуудал юм. Шинжээчид танд юу ч хэлэх болно. Зөн совиндоо итгээрэй. Ерөнхийдөө EDMS нь зардлыг бууруулж, бүтээмжийг нэмэгдүүлэхэд туслах ёстой.)

Домог дугаар 5. EDMS нэвтрүүлсний дараа та цаасан баримтаас бүрэн ангижрах боломжтой
Тиймээс та жижиг бизнестээ EDMS-ийг хэрэгжүүлсэн. Баяр хүргэе! Гэхдээ шинэ бутлагч авах гэж бүү яар. Цаасан баримт бичиг шаардлагатай хэвээр байна. Тэднийг гурван бүлэгт хуваая:
1) Хуулиар цаасан хэлбэрээр байх ёстой баримт бичиг. Жишээлбэл, гэрээ болон бусад албан ёсны баримт бичиг.
2) Бизнесийн үйл явц ийм байдлаар хийгдсэн тул цаасан хэлбэрээр үлдсэн баримт бичиг. Таны шуудан зөөгчид iPad төхөөрөмжөөр тоноглогдоогүй л бол тэдэнд цаас хэрэгтэй.
3) Цаасан хэлбэрээр байх албагүй баримт бичиг. Бүх төрлийн тайлан, тэмдэглэл, өргөдөл гэх мэт - эхний хоёр бүлэгт ороогүй бүх зүйл. Тэдгээрийг шердерт аюулгүй авч явах боломжтой.

Хэдэн сар, жилийн дараа эхний хоёр бүлгийн бичиг баримт аажмаар гурав дахь бүлэгт шилжинэ. Хууль тогтоомж өөрчлөгдөж, технологи хөгжиж байгаа тул шуудан зөөгч бүрт таблет өгч, цаасаар хууртахгүй байх нь удахгүй хялбар байх болно. Ингэж бид хэзээ нэгэн цагт цаасгүй оффист ирэх болно.

) NauDoc - бүх түвшний менежерүүд болон мэргэжлийн мэргэжилтнүүдийн баримт бичигтэй ажиллах үйл явцыг чанарын хувьд сайжруулах, баримт бичигтэй тогтмол ажиллах хугацааг багасгах, өөрөөр хэлбэл аж ахуйн нэгжийн ажлын урсгалыг автоматжуулах.

NAUDOC нь NAUMEN-ийн боловсруулсан оффисын ажил, ажлын урсгал, бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах зориулалттай програм хангамжийн бүтээгдэхүүн юм. NAUDOC нь баримт бичгийн боловсруулалтыг удирдах, гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах, даалгаврын явцын талаархи дэлгэрэнгүй мэдээллийг авах боломжийг олгодог.

NauDoc цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дунд, жижиг бизнес, менежментийн компаниудын ажлын урсгалыг автоматжуулахад хамгийн тохиромжтой. зураг төслийн байгууллагууд, барилга байгууламжийн дэд хэсгүүд, түүнчлэн дэд хэсгүүдэд тулгарч буй ажлын урсгалыг автоматжуулах тодорхой ажлуудыг шийдвэрлэхэд зориулагдсан. том компаниуд(зохицуулалтын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хангах ISO шаардлага 9001:2000, ажилчид болон боловсон хүчний үйлчилгээ хоорондын харилцан үйлчлэл гэх мэт).

NAUDOC-ийг ашигласнаар ажилчдад ямар ч үед, хүссэн цагтаа баримт бичигт хандах боломжийг олгодог үүрэгт суурилсан хандалтын эрхтэй баримт бичгийн нэг репозиторыг зохион байгуулах боломжтой. аль болох түргэнажлын байранд бичиг баримт эзэмшигч байгаа эсэхээс үл хамааран шаардлагатай бүх мэдээллийг олох. Бүртгэлийн дэвтэр нь аж ахуйн нэгжийн доторх баримт бичгийн цаасан хуулбарын хөдөлгөөнийг хянах, ирж буй, дотоод, гадагшаа баримт бичгийг бүртгэх боломжийг олгодог.

NAUDOC-ийн гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах нь систем дэх ажилтнуудад үүрэг даалгавар өгөх, тэдгээрийн гүйцэтгэлийг хянах, эцсийн хугацааг хянах, баримт бичгийг батлахаар илгээх, батлагдсан баримт бичгүүдийг системийн бусад хэрэглэгчдэд хянуулахаар илгээх боломжтой болгодог. Тохиргоо амьдралын мөчлөгбаримт бичгийн ангиллын хувьд баримт бичгийн хөдөлгөөний ердийн маршрутыг зааж өгөх, тэдгээрийн автомат чиглүүлэлт, даалгаврын хуваарилалтыг тохируулах боломжийг олгодог.

Баримт бичиг, даалгавар бүхий бүх үйлдлийг вэб интерфэйсээр дамжуулан дэлхийн хаанаас ч системд холбож, улмаар алслагдсан салбар, явуулын ажилчдыг оролцуулан байгууллагын мэдээллийн нэгдсэн орон зайг бий болгодог.

NauDoc цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ашигласнаар үзүүлэх ашиг тус:

Албан тушаалтнуудын баримт бичгийг батлах журмыг хялбарчлах

• Баримт бичгийг үүсгэсний дараа ажилтан нь тухайн байгууллагад батлагдсан баримт бичгийг батлах журмын дагуу тодорхой хүрээний хүмүүст батлуулахаар илгээдэг.
• Хамтран ажиллахдаа бүх үйлдлийг баримт бичгийн нэг жишээн дээр гүйцэтгэдэг. Баримт бичгийг зөвшөөрсөн NauDoc хэрэглэгчид ажиллаж байхдаа түүнд хандах боломжтой.
• Аль ч үе шатанд зөвшөөрлийн тайланг гаргаж болно (зөвшөөрөгчийн нэр, албан тушаал, баримт бичгийг яг хэзээ батлагдахыг зааж өгсөн).

Цахим болон цаасан баримтыг системд бүртгүүлэх чадвартай

• Бүртгэлийн бүртгэлд баримт бичгийг бүртгэх нь баримт бичигтэй ажиллах тодорхой үе шатанд автоматаар явагддаг.
• Цаасан баримт бичгийн хувьд системд тусгай цахим карт үүсгэсэн бөгөөд баримт бичгийн сканнердсан хуулбарыг картанд хавсаргаж болно.

Баримт бичгийг дэлгэрэнгүй, агуулгаар нь хайх ажиллагааг хурдасгах

• NauDoc систем нь бүх баримт бичгийг тодорхой шинж чанараар (жишээлбэл, регистрийн дугаар эсвэл товч тайлбар) шууд олох боломжийг танд олгоно.

Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичигтэй ажиллах ажлыг хялбарчлах

• Хэрэглэгч NauDoc системд урьдчилан тодорхойлсон загварын дагуу баримт бичгийг үүсгэдэг. Баримт бичгийг үүсгэхийн тулд та бүртгэлийн карт дээрх дэлгэрэнгүй мэдээллийг өөрчлөх шаардлагатай бөгөөд тэдгээр нь баримт бичгийн текстэд автоматаар орох болно. Шаардлагатай бол та хэрэглэгчийн загвар текстийг өөрчлөхийг зөвшөөрч болно.
• Баримт бичгийг үүсгэсний дараа ажилтан тухайн байгууллагад батлагдсан журмын дагуу тодорхой хүрээний хүмүүст ажилд илгээдэг.
• Систем нь батлах дарааллыг "мэддэг": энэ нь төлөвлөсөн хугацааг үе шаттайгаар хянаж, мэдэгдэнэ. хариуцлагатай хүмүүс, систем нь баримт бичгийг шатнаас шат руу шилжүүлэх тухай мэдэгдлийг мөн илгээдэг.
• Бүртгэлийн бүртгэлд баримт бичгийг бүртгэх нь баримт бичигтэй ажиллах тодорхой үе шатанд автоматаар явагддаг. Энэ тохиолдолд баримт бичигт бүртгэлийн дугаар олгож, бүртгэлийн огноог тогтооно.

Үйл явцын удирдлага

• NauDoc систем нь үйлдвэрлэлийг автоматжуулах эсвэл удирдлагын үйл явцкомпаниуд. Энэ нь үе шат, хариуцлагатай хүмүүс, зохицуулалтын хугацааг тодруулах боломжийг танд олгоно. Энэ нь танд үйл явцын тохиолдол бүрийг тайлагнаж, "гацал" болон хугацаа алдагдсан хариуцлагатай хүмүүсийг хайж олох, өөрчлөлт хийхээс өмнө үйл явцыг хийх боломжийг олгоно.

Ирж буй болон гарах захидал харилцааны ажлыг хялбаршуулах

• NauDoc-ийг имэйл клиент болгон тохируулах боломжтой бөгөөд энэ нь систем дэх ердийн баримт бичигтэй адил ирж буй болон гарах баримт бичигтэй ажиллах боломжийг танд олгоно.
• Ирж буй захидал харилцааг боловсруулахдаа захидлыг нарийн бичгийн дарга хүлээн авч, Ирж буй захидал харилцааны бүртгэлд бүртгэж, баримт бичигт автоматаар бүртгэлийн дугаар олгогддог. Баримт бичгийг бэлтгэсний дараа тухайн байгууллагад баталсан журмын дагуу даргад шийдвэрлүүлэхээр илгээдэг. Баримт бичгийг авч үзсэний дараа байгууллагын ажилчдад танилцуулах эсвэл гүйцэтгэхээр илгээдэг.
• Гарсан захидал харилцааг боловсруулахдаа ажилтан нь тухайн байгууллагад хүлээн зөвшөөрөгдсөн загварын дагуу захидал үүсгэж, тухайн байгууллагад баталсан журмын дагуу даргад батлуулахаар илгээдэг. Баримт бичгийг баталсны дараа нарийн бичгийн даргад автоматаар илгээгдэнэ. Нарийн бичгийн дарга захидлыг Бүртгэлд бүртгүүлж, илгээнэ цахим шуудан. Энэ тохиолдолд бүх баримт бичиг системд хадгалагдаж, хайлт хийх боломжтой.

Корпорацийн вэб портал, компанийн интернет нөөцийг бий болгох

• NAUDOC нь интернет болон дотоод сүлжээний сайтуудыг үүсгэх, контент байршуулалтыг удирдах боломжийг олгодог (ENGINE функциональ байдал). Агуулга нь цаас байж болно, график зургуудболон бусад NAUDOC объектууд.
• Баригдсан WISYWIG засварлагч, хувилбарын хяналт дахь нөөцийн хуудсыг хялбар боловсруулж, засварлах.
• Мэдээ нийтлэх, санал асуулга, санал хураалтыг удирдах.
• Баригдсан хөгжүүлэлт, нөөцийн хуудасны дахин дизайн.
• Нөөцийн хэсгүүдэд төвлөрсөн хандалтын хяналт, вэб нөөц дээр нийтлэхээс өмнө баримт бичгийг зохицуулах чадвар.

Системийн технологийн онцлог

• 100% вэб интерфэйс нь дэлхийн хаанаас ч системд холбогдох боломжийг олгож, байгууллага, түүний алслагдсан салбарууд, хөдөлгөөнт ажилчдын мэдээллийн нэгдсэн орон зайг бий болгодог.
• системээр бүтээгдсэн програм хангамжсканнердах болон текстийг таних ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• систем нь LDAP эсвэл Microsoft Active Directory зэрэг гадаад лавлах үйлчилгээнд байгаа хүмүүсийг баталгаажуулах, зөвшөөрөл олгох боломжийг олгодог;
• систем нь цахим дижитал гарын үсэгтэй () ажиллах модультай бөгөөд Microsoft CRYPTOAPI интерфейсийг дэмждэг аливаа крипто үйлчилгээ үзүүлэгчийн тоон гарын үсгийг ажиллуулах боломжтой.

NauDoc цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь дунд, жижиг бизнес, менежментийн компаниуд, зураг төслийн байгууллагууд, холдингуудын бүтцийн нэгжүүдийн ажлын урсгалыг автоматжуулах, мөн томоохон компаниудын хэлтэст тулгарч буй ажлын урсгалыг автоматжуулах тодорхой ажлуудыг шийдвэрлэхэд хамгийн тохиромжтой. ISO 9001:2000 стандартын шаардлагын дагуу зохицуулалтын баримт бичиг, ажилтнууд болон боловсон хүчний үйлчилгээ хоорондын харилцан үйлчлэл гэх мэт.

NauDoc цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь жилд 5000 хүртэлх баримт бичиг үүсгэх боломжтой 50 хүртэлх хэрэглэгчдэд тав тухтай ажиллахад зориулагдсан. Эдгээр нь бүтээгдэхүүнийг боловсруулсан Zope програм хангамжийн платформын технологийн хязгаарлалт юм.

Практик ажиглалтаас дараахь хүчин зүйлсийг ялгаж салгаж болно.

• Системийн өндөр найдвартай байдал. 4 жил ажиллахад нэг ч удаа доголдол гараагүй.
• Өндөр зэрэгтэйсистемийг хакерын халдлагаас хамгаалах
• Үнэгүй системийн хувьд сайн ажиллагаатай боловч төлбөртэй системийн хувьд маш муу
• Жижиг мэдээллийн сантай байсан ч сервер дээр ачаалал ихтэй байдаг. Үүний буруутан нь утаснуудын оновчлол муу байх шиг байна. Тиймээс бичиг баримтын ажил удаашралтай байна.
• Өгөгдлийн санд өгөгдөл оруулахад тохиромжгүй байдал.
• Ашиглах боломж байхгүй байна , программистууд системийг худалдахаар биш өөрсдөдөө зориулж бичсэн бололтой.
• Системийн дутуу хөгжсөн сэтгэгдэл.
• Төлбөр төлдөг үйлчлүүлэгчдэд ч гэсэн форум дээрх техникийн болон мэдээллийн дэмжлэг муу (удаан).
• -ээс эхлэн үнэгүй хувилбарт тодорхой хэмжээхуримтлагдсан даалгавар - хайлт нь буруу хариултыг буцаана.
• Төлбөртэй хувилбарт, тодорхой тооны хуримтлагдсан ажлуудаас эхлэн хайлт нь хайлтын талбарыг сонгохдоо алдаа гаргаж эхэлдэг, баримт бичгийг буруу газар хайж, стандарт логик хайлтын нөхцлийг ойлгодоггүй.
• Системийн код нээлттэй, гэхдээ гараар ямар нэг зүйлийг өөрчлөх нь бодитой бус юм.

Платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC нь NAUDOC Free болон NAUDOC Enterprise гэсэн 2 хувилбартай

Сэтгэгдэлээ үлдээгээрэй!

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системд тавигдах үндсэн шаардлага:

• Найдвартай хадгалалт, баримт бичгийг хайхад хялбар.
• Бичиг хэргийн даалгаврыг дэмжих, гүйцэтгэх.
• Баримт бичгийн гүйцэтгэл, тэдгээрийн чиглүүлэлтэд цаг тухайд нь хяналт тавих.
• Аналитик тайланг бий болгох.
• Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах.

Орчин үеийн EDMS нь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, тэдний хүсэлтийг боловсруулах, нэмэлт функцтэй байдаг ашигтай хэрэгсэлхэрэглээний олон асуудлыг шийдвэрлэх боломжийг олгодог.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн төрлүүд

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ангилах янз бүрийн төрлүүд байдаг боловч хамгийн чухал ангилал бол EDMS-ийг гарчгийн функцээр хуваах явдал юм. Аливаа EDMS-ийг хөгжүүлэгч нь үндсэндээ тодорхой төрлийн ажлыг гүйцэтгэхэд зориулж байрлуулсан байдаг. Энэ нь ихэнх "ах нар"-д байдаг нэмэлт технологиудыг хангадаггүй гэсэн үг биш юм. Цахим баримт бичгийн менежментийн систем бүрийн хэрэгсэл нь өөрийн гэсэн давуу талтай байдаг сул талууд. Гарчиг функцийн дагуу ангилахдаа үүнийг зүгээр л харгалзан үзсэн болно давуу талСЭДов.

Тэгэхээр энэ нь дараах байдалтай харагдаж байна.

• EDMS нь үүсгэх, ажиллахад зориулагдсан цахим баримт бичиг, түүнчлэн цаасан баримт бичгийн дижитал аналогууд.
• Бүх амьдралынхаа туршид үйл явдал, баримт бичгийн бүртгэлийг автоматжуулдаг нягтлан бодох бүртгэлийн систем (цахим файлын шүүгээ).
• EDMS, гол зорилго нь томоохон корпорацийн мэдээллийн агуулахтай ажиллах ажлыг автоматжуулах явдал юм.
• Баримт бичиг бүхий цахим архивыг удирдах систем.
• EDMS, үйл ажиллагаа нь олборлох чиглэлээр мэргэшсэн шаардлагатай мэдээлэлархив болон бусад цахим эх сурвалжаас.
• Байгууллагын үйл явц, баримт бичиг боловсруулах, бизнесийн баримт бичигтэй ажиллахад оролцдог байгууллагын ажилчдын үйл ажиллагааг удирддаг системүүд.
• Мэдээлэл хадгалах төхөөрөмжийг удирддаг мэдээллийн EDMS.

Зөвхөн ОХУ-д ашигладаг SED-ийн гарал үүслийн улсаар нь товч ангилал байдаг. Үүний дагуу манай улсын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг гадаадын Lotus / Domino платформ дээр боловсруулсан дотоодын, импортын, орос гэж хуваадаг. Бидний тоймд зөвхөн хоёр гадаад EDMS-ийн жишээ багтсан болно - EMC Documentum болон Lotus Domino.Doc. Бусад бүх EDMS нь ОХУ-ын "иргэншилтэй" байдаг.

ТОП-10 цахим баримт бичгийн удирдлагын систем

Бид цахим баримт бичгийн менежментийн системийг үнэлж, аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн менежментийг автоматжуулах EDMS-ийг сонгоход шийдвэрлэх таван параметрийн харьцуулалтад анхаарлаа хандуулав. Хэмжээ нь арван оноотой.

Тайлбар: Хүснэгт дэх системийн эцсийн үнэлгээ нь 100% бодитой гэж мэдэгдээгүй бөгөөд энэ сэдвийн гүнзгий дүн шинжилгээнд үндэслэн зохиогчийн санаа бодлыг тусгасан болно. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны энэхүү тоймыг зөвхөн төрөл бүрийн бизнест ашиглахад найдвартай сонгох боломжтой өндөр чанартай програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүдийн дунд хийсэн болно.

CASE

Энэхүү цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь ЗХУ-ын дараахь орон зайд өөрийн сегментдээ хүлээн зөвшөөрөгдсөн удирдагч юм. Хамгийн том холдинг, корпорацууд, жижиг бизнесүүд хоёулаа баримт бичгийн эргэлт, оффисын ажлыг амжилттай гүйцэтгэдэг. Энэ системтэй холбоотойгоор тавтологийг хэрэглэх нь зүйтэй: "DELO" бизнесээ мэддэг. Үнэн хэрэгтээ энэ програм хангамж нь оффисын ажил, ажлын урсгалыг гүнзгий автоматжуулахад тохиромжтой.

давуу тал

• Аливаа цахим баримт бичгийн хөдөлгөөний бүх үе шатыг хянах чадвар.
• Баримт бичгийн төслийг бий болгоход хялбар, тав тухтай байдал.
• Системийн ерөнхий дибаг хийх ба функциональ байдал.

Сул талууд

• "Сунгасан" сул талууд нь зарим талаараа эртний интерфейс, эзэмшихэд тодорхой бэрхшээлтэй байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Нэг ажлын байранд "DELO" системийг ашиглах лицензийн үнэ (DBMS - Oracle) нь эдгээр газруудын төлөвлөсөн нийт тооноос хамаардаг бөгөөд 11,000 рубль (201-500 р / м) -аас 13,400 рубль (1-5 r) хооронд хэлбэлздэг. / м). Хэрэв байгууллага нь Microsoft SQL Server DBMS ашигладаг бол лицензийг нэгээр нь авна ажлын байртус тус 7200-аас 9500 рубль болно.

Логик

Logic SED хөтөлбөр нь 2012 он хүртэл Boss-Referent нэртэй байсан бөгөөд хамгийн алдартай програмуудын нэг байсан. Оросын системүүдцахим баримт бичгийн менежмент нь Delo EDMS-ийн ноцтой өрсөлдөгч юм. Нэрийн өөрчлөлт нь энэ програм хангамжийн бүтээгдэхүүний чанарт нөлөөлөөгүй бөгөөд найдвартай хэвээр байна функциональ системямар ч төрлийн, хэмжээтэй аж ахуйн нэгжийн оффисын удирдлагад.

давуу тал

• Баримт бичгийг батлахад олон түвшний нарийн төвөгтэй маршрутыг бий болгох чадвар.
• Хэрэглэгчийн мэдээллийн өндөр түвшний хамгаалалт.
• Системийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг эзэмших харьцангуй хялбар байдал.
• Уян хатан, өөрчлөх боломжтой баримт бичиг боловсруулах үйл явц.

Сул талууд

• Ажилчдын ноцтой эргэлттэй нэвтрэх эрхийг тохиромжгүй ялгах.
• Техникийн дэмжлэг үзүүлэх хамгийн ухамсартай ажил биш.
• Архаик интерфейс.

Үнэ хэд вэ?

Энэ програмыг ашиглах нэг лицензийн үнэ нь түүнд холбогдсон ажилчдын тооноос хамаарна. Хэрэв тэдний тоо 49 хүнээс хэтрэхгүй бол ажлын байр бүрийн үнэ 5900 байна; 50-199 холбогдсон ажилчид - 5200 рубль; хэрэв 200 гаруй ажлын байр байгаа бол нэг лицензийн үнэ хамгийн бага байх болно - 4900 рубль.

Евфрат

Энэхүү цахим баримт бичгийн менежментийн системийг стандартын шаардлагад бүрэн нийцүүлэн боловсруулсан болно ISO чанарОффисын ажлын чиглэлээр 9000 ба Оросын ГОСТ. "EUFRATS" нь "хамтран ажиллагсад"-аас ялгаатай нь өрсөлдөгч EDMS-д олдохгүй өөрийн гэсэн өвөрмөц програм хангамжийн хөгжүүлэлтүүдтэй байдаг. Цэвэр технологийн энэ системорчин үеийн хамгийн "дэвшилтэт" нэг юм Оросын зах зээлСЭДов.

давуу тал

• Энэхүү системийн нийлүүлэлтийн багцад суурилуулсан Nika DBMS багтсан бөгөөд энэ нь хэрэглэгчийн байгууллагыг нэмэлт програм хангамж худалдан авахаас автоматаар чөлөөлдөг.
• Сайхан мартагдашгүй дизайнтай ээлтэй интерфейс.
• Хандалтын эрхийг удирдах үүрэгтэй механизм.

Сул талууд

• Маш удаан хурд, ялангуяа сул компьютер дээр.
• Ажлын үе үе доголдол, техникийн дэмжлэг удаашралтай.

Үнэ хэд вэ?

Байгууллагын өөрийн сервер дээр системийг суурилуулах стандарт лиценз нь нэг ажлын станцад 5200-аас 7300 рубль, илүү олон хэрэглэгчид үнэ бага байдаг. Гэхдээ серверийн бүрэлдэхүүн хэсгийг үйлдвэрлэгчийн тоног төхөөрөмж дээр байрлуулах сонголт бас бий. Энэ тохиолдолд захиалгын төлбөрийн системийг ашигладаг - сард 10,000-аас 95,000 рубль хүртэлх дөрвөн тариф.

1С: Архив

Энэ бол аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн менежментийн хамгийн сайн бөгөөд мэдээжийн хэрэг хамгийн уян хатан програмуудын нэг юм. 1С:Архив нь янз бүрийн форматтай бизнесийн баримт бичгийг найдвартай, хамгийн чухал нь төвлөрсөн хадгалалтаар хангадаг бөгөөд үүнд файл засварлах эрх бүхий ажилтнууд хандах боломжтой.

давуу тал

• Нарийн тохируулсан алгоритм түргэн хайлтшаардлагатай өгөгдөл.
• Текст, графикаас эхлээд аудио, видео файл хүртэл ямар ч төрлийн баримт бичгийг хадгалах чадвар.
• Энэхүү програм хангамжийг том, жижиг аж ахуйн нэгжүүдэд амжилттай ашиглах боломжийг олгодог хамгийн өргөн цар хүрээтэй.
• Энэхүү программыг өрсөлдөгчдөөс ялгаж буй 1С: Архивын гол давуу тал нь бүтээгдэхүүний үнэ болон түүний үйл ажиллагааны чадавхийг оновчтой хослуулсан явдал юм.
• Гадаад програмуудтай нэгтгэх дэмжлэг.

Сул талууд

• Системийн нөөцийг их хэмжээгээр хэрэглэдэг.
• Туршлагатай хэрэглэгчдэд ч гэсэн эзэмшихэд бэрхшээлтэй болсон.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү хөтөлбөрийн "угсрах" үнэ нь 12,000-аас 57,000 рубль хооронд хэлбэлздэг бөгөөд эхний дүнг зөвхөн 1С: Архивын өмнөх хувилбарыг шинэчлэхэд төлөх шаардлагатай болно.

DIRECTUM

Энгийн бөгөөд ажиллагаатай EDMS DIRECTUM нь жижиг, дунд бизнесүүдэд маш сайн шийдэл байх болно. Энэхүү системийн ачаар цахим баримт бичгийн менежментийг уламжлалт цаасан ажлын урсгалтай амжилттай хослуулж, дараа нь байгууллагыг DIRECTUM-д "өвдөлтгүй" бүрэн шилжүүлэх боломжтой. Ажлын урсгалын дэвшилтэт технологи нь оффисын ажлын процессыг үр ашигтай автоматжуулах боломжийг олгодог.

давуу тал

• Баримт бичгийг хайх, тодорхойлох ажлыг аль болох хялбаршуулдаг тусгай програм хангамжийн хэрэгслүүд байгаа эсэх.
• Тодорхой ажлуудад зориулж системийг бие даан өөрчлөх өргөн боломжууд.
• Бусад хөтөлбөрүүдтэй нэгтгэх өргөтгөсөн боломжууд.

Сул талууд

• Системийг аж ахуйн нэгжийн удирдлагад чиглүүлэх нь энгийн бичиг хэргийн ажилтнуудад ажиллахад илүү хэцүү байдаг.
• Бага зэрэг будлиантай, тодорхой бус үнийн бодлого.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү EDMS-ийг ашиглах лицензийг дангаар нь болон багцын саналын нэг хэсэг болгон худалдаж авдаг. Хамгийн хямд үндсэн үйлчлүүлэгчийн лиценз нь 7800 рубль юм. Лицензийн багцын өртөг нь 148,200 рубльээс (20 ажилтанд зориулсан үндсэн) эхэлж, 2,010,000 рубль (200 ажилчин) хүртэл нэмэгддэг.

OPTIMA-WorkFlow

Энэхүү цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь сегментдээ хүчтэй дунд тариачин юм. Энэ нь байнга хөгжиж байгаа бөгөөд өнөөг хүртэл зах зээлд хүлээн зөвшөөрөгдсөн мастодонуудтай ижил нөхцөлөөр өрсөлдөж чадахгүй байна. Гэсэн хэдий ч OPTIMA-WorkFlow нь хэд хэдэн "ханцуйгаа заль мэх" хийдэг. өвөрмөц технологиЭнэ нь түүнийг бусдаас ялгарах боломжийг олгодог.

давуу тал

• Ижил төрлийн баримт бичиг, тэдгээрийн бүртгэлийн мэдээллийг цуваа оруулах функцийг хэрэгжүүлэх.
• Вирусны эсрэг програм ашиглан сканнердаж байна.
• Таны сонгосон ердийн болон шифрлэгдсэн баримтуудыг индексжүүлэх.
• Олон хэлтэй хэрэглэгчийн интерфэйс.

Сул талууд

• Ердийн сул талууд функциональ байдал, гарч байгаа шинэчлэлтүүдээр бүрмөсөн арилдаг.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү платформ дээр суурилсан ердийн шийдлүүд нь 55,000-аас 75,000 рублийн үнэтэй байдаг.

EMC баримт бичиг

Ажлын урсгалын процессыг автоматжуулах энэхүү платформыг мэдээллийн технологийн салбарын дэлхийн тэргүүлэгч EMC боловсруулсан. Хүчирхэг үйл ажиллагаа нь бие даасан хэрэгслүүдийн уян хатан тохируулгатай хослуулан EMC Documentum-ийг Оросын зах зээл дээр байгаа гадаадын шилдэг EDMS болгодог.

давуу тал

• Дизайн баримт бичгийг удирдахад тав тухтай байдал.
• Хандалтын эрхийн хуваарилалтыг удирдах боломжийг олгодог бүртгүүлэх/багтлах механизмыг хэрэгжүүлэх.
• Зөвшөөрлийн журмыг хэд хэдэн түвшинд хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог функц байгаа эсэх.
• Сканнердах болон баримт бичиг таних төхөөрөмжүүдийн дэмжлэг.

Сул талууд

• Зөвхөн Internet Explorer хөтөч дээр ажиллана.
• Системийн талаарх олон нийтэд нээлттэй техникийн болон практик баримт бичиг дутмаг.
• Байнгын "тоормос" болон системийн ачаалал ихтэй хоцрогдол.

Үнэ хэд вэ?

Энэ платформыг ашиглахад тогтмол үнэ байдаггүй. Үүнийг хэрэгжүүлэх зардлыг үйлчлүүлэгч бүртэй дангаар нь тохиролцдог.

LanDocs

1997 онд дотоодын LANIT компаний боловсруулсан баримт бичгийн менежментийг автоматжуулах энэхүү платформ нь өнөөг хүртэл олон аж ахуйн нэгж, байгууллагуудын эрэлт хэрэгцээтэй хэвээр байна. LanDocs нь бүх ангиллын хэрэглэгчдийг удирдахад шаардлагатай багаж хэрэгслээр хангаж, ая тухтай ажлын урсгал, ажлын урсгалын орчинг бий болгох боломжийг олгодог.

давуу тал

• Нэгдсэн криптографийн хамгаалалтын хэрэгслийн бэлэн байдал.
• Ажлын урсгалын үйл явцад алслагдсан салбаруудын ажилчдыг оруулах чадвар.
• Цаасан баримт бичгийн багц сканнердах функц байгаа эсэх.

Сул талууд

• Гүйцэтгэлийн нэлээд нийтлэг асуудал.
• Функцийг өргөжүүлэх сул боломж.
• Системийг эхнээс нь эзэмшихэд бэрхшээлтэй.

Үнэ хэд вэ?

Серверийн лицензийн үнэ 30,000-216,000 рубль хооронд хэлбэлздэг. Хэрэглэгчийн лицензийг 5600-аас 8400 рублийн үнээр худалдан авч болно.

Компани Медиа

CompanyMedia бол бүхэл бүтэн багц юм програм хангамжийн шийдлүүдбизнесийн үйл явц, ажлын урсгал, оффисын ажлыг автоматжуулахад зориулагдсан. Энэхүү EDMS нь тохиргооны уян хатан байдал, тусад нь суулгах боломжтой бие даасан модулиудаараа өрсөлдөгчдөөсөө ялгаатай юм.

давуу тал

• Боломж амжилттай ажилнарийн төвөгтэй корпорацийн бүтэц, нутаг дэвсгэрийн бүтэцтэй аж ахуйн нэгжүүдийн систем.
• Жилд 365 өдөр идэвхтэй ажиллах боломжийг олгодог системийн урьд өмнө байгаагүй найдвартай байдал.
• Хэд хэдэн төрлийн ажилтай ажиллахад автоматжуулсан дэмжлэг.
• Хандалтын эрхийг ялгах, дагуу шаталсан бүтэцбайгууллагууд.

Сул талууд

• Вэб интерфэйс нь зарим хөтчүүдэд, ялангуяа FireFox-д хязгаарлагдмал дэмжлэгтэй байдаг.
• Системийн гол чиглэл нь дунд болон том бизнест голчлон чиглэдэг.

Үнэ хэд вэ?

Энэхүү програм хангамжийн эцсийн үнэ нь ажилтнуудыг сургах, нэмэлт модулиудыг суурилуулах, системийг ашиглах эрхийг шилжүүлэх зэрэг олон бүрэлдэхүүн хэсгээс бүрддэг. Дээд хязгаарнийт дүн нь 99,000 рубль юм. Хамгийн хямд сэдэвчилсэн модуль нь 4000 рубль болно.

Lotus Domino.Doc

Энэхүү EDMS нь мэдээллийн аюулгүй байдлын өндөр түвшний систем бүхий алдартай Notes/Domino платформд зориулагдсан програм юм. Lotus Domino.Doc нь мөн корпорацийн баримт бичгийн томоохон агуулахыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог дэвшилтэт цахим архивтай.

давуу тал

• Түгээмэл орчинд баримт бичгийн урсгалын удирдлагын даалгавруудыг цогцоор нь шийдвэрлэхэд зориулагдсан өвөрмөц хуулбарлах системүүдийн бэлэн байдал.
• Мэдээллийн хадгалалтын салангид хэсгүүдэд баримт бичгийг хайх боломж.
• LDAP лавлахууд нь корпорацийн түвшинд хүртэл өргөждөг.

Сул талууд

• Энэ системийн сул талууд нь голчлон барууны гарал үүсэлтэй байдаг - интерфейс болон зарим функцийг хэрэгжүүлэх талаар тодорхой асуултууд байдаг.

Үнэ хэд вэ?

Хэрэглэгчийн болон серверийн лицензийн зардлыг платформын вэбсайт дээр тус тусад нь тооцдог.

Эцэст нь

Хяналтын дор тодорхой нэг мөрийг нэгтгэн дүгнэж хэлэхэд би тэмдэглэхийг хүсч байна чухал нюанс: таны бизнест цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх нь түүний ашигт ажиллагааг шууд нэмэгдүүлэх баталгаа болохгүй бөгөөд зарим тохиолдолд энэ нь хор хөнөөл учруулж болзошгүй юм. Хэрэв танай байгууллага EDMSгүйгээр амжилттай ажиллаж, ашиг олдог бол тэдгээрийг хэрэгжүүлэхээр шийдэхээсээ өмнө мянга дахин бодоорой. "Дэвшилтэт загвар" -ыг хөөж, эдгээр системийг ноцтой шаардлагагүйгээр суулгах шаардлагагүй. Гэсэн хэдий ч бизнес өргөжин тэлж, ажилчдын ажлын ачаалал ихсэх тусам цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь компанийг цаасны эргэлтээс гарахад туслах нэг төрлийн аврах хэрэгсэл болж чадна.

Сүүлийн хэдэн жилийн хугацаанд цахим баримт бичгийн менежментийн талаарх мэдлэг улам бүр нэмэгдэж байгаа ч түүний олон тал нь олон нийтэд ойлгомжгүй хэвээр байна. Энэ нь ихэвчлэн файлын удирдлага, аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн нөөцийн менежмент (цахим баримт бичгийн менежментийн нэг хэсэг), оффисын ажлын зохион байгуулалт гэх мэт андуурдаг.

Энд бид цахим баримт бичгийн менежментийн талаархи таван домгийг жижиг бизнесийн үүднээс задлахыг хичээх болно.

Төөрөгдөл №1: Надад О байнаCWindowsфайлуудыг удирдах, надад хэрэггүй тусдаа системцахим баримт бичгийн менежмент.

Бодит байдал: Windows Explorer нь таны файл/баримт бичгийг удирдахад тань туслах нь дамжиггүй, гэхдээ энэ нь зөвхөн шаталсан хавтасны бүтцэд файл хадгалахад хязгаарлагдмал үндсэн хэрэгсэл юм. Нөгөөтэйгүүр, сайн баримт бичгийн менежментийн систем нь танай байгууллагын өвөрмөц шаардлагад үндэслэн баримт бичгийн төрөлд хамаарах мета өгөгдлийг хадгалах боломжийг танд олгоно. Тиймээс нэхэмжлэхийн сканнердсан зураг бүрийн хувьд та хадгалах мета өгөгдлийг тодорхойлж болно: нэхэмжлэхийн огноо, нэхэмжлэхийн дүн, компани, статус (төлбөртэй / төлөгдөөгүй) гэх мэт. Энэ нь таны баримт бичгийг хайх, бүлэглэх аргуудын тоог ихээхэн нэмэгдүүлдэг. Нэмж дурдахад цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь баримт бичгийн хооронд холбоос үүсгэх, тэдгээрт тайлбар үүсгэх, баримт бичигт хандах янз бүрийн эрхийг тохируулах боломжийг олгодог (жишээлбэл, хэрэглэгч харах боломжтой боловч засварлах боломжгүй). Таны харж байгаагаар энэ нь таны үйлдлийн системийн санал болгож буй зүйлээс хамаагүй илүү юм.

Төөрөгдөл 2: Жижиг бизнест цахим баримт бичгийн менежмент хэрэггүй

Бодит байдал: Энэ магадгүй хамгийн их том төөрөгдөл. Жижиг бизнес эрхлэгчид хязгаарлагдмал нөөцийг удирддаг тул ердийн бичиг баримтын ажил: тамга дарах, бүрдүүлэх, архивлах, баримтыг хайж олох, буцаах, хянан шалгах бүрийн дараа дахин бүртгүүлэх зэрэг ажилчдыг ажилд авах боломжгүй байдаг. Жижиг компанид аль хэдийн ажилд орсон ажилчид хөлсөлж байснаас гадна эдгээр ажилд нэмэлт цаг зарцуулдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийн сайн системтэй байх нь хулганын товшилтоор бүх баримт бичигт хандах боломжийг олгодог.

Төөрөгдөл 3: Цахим баримт бичгийн менежментхэрэгжүүлэхэд дэндүү хэцүүжижиг компаниудад.

Бодит байдал:Жижиг бизнесийн хувьд та пүүсийнхээ баримт бичгийн менежментийн үндсэн хэрэгцээг тодорхой мэдэж байх ёстой. Эдгээр хэрэгцээг тодорхойлсны дараа боломжийн үнэтэй, хэрэгжүүлэхэд хялбар шийдлүүд тэр дороо тодорхой болно. Ихэнх Хамгийн зөв замшийдлийг хэрэгжүүлэх - компанийн аль нэг хэлтэс дээр эхлүүлэх эсвэл бизнесийн аль нэг даалгаврыг шийдвэрлэхийн тулд "турших" (жишээлбэл, ирж буй болон гарах нэхэмжлэхийн менежментийг зохион байгуулах). Нэг, хоёр сарын дараа дахин шалгаад танай хүмүүс баримт бичгийн менежментэд хэр үр дүнтэй байсныг хараарай. Нэг хэлтэст ашиг тусыг нь олж харсны дараа та шийдлийг бусад байгууллагад давтаж болно.

Шийдэл нь дараах шинж чанартай байх ёстойг анхаарах хэрэгтэй: суулгах, тохируулахад хялбар, энгийн хэрэглэгчийн интерфэйстэй, дэлгэрэнгүй гарын авлагахэрэглэгчийн болон техникийн дэмжлэгийг цахим шуудан эсвэл утсаар авах боломжтой.

Төөрөгдөл 4: Цахим баримт бичгийн менежмент нь жижиг бизнесүүдэд хэтэрхий үнэтэй байдаг

Бодит байдал:Жижиг бизнесүүдэд томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд ихэвчлэн шаардлагатай EDMS-ийн дэвшилтэт, иж бүрэн чадамж шаардлагагүй байж магадгүй юм. Мөн энэ програм хангамжийн бүтээгдэхүүнтэй ажиллах хэрэглэгчдийн тоо бусадтай харьцуулахад бага байх магадлалтай томоохон байгууллагууд. Гэсэн хэдий ч байдаг програм хангамжийн бүтээгдэхүүнжижиг бизнесүүдэд хэмнэлттэй цахим баримт бичгийн менежментэд зориулагдсан. Нэмж дурдахад цахим баримт бичгийн менежментэд шилжсэнээр цаас болон бусад бичгийн хэрэгслийн хэрэглээг бууруулж, улмаар одоогийн зардлаа эрс бууруулах боломжтой. Үнэн хэрэгтээ, та жижиг бизнесийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийн хөрөнгө оруулалтын өгөөжийг (ROI) тооцоолохдоо түүнд хөрөнгө оруулах нь үнэндээ хамгийн чухал зүйл болохыг харах болно. ашигтай хөрөнгө оруулалтдунд болон урт хугацаанд танай компани .

Төөрөгдөл 5: Би цахим баримт бичгийн менежментийн системтэй болмогц бүх цаасан баримт бичгийг устгаж чадна.

Бодит байдал:Та баримт бичгийн удирдлагын системийг хэрэгжүүлэхээр шийдсэн. Баяр хүргэе! Гэхдээ тэр даруй бутлагч руу гүйж болохгүй! Эдгээр баримт бичгийн ихэнх нь ёстойцаасан хэлбэрээр хадгалах.

Бүх бичиг баримтаа 3 бүлэгт хуваа.

1. Хуулийн дагуу цаасан хэлбэрээр хадгалагдах ёстой баримт бичиг, жишээлбэл, гарын үсэг бүхий анхны гэрээ.

2. Ажлын явцад танд цаасан хэлбэрээр хэрэг болох баримт бичиг.

3. Цаасан хэлбэрээр танд хэрэггүй болсон бичиг баримтууд.

Бутлагч руу шилжихээсээ өмнө та эдгээр 3 бүлгийн сүүлчийн хэсгийг л шүүрч авах боломжтой. Хэдэн сар/жилийн дараа та гурав, хоёрдугаар бүлгийн цаасан баримтыг хадгалах шаардлагагүй болох бөгөөд энэ нь таныг цаасгүй ажлын урсгалд улам ойртуулна.

Орчуулга: Ананина Анна (DIRECTUM).