إدارة المستندات الإلكترونية للشركات الصغيرة. نظرة عامة على أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المجانية. أنظمة أتمتة سير العمل المتكاملة

ليس سراً أن الإدارة الناجحة لأي عمل تعتمد بشكل أساسي على كيفية عمل آلية تبسيط الوثائق. بعد كل شيء ، يعد العمل بالأوراق ، على الرغم من أنه لا يجلب المتعة ، رابطًا مهمًا في إدارة الشركة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب التعامل مع الوثائق في الوقت المناسب ، وإلا فإنها ستبدأ في التراكم والضياع. من أجل تجنب الخسائر المحتملة ، تم إدخال نظام إلكتروني لإدارة الوثائق.

في هذا المقال سوف نشرح: ما هو EDMS؟ ما هي أنواعها ومزاياها وعيوبها؟

مع تطور الإنترنت ، أصبح وقت المجلدات السميكة والمحفوظات المتربة شيئًا من الماضي. الآن أصبحت عملية التعامل مع المستندات مؤتمتة بالكامل. يمكن العثور على الأوراق اللازمة بنقرة واحدة ، ويتم الأرشفة دون تدخل بشري على الإطلاق. EDMS يفتح مثل هذه الفرص للمؤسسات.

نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) هو برنامج خاص يتم من خلاله معالجة المستندات في شكل إلكتروني. بمعنى آخر ، بفضل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) ، من الممكن نقل المستندات بين الموظفين ، وإصدار المهام الفردية ، والأرشفة ، وما إلى ذلك.

بالتأكيد العديد من المنظمات قادرة على خلق المستندات الإلكترونيةوتخزينها ونقلها. ومع ذلك ، لن يكون للصيغة الإلكترونية أي أثر قانوني. من أجل زيادة وزن الورق الإلكتروني ، من المهم أن يتم التوقيع عليه من قبل الطرفين. في هذه الحالة ، يجب أن تكون المستندات مختومة بتوقيع إلكتروني خاص.

لذلك ، يمكن تقسيم SED إلى نوعين:

1. تدفق المستندات داخل الشركة بين الموظفين ؛
2. تدفق المستند بين شركات مختلفةوالمنظمات من خلال قنوات اتصال خاصة.

لاستخدام EDMS داخل المنظمة يتطلب برنامجًا خاصًا. عادة ما يسمى هذا البرنامج بمنصة التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI). بالإضافة إلى ذلك ، ل عملية متواصلةهذا البرنامج مطلوب معدات اختياريه. على سبيل المثال ، الخوادم وقنوات الشبكة وما إلى ذلك.

ستكون هناك حاجة إلى مشغل إدارة المستندات الإلكترونية إذا كنت بحاجة إلى العمل مع الأوراق بين شركتين مختلفتين. مثل هذا المشغل سيكون مساعدًا جيدًا. بعد كل شيء ، فهو يعرف كيفية تسليم الرسائل ، ويتحقق من التنسيق الذي يتم إرسال المستندات به ، ويتطلب ويتحكم في تثبيت التوقيع الإلكتروني ، ويخزن وأرشيف الأوراق بنفسه ، وما إلى ذلك.

وبالتالي ، فإن EDMS هو "نظام الدورة الدموية" للأعمال التجارية بأكملها. إنه يوفر الكثير من الوقت ، وبالطبع يكون له تأثير إيجابي على عمل المنظمة ككل. ولكن هل هناك دائمًا فائدة لهذا النوع من معالجة المعلومات؟ وهل EDMS قادر على إيذاء الأعمال؟ للإجابة على هذه الأسئلة ، تحتاج إلى النظر في الجوانب الإيجابية والسلبية لإدارة المستندات الإلكترونية.

إيجابيات وسلبيات التبادل الإلكتروني للبيانات

مثل أي عملية أخرى ، فإن التبادل الإلكتروني للبيانات له إيجابيات وسلبيات. يتم عرض المعلمات الرئيسية في الجدول أدناه.

مزايا

عيوب

ترتيب. يقوم النظام تلقائيًا بلصق الأرقام على المستندات ، مما يزيل جميع أنواع الأخطاء تتبع. في أي وقت ، يمكنك معرفة من يعمل مع المستند الحفظ. لن يتمكن الموظف من فقدان أو إتلاف المستند الإلكتروني استعادة . يمكن استعادة المستند المحذوف في أي وقت الحفاظ على الموارد المؤقتة. يصل النموذج الإلكتروني للمستند إلى كل موظف في غضون ثوانٍ ، بغض النظر عن موقعه. مناسب للعمل. إذا لزم الأمر ، يمكن للموظف تغيير الإصدار الأصلي من المستند. يتيح EDO استعادة كل منها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تتبع أسماء هؤلاء المتخصصين الذين عملوا على الورقة. التوفر. يعمل نظام التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. علاوة على ذلك ، عند الاتصال به عبر الإنترنت ، يمكن للموظف العمل مع الوثائق في أي وقت ، حتى لو كان في المستشفى أو في إجازة. تخطيط. يسمح النظام للمتخصصين بالتخطيط لتقدم العمل بالأوراق. يمكنك تحديد تاريخ ووقت التنفيذ وكذلك الأمر. وفي الوقت المناسب ، سيوجه البرنامج نفسه الموظف إلى ضرورة إكمال عمله. بحث مريح. تم تصميم البرنامج بطريقة تجعل من الممكن العثور عليه ملفات مطلوبهليس فقط بالاسم ، ولكن أيضًا بالكلمات الرئيسية. توفير الورق. ليست هناك حاجة لطباعة الوثائق ، وربطها في مجلدات وإجراء جرد. يتم تخزين جميع المعلومات في شكل إلكتروني ، وفي أي وقت يمكن إخراج المستند الضروري على الورق.

إنفاق المال. سيتطلب إنشاء التبادل الإلكتروني للبيانات تكاليف مالية معينة. المال ضروري للبرامج والأجهزة. يعتمد مقدار التكاليف على عدد الموظفين المتصلين. في المتوسط ​​، سيكون هذا المبلغ حوالي 100000 روبل (*). استخدم على الفور SED - لن يعمل. بمجرد الشراء ، يستغرق تثبيت البرنامج وتنفيذه وتصحيح أخطائه وقتًا طويلاً ، فضلاً عن المهارات الخاصة. تمرين. من أجل استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بشكل صحيح ، يجب أن يخضع جميع الموظفين المعنيين لتدريب خاص. حماية. من أجل سلامة المعلومات ، يجب على قادة الشركة إيلاء اهتمام خاص للأمن. وهي الإفراج التوقيع الإلكتروني، وتحديد أي من الموظفين ، وما هو الوصول إلى الأوراق ، وسيكون من الضروري أيضًا حماية البرنامج من الاختراق من الخارج. مطلوب مسؤول. يجب أن يكون لدى موظفي المنظمة شخص قادر على حل المهام الحالية للعمل في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. وهي تصحيح أخطاء الخادم ، لمساعدة المستخدمين ، لمراقبة أداء النظام. مطلوب نسخ احتياطي دائم. من أجل الحفاظ على المعلومات ، يجب على المستخدمين حفظ المستندات بشكل دائم. في بعض الحالات ، يلزم وجود مستند إلكتروني وورقي. إذا لم يكن لدى الشريك ، على سبيل المثال ، نظام EDMS مثبت ، فعند العمل معه ، يجب أن تكون الوثائق في شكل إلكتروني وورقي.

التكلفة الحقيقية لإدارة المستندات الإلكترونية للشركات الصغيرة

(*) إذا كانت الشركة صغيرة ، وسيقوم صاحب العمل (أو رجل الأعمال الفردي نفسه) بالتوقيع على المستندات شخصيًا ، فستكون التكاليف ضئيلة. وهي تتألف من شراء توقيع رقمي إلكتروني - 1500 روبل والوصول إلى خدمة إدارة المستندات الإلكترونية - من 100 روبل.

بالنسبة للأحجام الصغيرة ، يوصي محررونا بخدمة Kontur.Diadoc. إذا قمت بتحديد التعريفة عالمي"، فإن التكاليف ستكون 9 روبل فقط لكل مستند يتم إرساله. عند المقارنة مع إرسال المستندات الأصلية بالبريد ، فإليك إرسال واحدة خطاب مسجلداخل المنطقة سيكون على الأقل 50 روبل. الفرق واضح:

يمنح النظام جميع المستخدمين الجدد 50 تحويلاً ترحيبيًا للوثائق الإلكترونية.

كما يتضح من الجدول ، على الرغم من الجوانب الإيجابية ، فإن حوار الخبراء الاستراتيجي له أيضًا جوانب سلبية. في الأساس ، يعود ذلك إلى التكاليف المادية ، والتي ، كما اتضح فيما بعد ، قد لا تكون صغيرة.

ستتكبد الشركة تكاليف كبيرة ليس فقط لتثبيت البرامج وشراء المعدات اللازمة ، ولكن يجب أيضًا تعيين موظف ، بدون مهاراته الخاصة ، لن يعمل نظام إدارة المستندات الإلكترونية ببساطة. يحتاج هذا الموظف أيضًا إلى دفع راتب. وهذا عنصر تكلفة آخر.

لكن لا تنس أن الجهود المبذولة ستؤتي ثمارها في المستقبل ، وستستفيد الشركات التي تعمل مع EDMS فقط. بعد كل شيء ، لن يوفروا وقت معالجة المعلومات فحسب ، بل سيقللون أيضًا بشكل كبير من تكلفة الدفع مقابل الخدمات ، على سبيل المثال ، أمين المحفوظات. بالإضافة إلى كل شيء آخر ، لا يتطلب الأرشيف الإلكتروني أماكن إضافية وشراء أدوات مكتبية إضافية ونقاط أخرى.

ما هو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية؟

كقاعدة عامة ، هذا هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDM) ، حيث يمكنك إنشاء المستندات الإلكترونية وإرسالها واستلامها وتوقيعها. إنها معادلة للورق بتوقيع بخط اليد. لإجراء إدارة المستندات الإلكترونية ، تحتاج إلى شهادة توقيع إلكتروني.

تتكون الواجهة عادة من 2-3 علامات تبويب ، بما في ذلك المقاولون (شركاؤك وعملائك المشاركون في التبادل الإلكتروني للبيانات) وعلامة التبويب الرئيسية - المستندات. في علامة التبويب هذه ، سيحتوي القسمان الوارد والصادر على المستندات التي قمت بإرسالها واستلامها.

أنواع التبادل الإلكتروني للبيانات

مما لا شك فيه ، عند إدخال إدارة الوثائق الإلكترونية ، تركز المنظمات بشكل كبير على الكفاءة. من الصعب تحديد نوع التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) لمنظمة معينة سيكون أكثر فعالية. كل هذا يتوقف على اتجاه المؤسسة وعملياتها التجارية.

ومع ذلك ، هناك مؤهل عام للتبادل الإلكتروني للبيانات من حيث الوظائف وتكنولوجيا التحكم والمكونات المكونة ، إلخ. في هذا الصدد ، يمكن تمييز الأنواع الرئيسية لـ SED:

• نظام المكتب. هذا النوع مخصص لإجراء الأعمال المكتبية للمؤسسة. علاوة على ذلك ، يتم تنفيذ العمل وفقًا لجميع القواعد المقبولة مع التحكم الرأسي ، أي من الأعلى إلى المرؤوس ؛
• المحفوظات الإلكترونية. الهدف الرئيسيمثل هذا النظام هو تنظيم العمل على تخزين الوثائق. من بين أشياء أخرى ، يسمح البرنامج للمستخدم بالعثور بسهولة على الورق اللازم. ومع ذلك ، فإن نقل الوثائق في مثل هذا النظام لن يكون ممكنا ؛
• أنظمة سير العمل. هذا النوع من النظام منتشر بين المستخدمين لأن مهمته الرئيسية هي تنظيم وأتمتة العمليات التجارية. من السهل التعامل مع مثل هذه البرامج ، وسير العمل هو مجرد ذريعة لوجود لحظات عمل ؛
• أنظمة ECM. يسمح البرنامج للمستخدم بإدخال حداثة في نظام إدارة المؤسسة. بمساعدة الأنظمة المعقدة ، من الممكن إدارة: المستندات والتوقيعات وسير العمل ومعرفة الموظف وما إلى ذلك. هذا النوعسيكون التبادل الإلكتروني للبيانات أكثر تكلفة ، لأنه يوفر وظائف متقدمة للمستخدم.

تجدر الإشارة إلى أن كل نوع من أنواع EDMS يصبح الأكثر طموحًا من النوع السابق ، ويعطي المزيد من الاحتمالاتالمستخدمين. ومع ذلك ، لتقدير الفوائد الكاملة لإدارة المستندات الإلكترونية ، عليك اتخاذ القرار الصحيح.

كيفية اختيار SED المناسب

كما ذكرنا سابقًا ، يعد اختيار نظام EDMS عملية معقدة تتطلب اهتمامًا خاصًا. من بين أمور أخرى ، يجب أن تأخذ إدارة الشركة في الاعتبار عددًا كبيرًا من العوامل الحاسمة ، مثل اتجاه المؤسسة والموظفين وما إلى ذلك.

على سبيل المثال ، ل منظمة تجاريةسيكون من الصحيح تثبيت EDMS بين الموظفين وبين الشركاء. بهذه الطريقة فقط ستكون المؤسسة قادرة على الحصول على الفوائد الاقتصادية اللازمة.

ل معهد عاممن الأفضل التركيز على تفاصيل عمله ، والاهتمام بشكل أكبر بإنشاء الأرشيفات الإلكترونية. كما يلزم تدريب الموظفين على العمل معهم.

عند اختيار EDMS واحد أو آخر ، من المهم النظر في ما إذا كان النظام يلبي المتطلبات المذكورة. وتشمل هذه:

• اكتمال الوظائف ؛
• سهولة الاستعمال؛
• بأي سرعة سيتم إدخال هذا النظام في سير العمل ؛
• وجود الإعدادات ، ويجب أن تكون مرنة ؛
• هل النظام لديه القدرة على توسيع الوظائف ؛
• هل من الممكن تعديل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) مع البرامج الموجودة في المؤسسة ؛
• سهولة التكيف
• توافر الدعم الفني. من المهم أن تكون هذه المساعدة على مستوى عالٍ ؛
• سمعة الشركة المصنعة ، إلخ.

مع الأخذ في الاعتبار هذه الحقيقة ، يجب على المستخدم الالتزام بالإجراءات التالية:

1. اكتشف الوظائف. ينبغي إيلاء اهتمام خاص لفصل "الفرص". من المهم أن تحدد الشركة المصنعة على وجه التحديد قائمة المهام التي يؤديها البرنامج. إذا لم تكن هناك تفاصيل محددة ، فإن الأمر يستحق التخلي عن نظام EDMS هذا ؛
2. توافر العروض التقديمية المواضيعية. من المهم أن يحتوي البرنامج على مادة تجريبية ، وبالتالي تشرح للمستخدم كيفية استخدام الوظيفة ؛
3. دراسة لقطات. لذلك سيكون المدير قادرًا على التأكد مما إذا كانت الوظيفة بسيطة حقًا ، وما إذا كانت تحتوي على المتطلبات المذكورة ؛
4. تأكد من قراءة التعليقات من المستخدمين الحقيقيين. معظم الخيار الأفضل- يشاهد مقاطع الفيديو على موقع يوتيوب.
5. تقدم العديد من الشركات المصنعة للمديرين التنفيذيين تجارب مجانية. لذلك سيتمكن المستخدم من فهم ما إذا كان المنتج المحدد مناسبًا أم لا ؛
6. بالنسبة لتكلفة البضائع ، فمن الواضح أن هذا العنصر لا يمكن إلا أن يثير المشتري. من الصعب تحديد التكلفة الحقيقية لنظام EDMS ، ولكن الأمر يستحق استكشاف ما يصل إليه هذا الرقم أو ذاك. لذلك ، ستساعد الدراسة التفصيلية لقائمة الأسعار المشتري على تجنب التكاليف والنفقات غير المتوقعة.

يجدر تذكر ما يجب القيام به الاختيار الصحيحفقط متخصص سوف يساعد. لذلك ، يجب أن يتم اختيار وتركيب نظام EDMS فقط تحت إشراف شخص لديه مهارات خاصة.

نظرًا لارتفاع التكلفة ، لا تعمل جميع المنظمات في بلدنا مع EDMS. في الوقت الحالي فقط الشركات الكبيرةالقيام بالأعمال الورقية إلكترونيًا. لكن الأمور تتغير ، ومن المحتمل أن تكون الحاجة إلى العمل بمساعدة نظام EDMS موضع تقدير في المستقبل القريب ، وستكون العديد من الشركات قادرة على تحمل تكاليف إجراء الأعمال الإلكترونية. لذلك ، سيصبحون الأكثر فعالية ونجاحًا!

يبدو لي أن الأعمال التجارية الصغيرة مهمة للسوق ، نظرًا لأن عدد العملاء الفيدراليين الكبار محدود ، وقد قرر جميعهم تقريبًا اختيار المنصات والبرامج. والآليات التي تعمل هناك ليست مبنية على السوق بشكل كبير.

لذلك إذا تحدثنا بشكل خاص عن السوق ، فإن الإمكانات الرئيسية لتوسيع قاعدة العملاء هي مجرد شركة صغيرة. عندما ترى الشركات الصغيرة الفوائد الحقيقية للإدارة الإلكترونية للوثائق وعندما تبدأ وظيفة EDMS في عكس احتياجاتها الحقيقية ، وليس إعادة إنتاج الوزارة في صورة مصغرة ، فإن هذا السوق سيصبح ضخمًا مثل المحاسبة. هل يمكن لأحد بائعي EDMS تكرار نجاح 1C؟

إذن ، 5 خرافات حول EDMS للشركات الصغيرة:

على الرغم من نمو الاستعداد لإدارة المستندات الإلكترونية خلال السنوات القليلة الماضية ، لا يزال الناس يفتقرون إلى فهم بعض جوانب التكنولوجيا. غالبًا ما يخطئون في إدارة الملفات من أجل إدارة محتوى المؤسسة أو EDMS ، والتي يمكن اعتبارها جزءًا من ECM. سنحاول هنا تبديد خمس خرافات ، خاصة في بؤرة تحديات الأعمال الصغيرة.

الخرافة الأولى: لدي File Explorer ، لذا فأنا لست بحاجة إلى EDMS منفصل
في الواقع ، يسمح لك Windows Explorer بإدارة الملفات ، ولكن هذه ليست سوى أداة أساسية ، وأهمها هو هيكل المجلد الهرمي.

حتى المهمة الأساسية ، عندما تريد تجميع المستندات حسب المنتجات والعملاء الذين يستخدمون المجلدات ، لا يتم حلها - يطلب العميل A المنتجات X و Y. العميل B - المنتجات X و Z. نريد أن نرى الطلبات حسب المنتجات والعملاء و يسمح لك أي نظام DBMS أو حتى Excel بالقيام بذلك. لكن فرز المستندات في مجلدات بهذه الطريقة لن ينجح.

نظريًا ، يمكنك استخدام العلامات والروابط ، لكن هذا في الواقع غير مريح. اتضح أنه بمساعدة نظام الملفات ، من المستحيل بناء نظام مناسب لتصنيف المستندات والبحث عنها.

الأسطورة رقم 2. لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى EDMS
ليس هناك ما هو أبعد عن الحقيقة. الأعمال التجارية الصغيرة تعمل في ظل قيود شديدة على الموارد ، ولن يقوم أحد بالتوظيف موظفين إضافيينلأداء العمليات الروتينية مع المستندات ، لوضعها وتصنيفها والبحث فيها. حتى هؤلاء الموظفين ، يجب أن يعملوا بشكل أكثر إنتاجية. يمكن أن يضمن وجود EDMS في المنظمة ذلك المستندات المطلوبةسيكون متاحًا بنقرة واحدة على الماوس.
(حسنًا ، ربما اثنان أو ثلاثة ، والتي لا تزال أسرع من البحث في الأوراق أو تخزين الملفات.)

الأسطورة رقم 3. EDMS معقد للغاية بالنسبة للشركات الصغيرة
عادة ما تكون متطلبات تدفق المستندات في الأعمال التجارية الصغيرة أبسط ويمكن للمالكين صياغتها أمام المقاول. هناك منتجات كافية في السوق يسهل تنفيذها. يمكنك البدء بقسم أو وظيفة واحدة ، مثل إدارة الحساب. انظر كيف يؤثر هذا على الكفاءة. ثم يمكنك التوسع في المنظمة بأكملها. تأكد من أن EDMS يلبي المتطلبات التالية: واجهة مستخدم بسيطة ، سهولة التثبيت والتكوين ، مفهوم و دليل كاملوتوافر دعم فني عالي الجودة.
(سأضيف من نفسي - لا تحاول أن تصبح مثل مكتب بيروقراطي كبير! احفظ أسلوب عملك. من الأفضل تدريب الموظفين ، لا يجب عليك التوفير في هذا. من الأفضل التوفير في تحليل عمليات الأعمال ورسمها. أنت تفهمها بالفعل. وإذا لم تكن كذلك ، فعلى الأرجح لم تعد الأعمال صغيرة.)

عدد الأسطورة 4. EDMS مكلف للغاية بالنسبة للشركات الصغيرة
لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى حلول متكاملة معقدة للغاية ، والتي يتم تنفيذها عادة في الشركات الكبيرة. ولست بحاجة إلى الكثير من قابلية التوسع ، لأنه سيكون هناك عدد قليل من المستخدمين. بناءً على ذلك ، يمكنك اختيار حل يكون سعره معقولًا تمامًا. بالإضافة إلى ذلك ، سيساعد الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية في تقليل تكاليف الطباعة. (لكن هذا يحتاج إلى التعامل معه وإدارته بوعي ، وإلا فإن تكلفة الورق سترتفع فقط).
(ومرة أخرى ، سأقول ذلك لنفسي - حساب عائد الاستثمار عند تنفيذ EDMS أمر مظلمة. سيخبرك المحللون بأي شيء. ثق في حدسك. بشكل عام ، يجب أن يساعد EDMS في تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية.)

الأسطورة رقم 5. يمكنك التخلص تمامًا من المستندات الورقية بعد تقديم EDMS
لذلك ، لقد قمت بتطبيق EDMS في عملك الصغير. تهانينا! لكن لا تتسرع في الحصول على آلة تمزيق جديدة. لا تزال هناك حاجة إلى المستندات الورقية. دعونا نقسمهم إلى ثلاث مجموعات:
1) المستندات التي يجب أن تكون في شكل ورقي بموجب القانون. على سبيل المثال ، العقود والوثائق الرسمية الأخرى.
2) المستندات التي تظل في شكل ورقي لأن العمليات التجارية مبنية على هذا النحو. طالما أن السعاة ليسوا مجهزين بأجهزة iPad ، فهم بحاجة إلى أوراق.
3) المستندات التي لا يجب أن تكون في شكل ورقي. كل أنواع التقارير والمذكرات والتطبيقات وما إلى ذلك - كل ما لم يقع ضمن المجموعتين الأوليين. يمكن حملها بأمان في الشيردر.

بعد شهور وسنوات ، ستنتقل الوثائق من المجموعتين الأوليين تدريجياً إلى المجموعة الثالثة. تتغير التشريعات وتتطور التقنيات ، وقد يكون من الأسهل قريبًا إعطاء كل ساعي جهازًا لوحيًا وعدم العبث بالورق. هذه هي الطريقة التي سنصل بها يومًا ما إلى مكتب بلا أوراق.

) NauDoc - للتحسين النوعي لعملية العمل مع مستندات المديرين والمتخصصين في الموضوع من جميع المستويات ، لتقليل وقت العمل الروتيني مع المستندات ، وبعبارة أخرى ، أتمتة سير العمل في المؤسسة

NAUDOC هو منتج برمجي لأتمتة أعمال المكتب وسير العمل والعمليات التجارية التي طورتها NAUMEN. يتيح لك NAUDOC إدارة معالجة المستندات والتحكم في انضباط الأداء ، وتلقي معلومات شاملة حول تقدم المهام.

يعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية NauDoc مناسبًا على النحو الأمثل لأتمتة سير العمل للشركات المتوسطة والصغيرة وشركات الإدارة ، منظمات التصميم، والتقسيمات الفرعية للهياكل القابضة ، وكذلك لحل مهام محددة لأتمتة سير العمل التي تواجه التقسيمات الفرعية الشركات الكبرى(ضمان العمل مع الوثائق التنظيمية وفقًا لـ متطلبات ISO 9001: 2000 ، التفاعل بين الموظفين وخدمة الأفراد ، إلخ).

باستخدام NAUDOC ، من الممكن تنظيم مستودع واحد من المستندات مع حقوق الوصول بناءً على الأدوار ، مما يسمح للموظفين بالوصول إلى المستندات في أي وقت وفي في أسرع وقت ممكنالعثور على جميع المعلومات اللازمة ، بغض النظر عن وجود صاحب المستند في مكان العمل. تسمح لك دفاتر السجلات بتسجيل الأوراق الواردة والداخلية والصادرة ، وتتبع حركة النسخ الورقية من المستندات داخل المؤسسة.

تتيح ضوابط انضباط الأداء في NAUDOC إمكانية تعيين المهام للموظفين في النظام ، والتحكم في تنفيذها ، وتتبع المواعيد النهائية ، وإرسال الأوراق للموافقة عليها ، وإرسال الأوراق المعتمدة للمراجعة من قبل المستخدمين الآخرين للنظام. جلسة دورة الحياةبالنسبة لفئات المستندات ، يسمح لك بتحديد المسارات النموذجية لحركة المستندات ، وتكوين التوجيه التلقائي وتعيين المهام.

يتم تنفيذ جميع الإجراءات مع المستندات والمهام من خلال واجهة ويب ، والاتصال بالنظام من أي مكان في العالم ، وبالتالي إنشاء مساحة معلومات واحدة للمؤسسة ، بما في ذلك الفروع البعيدة والعاملين المتنقلين.

الفوائد التي يوفرها استخدام نظام إدارة المستندات الإلكترونية NauDoc:

تبسيط إجراءات الموافقة على الوثائق من قبل المسؤولين

• بعد إنشاء المستند ، يرسله الموظف للموافقة عليه إلى دائرة معينة من الأشخاص وفقًا لإجراء الموافقة على المستند المعتمد في المؤسسة.
• عند العمل بشكل جماعي ، يتم تنفيذ جميع الإجراءات على مثيل واحد من المستند. يحصل مستخدمو NauDoc الذين وافقوا على مستند على حق الوصول إليه أثناء العمل.
• في أي مرحلة ، يمكن إنشاء تقرير موافقة (يشير إلى اسم ومكان الموافقة والوقت المحدد للموافقة على المستند).

إمكانية تسجيل المستندات الإلكترونية والورقية في النظام

• يتم تسجيل المستند في سجل التسجيل تلقائيًا في مرحلة معينة من العمل مع المستند.
• بالنسبة للمستندات الورقية ، يتم إنشاء بطاقة إلكترونية خاصة في النظام ؛ ويمكن إرفاق نسخة ممسوحة ضوئيًا من المستند بالبطاقة.

تسريع البحث عن المستندات بالتفاصيل والمحتوى

• سيوفر لك نظام NauDoc القدرة على العثور على جميع المستندات فورًا باستخدام سمة معينة (على سبيل المثال ، رقم تسجيل أو وصف قصير).

تبسيط العمل بالوثائق التنظيمية والإدارية

• يقوم المستخدم بإنشاء مستند في نظام NauDoc ، وفقًا لقالب محدد مسبقًا. لإنشاء مستند ، تحتاج إلى تغيير قيم التفاصيل في بطاقة التسجيل الخاصة به ، وسيتم وضعها تلقائيًا في نص المستند. إذا لزم الأمر ، يمكنك السماح للمستخدم بتغيير نص النموذج.
• بعد إنشاء المستند ، يرسله الموظف للعمل إلى دائرة معينة من الأشخاص وفقًا للإجراء المعتمد في المنظمة.
• النظام "يعرف" ترتيب الموافقة: يتحكم في المواعيد النهائية المجدولة في المراحل ، ويخطر الأشخاص المسؤولين، يرسل النظام أيضًا إشعارات حول نقل مستند من مرحلة إلى أخرى.
• يتم تسجيل المستند في سجل التسجيل تلقائيًا في مرحلة معينة من العمل مع المستند. في هذه الحالة ، يتم تعيين رقم تسجيل للمستند وتعيين تاريخ التسجيل.

ادارة العمليات

• يسمح لك نظام NauDoc بأتمتة الإنتاج أو ملفات عمليات إداريةشركات. يسمح لك بتسليط الضوء على المراحل والأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية التنظيمية. يتيح لك ذلك الإبلاغ عن المرحلة التي تكون فيها كل حالة من هذه العملية ، للعثور على "الاختناقات" والأشخاص المسؤولين بسبب عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، لإجراء العملية قبل إجراء التغييرات.

تبسيط العمل مع المراسلات الواردة والصادرة

• يمكن تكوين NauDoc كعميل بريد إلكتروني ، مما يسمح لك بالعمل مع الوثائق الواردة والصادرة كما هو الحال مع المستندات العادية في النظام.
• عند معالجة المراسلات الواردة ، يتم استلام الخطابات من قبل السكرتير ، ويسجل الرسائل في سجل المراسلات الواردة ، ويتم تلقائيًا تعيين رقم تسجيل للمستند. بعد التحضير ، يتم إرسال الوثيقة إلى الرئيس للحل ، وفقًا للإجراء المتبع في المنظمة. بعد الدراسة ، يتم إرسال المستند للتعريف به أو تنفيذه لموظفي المؤسسة.
• عند معالجة المراسلات الصادرة ، يقوم الموظف بإنشاء خطاب وفقًا للقالب المقبول في المؤسسة ، وإرساله للموافقة عليه إلى الرئيس ، وفقًا للإجراء المتبع في المنظمة. بعد الموافقة على الوثيقة ، يتم إرسالها تلقائيًا إلى السكرتير. يقوم السكرتير بتسجيل الخطاب في السجل وإرساله إلى بريد إلكتروني. في هذه الحالة ، يتم تخزين جميع المستندات في النظام وتكون متاحة للبحث.

إنشاء بوابة إلكترونية للشركة ومصدر إنترنت للشركة

• يسمح لك NAUDOC بإنشاء مواقع الإنترنت والإنترانت وإدارة وضع المحتوى (وظيفة المحرك). يمكن أن يكون المحتوى أوراقًا ، الصور الرسوميةوغيرها من كائنات NAUDOC.
• تطوير وتحرير ملائم لصفحات الموارد في محرر WISYWIG المدمج ، التحكم في الإصدار.
• إدارة نشر الأخبار والاستبيانات والتصويت.
• تطوير وإعادة تصميم صفحات الموارد المضمنة.
• التحكم في الوصول المركزي في أقسام المورد ، والقدرة على تنسيق المستندات قبل النشر على مورد ويب.

السمات التكنولوجية للنظام

• تتيح لك واجهة الويب بنسبة 100٪ الاتصال بالنظام من أي مكان في العالم ، مما يؤدي إلى إنشاء مساحة معلومات واحدة للمؤسسة وفروعها البعيدة والعاملين المتنقلين.
• نظام مبني مع برمجةللمسح الضوئي والتعرف على النص ABBYY FINEREADER Scripting Edition ؛
• يسمح النظام للمصادقة والترخيص للأشخاص في خدمات الدليل الخارجية ، مثل LDAP أو Microsoft Active Directory ؛
• يحتوي النظام على وحدة نمطية للعمل مع التوقيع الرقمي الإلكتروني () ومن الممكن تشغيل التوقيع الرقمي لأي مزود تشفير يدعم واجهة Microsoft CRYPTOAPI.

يعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية NauDoc مناسبًا على النحو الأمثل لأتمتة سير العمل للشركات المتوسطة والصغيرة ، وشركات الإدارة ، ومؤسسات التصميم ، وأقسام الهياكل القابضة ، وكذلك لحل مهام محددة لأتمتة أقسام الشركات الكبيرة التي تواجه سير العمل (ضمان العمل مع الوثائق التنظيمية وفقًا لمتطلبات ISO 9001: 2000 ، التفاعل بين الموظفين وخدمة الموظفين ، إلخ.

تم تصميم نظام إدارة المستندات الإلكترونية NauDoc للعمل المريح لما يصل إلى 50 مستخدمًا يمكنهم إنشاء ما يصل إلى 5000 مستند سنويًا. هذه هي القيود التكنولوجية لمنصة برامج Zope التي تم تطوير المنتج عليها.

من الملاحظات العملية ، يمكن تمييز العوامل التالية:

• موثوقية عالية للنظام. لمدة 4 سنوات من التشغيل لا يوجد فشل واحد.
• درجة عاليةحماية النظام من هجمات القراصنة
• وظائف جيدة لنظام مجاني ، ولكنها سيئة للغاية بالنسبة لنظام مدفوع
• تحميل كبير على الخادم حتى مع وجود قاعدة بيانات صغيرة. يبدو أن تحسين مؤشر الترابط الضعيف هو الجاني. ومن هنا جاء العمل البطيء مع المستندات.
• الإزعاج من إدخال البيانات في قاعدة البيانات.
• سهولة الاستخدام على هذا النحو مفقودة يبدو أن المبرمجين كتبوا النظام لأنفسهم وليس للبيع.
• الانطباع عن تخلف النظام.
• دعم تقني ومعلوماتي ضعيف (بطيء) في المنتدى ، حتى بالنسبة للعملاء الذين يدفعون الثمن
• في النسخة المجانية تبدأ من قدر معينالمهام المتراكمة - يُرجع البحث إجابات غير صحيحة.
• في النسخة المدفوعة ، بدءًا من عدد معين من المهام المتراكمة - يبدأ البحث في ارتكاب أخطاء عند اختيار منطقة البحث ، والبحث عن المستندات في المكان الخطأ ، ولا يفهم شروط البحث المنطقي القياسية.
• رمز النظام مفتوح ، لكن من غير الواقعي تغيير أي شيء يدويًا.

منصة: Windows، Linux / Unix، Solaris، FreeBSD

NAUDOC متاح في إصدارين: NAUDOC Free و NAUDOC Enterprise

اترك تعليقك!

المتطلبات الرئيسية التي يجب أن يفي بها نظام إدارة المستندات الإلكترونية:

• تخزين موثوق به وسهولة البحث عن الوثائق.
• دعم وأداء المهام الكتابية.
• التحكم في الوقت المناسب في تنفيذ المستندات وتوجيهها.
• إنشاء التقارير التحليلية.
• ضمان أمن المعلومات.

يحتوي EDMS الحديث أيضًا على وظائف للتفاعل مع العملاء ومعالجة طلباتهم والمزيد أدوات مفيدةمما يسمح بحل العديد من المشاكل التطبيقية.

أنواع أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية

هناك أنواع مختلفة من تصنيف أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، ولكن التصنيف الأكثر دلالة هو تقسيم EDMS حسب وظيفة العنوان. يتم وضع أي EDMS من قبل مطوره على النحو المصمم بشكل أساسي لأداء نوع معين من المهام. هذا لا يعني أنه لا يوفر أي تقنيات إضافية متأصلة في معظم "الإخوة". مجرد مجموعة من الأدوات لكل نظام إلكتروني لإدارة المستندات لها نقاط قوتها و الجوانب الضعيفة. في التصنيف وفقًا للعنوان الوظيفي ، يتم أخذ ذلك في الاعتبار فقط نقاط القوةسيدوف.

لذلك ، يبدو مثل هذا:

• EDMS مصمم للإبداع والعمل معه التوثيق الإلكتروني، وكذلك نظائرها الرقمية للوثائق الورقية.
• أنظمة المحاسبة التي تعمل على أتمتة تسجيل الأحداث والوثائق طوال دورة حياتها بالكامل (خزائن الملفات الإلكترونية).
• EDMS ، وتتمثل مهمته الرئيسية في أتمتة العمل مع مستودعات معلومات الشركة الكبيرة.
• أنظمة إدارة المحفوظات الإلكترونية مع التوثيق.
• EDMS ، وظيفته متخصصة في الاستخراج معلومات ضروريةمن المحفوظات والمصادر الإلكترونية الأخرى.
• الأنظمة التي تدير عمليات الشركة ومعالجة المستندات وأنشطة موظفي المنظمة الذين يشاركون في العمل مع مستندات الأعمال.
• EDMS للمعلومات التي تدير أجهزة تخزين البيانات.

يوجد أيضًا تصنيف موجز لـ SEDs حسب بلد المنشأ ، وتستخدم فقط في روسيا. وفقًا لذلك ، يتم تقسيم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في بلدنا إلى أنظمة محلية ومستوردة وروسية ، تم تطويرها على منصة Lotus / Domino الأجنبية. تتضمن مراجعتنا أمثلة على اثنين فقط من EDMS أجنبي - EMC Documentum و Lotus Domino.Doc. جميع EDMS الأخرى لديها "جنسية" من روسيا.

TOP-10 أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

قمنا بتقييم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية ، مع التركيز على المقارنة بين خمسة معايير حاسمة عند اختيار EDMS لأتمتة إدارة المستندات في مؤسسة. المقياس عشر نقاط.

ملاحظة: التقييم النهائي للنظام في الجدول لا يدعي أنه موضوعي بنسبة 100٪ ويعكس رأي المؤلف ، بناءً على تحليل متعمق لهذا الموضوع. يتم إجراء هذه المراجعة لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية فقط بين منتجات البرامج عالية الجودة التي يمكن اختيارها بأمان لاستخدامها في أنواع مختلفة من الأعمال.

قضية

يعد نظام إدارة المستندات الإلكترونية هذا رائدًا معترفًا به في فئته في جميع أنحاء الفضاء ما بعد الاتحاد السوفيتي بأكمله. تقوم كل من أكبر المقتنيات والشركات والشركات الصغيرة بتنفيذ توزيع المستندات والعمل المكتبي بنجاح فيها. فيما يتعلق بهذا النظام ، من المناسب تطبيق الحشو: يعرف "DELO" عمله. في الواقع ، يعد هذا البرنامج مثاليًا للأتمتة العميقة لعمل المكتب وسير العمل.

الايجابيات

• القدرة على تتبع جميع مراحل حركة أي مستند إلكتروني.
• البساطة والراحة في إنشاء مشاريع التوثيق.
• التصحيح العام ووظائف النظام.

سلبيات

• تتضمن السلبيات "الممتدة" واجهة قديمة إلى حد ما وصعوبة معينة في إتقانها.

ماهو السعر؟

يعتمد سعر ترخيص استخدام نظام "DELO" في مكان عمل واحد (DBMS - Oracle) على العدد الإجمالي المخطط لهذه الأماكن ويتراوح من 11000 روبل (201-500 ص / م) إلى 13400 روبل (1-5 ص). / م). إذا كانت المؤسسة تستخدم Microsoft SQL Server DBMS ، فحينئذٍ يكون الترخيص لأحدها مكان العملسيكلف من 7200 إلى 9500 روبل ، على التوالي.

المنطق

كان برنامج Logic SED يسمى Boss-Referent حتى عام 2012 وكان أحد أكثر البرامج شعبية الأنظمة الروسيةإدارة الوثائق الإلكترونية ، منافس جاد لشركة Delo EDMS. لم يؤثر تغيير الاسم على جودة منتج البرنامج هذا ، ولا يزال موثوقًا به و نظام وظيفيلإدارة المكاتب في المؤسسات من أي نوع وحجم.

الايجابيات

• القدرة على بناء مسارات معقدة متعددة المستويات للموافقة على الوثيقة.
• درجة عالية من حماية بيانات المستخدم.
• سهولة نسبية في إتقان المكونات الرئيسية للنظام.
• عمليات معالجة المستندات المرنة والقابلة للتخصيص.

سلبيات

• التمايز غير الملائم لحقوق الوصول مع دوران الموظفين الجاد.
• ليس العمل الأكثر ضميرًا للدعم الفني.
• واجهة قديمة.

ماهو السعر؟

تعتمد تكلفة الترخيص الواحد لاستخدام هذا البرنامج على عدد الموظفين المرتبطين به. إذا كان عددهم لا يتجاوز 49 شخصًا ، فسيكون السعر 5900 لكل مكان عمل ؛ من 50 إلى 199 عامل متصل - 5200 روبل ؛ وإذا كان هناك أكثر من 200 وظيفة ، فسيكون سعر ترخيص واحد ضئيلًا - 4900 روبل.

الفرات

تم تصميم نظام إدارة المستندات الإلكترونية هذا في الامتثال الكامل لمتطلبات المعيار جودة ISO 9000 و GOST الروسية في مجال العمل المكتبي. تختلف "EUFRATS" عن "زملائها" في وجود العديد من تطويرات البرامج الفريدة الخاصة بها والتي لا يمكن العثور عليها في EDMS المنافسة. تكنولوجي بحت هذا النظامهي واحدة من أكثر "تقدمًا" في العصر الحديث السوق الروسيسيدوف.

الايجابيات

• تتضمن حزمة التسليم لهذا النظام نظام Nika DBMS المدمج ، والذي يحرر تلقائيًا منظمة المستخدم من شراء برامج إضافية.
• واجهة ودية مع تصميم جميل لا ينسى.
• آلية دور مدمجة لإدارة حقوق الوصول.

سلبيات

• سرعة بطيئة جدًا ، خاصة على أجهزة الكمبيوتر الضعيفة.
• فشل دوري في العمل وبطء الدعم الفني.

ماهو السعر؟

يكلف الترخيص القياسي مع تثبيت النظام على خادم المؤسسة الخاص من 5200 إلى 7300 روبل لكل محطة عمل ، والمزيد من المستخدمين - السعر أقل. ومع ذلك ، هناك أيضًا خيار وضع مكون الخادم على معدات الشركة المصنعة. في هذه الحالة ، يتم تطبيق نظام رسوم الاشتراك - أربعة تعريفات ، تكلف من 10000 إلى 95000 روبل شهريًا.

1C: أرشيف

يعد هذا أحد أفضل البرامج وأكثرها تنوعًا بالتأكيد لإدارة مستندات المؤسسة. 1C: الأرشيف يوفر تخزينًا موثوقًا به ، والأهم من ذلك ، تخزينًا مركزيًا لوثائق الأعمال بتنسيقات مختلفة ، مع إمكانية الوصول إليها من قبل الموظفين المعتمدين الذين يمكنهم تحرير الملفات.

الايجابيات

• خوارزمية دقيقة بحث سريعالبيانات اللازمة.
• القدرة على تخزين المستندات من أي نوع - من النصوص والرسومات إلى ملفات الصوت والفيديو.
• أوسع قابلية للتوسع تسمح لك باستخدام هذا البرنامج بنجاح في كل من المؤسسات الكبيرة والصغيرة.
• الميزة الرئيسية لـ 1C: Archive ، الذي يميز هذا البرنامج عن المنافسين ، هو التركيبة المثلى لسعر المنتج وإمكانيات وظائفه.
• دعم التكامل مع التطبيقات الخارجية.

سلبيات

• تستهلك الكثير من موارد النظام.
• زيادة صعوبة إتقانها حتى بالنسبة للمستخدمين ذوي الخبرة.

ماهو السعر؟

يتراوح سعر "تجميع" هذا البرنامج من 12000 إلى 57000 روبل ، وسيتعين دفع المبلغ الأول حصريًا لترقية الإصدار السابق من 1C: Archive.

الاتجاه

سيكون EDMS DIRECTUM البسيط والعملي حلاً ممتازًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. بفضل هذا النظام ، يمكن دمج إدارة المستندات الإلكترونية بنجاح مع سير العمل الورقي التقليدي من أجل نقل المؤسسة بالكامل "دون عناء" للعمل في DIRECTUM. توفر تقنية سير العمل المتقدمة أتمتة فعالة لعمليات العمل المكتبية.

الايجابيات

• توافر أدوات برمجية متخصصة تبسط البحث والتعرف على الوثائق قدر الإمكان.
• فرص كبيرة للتعديل المستقل للنظام لمهام محددة.
• توسيع إمكانيات التكامل مع البرامج الأخرى.

سلبيات

• توجيه النظام إلى إدارة المؤسسة - يصعب على الكتبة العاديين العمل فيه.
• سياسة تسعير غامضة ومربكة إلى حد ما.

ماهو السعر؟

يتم شراء تراخيص استخدام EDMS بشكل فردي وكجزء من عروض الحزمة. أرخص ترخيص للعميل يكلف 7800 روبل. تبدأ تكلفة حزم الترخيص من 148200 روبل (أساسية لـ 20 موظفًا) وترتفع إلى 2،010،000 روبل (لـ 200 موظف).

OPTIMA- WorkFlow

هذا النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق هو فلاح متوسط ​​قوي في فئته. إنها في تطور مستمر ولا يمكنها حتى الآن التنافس على قدم المساواة مع الصنائع المعترف بها في السوق. ومع ذلك ، فإن OPTIMA-WorkFlow لديها عدد من "الحيل في جعبتها" - تقنيات فريدةالتي تجعلها تبرز من بين الحشود.

الايجابيات

• تنفيذ وظيفة الإدخال التسلسلي لنفس أنواع المستندات ومعلومات تسجيلها.
• المسح باستخدام برنامج مكافحة فيروسات.
• فهرسة المستندات العادية والمشفرة التي تختارها.
• واجهة مستخدم متعددة اللغات.

سلبيات

• عيوب النموذجية وظائف، والتي يتم حذفها نهائيًا عن طريق التحديثات الصادرة.

ماهو السعر؟

تكلف الحلول النموذجية القائمة على هذه المنصة من 55000 إلى 75000 روبل.

EMC Documentum

تم تطوير هذه المنصة لأتمتة عمليات سير العمل من قبل الشركة الرائدة عالميًا في صناعة تكنولوجيا المعلومات ، EMC. تجعل الوظائف القوية إلى جانب التخصيص المرن للأدوات الفردية من EMC Documentum أفضل نظام EDMS خارجي متاح في السوق الروسية.

الايجابيات

• درجة عالية من الراحة في إدارة مستندات التصميم.
• تنفيذ آلية تسجيل الوصول / المغادرة التي تسمح لك بإدارة توزيع حقوق الوصول.
• وجود وظيفة تسمح لك بتنفيذ إجراءات الموافقة على عدة مستويات.
• دعم لأجهزة المسح الضوئي والتعرف على المستندات.

سلبيات

• يعمل فقط مع متصفح إنترنت إكسبلورر.
• عدم وجود وثائق فنية وعملية متاحة للجمهور على النظام.
• كثرة "المكابح" والتباطؤ مع الحمل العالي للنظام.

ماهو السعر؟

لا توجد أسعار ثابتة لاستخدام هذه المنصة. يتم التفاوض على تكلفة تنفيذه بشكل فردي مع كل عميل.

برنامج LanDocs

تم تطوير هذه المنصة لأتمتة إدارة المستندات في عام 1997 من قبل الشركة المحلية LANIT ، ولا تزال مطلوبة من قبل العديد من الشركات والمؤسسات حتى يومنا هذا. يتيح لك برنامج LanDocs إنشاء بيئة سير عمل وسير عمل مريحة ، مع تزويد جميع فئات المستخدمين بمجموعة الأدوات اللازمة لإدارتها.

الايجابيات

• توافر أدوات حماية تشفير متكاملة.
• القدرة على تضمين الموظفين من الفروع البعيدة في عملية سير العمل.
• وجود وظيفة المسح الضوئي الدفعي لوثائق الورق.

سلبيات

• مشاكل الأداء الشائعة.
• فرص ضعيفة لتوسيع الوظيفة.
• صعوبة في إتقان النظام من البداية.

ماهو السعر؟

يتراوح سعر ترخيص الخادم من 30000 إلى 216000 روبل. يمكن شراء تراخيص المستخدم بسعر 5600 إلى 8400 روبل.

الشركة

CompanyMedia عبارة عن مجموعة كاملة حلول البرمجياتمصمم لأتمتة العمليات التجارية وسير العمل والعمل المكتبي. يختلف EDMS هذا عن المنافسين في مرونته غير المسبوقة في الإعدادات ووجود وحدات مستقلة يمكن تثبيتها بشكل منفصل.

الايجابيات

• فرصة عمل ناجحأنظمة في الشركات ذات الهيكل المؤسسي المعقد والهيكل الإقليمي.
• موثوقية غير مسبوقة للنظام ، مما يسمح له بالعمل بنشاط على مدار الساعة ، 365 يومًا في السنة.
• دعم آلي للعمل مع عدة أنواع من الوظائف.
• التفريق في حقوق الوصول ، وفقا ل الهيكل الهرميالمنظمات.

سلبيات

• تتمتع واجهة الويب بدعم محدود لبعض المتصفحات ، لا سيما FireFox.
• ينصب تركيز النظام بشكل أساسي على الشركات المتوسطة والكبيرة.

ماهو السعر؟

يتكون السعر النهائي لهذا البرنامج من العديد من المكونات ، بما في ذلك تدريب الموظفين وتركيب وحدات إضافية ونقل حقوق استخدام النظام. الحد الأعلىالمبلغ الإجمالي 99000 روبل. أرخص وحدة مواضيعية سيكلف 4000 روبل.

لوتس دومينو د

يعد EDMS تطبيقًا لمنصة Notes / Domino المعروفة جيدًا ، والتي تحتوي على نظام أمان بيانات عالي المستوى. يحتوي Lotus Domino.Doc أيضًا على أرشيف إلكتروني متقدم يسمح لك بتنفيذ مستودع كبير لوثائق الشركة.

الايجابيات

• توفر أنظمة النسخ المتماثل الفريدة المصممة للحل المعقد لمهام إدارة تدفق المستندات في بيئة موزعة.
• إمكانية البحث عن الوثائق في أجزاء منفصلة من تخزين المعلومات.
• تصل أدلة LDAP إلى مستوى الشركة.

سلبيات

• تنبع عيوب هذا النظام بشكل أساسي من أصله الغربي - هناك بعض الأسئلة حول الواجهة وتنفيذ بعض الوظائف.

ماهو السعر؟

يتم احتساب تكلفة تراخيص المستخدم والخادم بشكل فردي على موقع الويب الخاص بالمنصة.

مؤخراً

تلخيصا لسطر معين تحت الاستعراض ، أود أن أشير فارق بسيط مهم: إن إدخال نظام إدارة المستندات الإلكترونية في عملك لا يضمن على الإطلاق زيادة فورية في ربحيته ، وفي بعض الحالات ، يمكن أن يضر. إذا كانت مؤسستك تعمل بنجاح وتحقق ربحًا ، وتعمل بدون EDMS ، ففكر ألف مرة قبل أن تقرر تنفيذها. لا داعي لمطاردة "الموضة التقدمية" وتثبيت هذه الأنظمة دون الحاجة الماسة إليها. ومع ذلك ، مع توسع الأعمال وعبء العمل الكبير للموظفين ، يمكن أن يصبح نظام إدارة المستندات الإلكترونية نوعًا من شريان الحياة الذي سيساعد الشركة على الخروج من دوامة الأعمال الورقية.

لقد نما الوعي بإدارة الوثائق الإلكترونية خلال السنوات القليلة الماضية ، لكن العديد من جوانبها لا تزال غير واضحة لعامة الناس. غالبًا ما يتم الخلط بينه وبين إدارة الملفات ، وإدارة موارد معلومات المؤسسة (التي تعد إدارة المستندات الإلكترونية جزءًا منها) ، وتنظيم العمل المكتبي ، وما إلى ذلك.

سنحاول هنا فضح خمسة أساطير حول إدارة المستندات الإلكترونية من منظور الأعمال التجارية الصغيرة.

الأسطورة رقم 1: لدي حرف Oجشبابيكلإدارة الملفات ولست بحاجة نظام منفصلإدارة المستندات الإلكترونية.

الواقع:يساعدك Windows Explorer بالتأكيد في إدارة ملفاتك / مستنداتك ، ولكنه مجرد أداة أساسية ، تقتصر إلى حد كبير على تخزين الملفات في هيكل مجلد هرمي. من ناحية أخرى ، سيسمح لك نظام إدارة المستندات الجيد بتخزين البيانات الوصفية الخاصة بنوع المستند بناءً على المتطلبات الفريدة لمؤسستك. لذلك ، لكل صورة ممسوحة ضوئيًا لفاتورة ، يمكنك تحديد البيانات الوصفية للتخزين: تاريخ الفاتورة ، مبلغ الفاتورة ، الشركة ، الحالة (مدفوعة / غير مدفوعة) ، إلخ. يؤدي هذا إلى زيادة عدد الطرق التي يمكنك من خلالها البحث في المستندات وتجميعها بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية غالبًا إنشاء روابط بين المستندات ، وإنشاء تعليقات توضيحية لها ، وتعيين حقوق وصول متنوعة إلى المستندات (على سبيل المثال ، يمكن للمستخدم العرض ، ولكن لا يمكن تحريره). كما ترى ، هذا أكثر بكثير مما يقدمه نظام التشغيل الخاص بك.

الخرافة الثانية: لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى إدارة المستندات الإلكترونية

الواقع: ربما هذا هو الأكثر وهم كبير. يدير أصحاب الأعمال الصغيرة موارد محدودة ، وبالتالي لا يتمكنون في كثير من الأحيان من تعيين موظفين للتعامل مع الأعمال الورقية الروتينية: الختم ، وحفظ الملفات ، والأرشفة ، والعثور على المستندات وإعادتها ، وإعادة التسجيل بعد كل مراجعة. يقضي الموظفون المعينون بالفعل في شركة صغيرة وقتًا إضافيًا في هذه المهام بخلاف تلك التي تم تعيينهم من أجلها. يوفر وجود نظام إلكتروني جيد لإدارة المستندات إمكانية الوصول إلى جميع المستندات بنقرة واحدة على الماوس.

الأسطورة 3: إدارة المستندات الإلكترونيةصعب التنفيذفي الشركات الصغيرة.

الواقع:بصفتك شركة صغيرة ، يجب أن تكون واضحًا بشأن احتياجات إدارة المستندات الأساسية لشركتك. بمجرد تحديد هذه الاحتياجات ، ستظهر على الفور الحلول المعقولة التكلفة والتي يسهل تنفيذها. معظم أفضل طريقةتنفيذ حل - "اختبره" للبدء في أحد أقسام الشركة أو في حل إحدى مهام العمل (على سبيل المثال ، تنظيم إدارة الفواتير الواردة والصادرة). تحقق مرة أخرى في غضون شهر أو شهرين واكتشف مدى فاعلية الأشخاص لديك في إدارة المستندات. بمجرد أن ترى الفوائد في قسم واحد ، يمكنك تكرار الحل لبقية المؤسسة.

يجب توخي الحذر للتأكد من أن الحل يحتوي على الخصائص التالية: سهل التثبيت والتهيئة ، وله واجهة مستخدم بسيطة ، دليل مفصلالمستخدم والدعم الفني المتاح عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف.

الخرافة الرابعة: الإدارة الإلكترونية للمستندات مكلفة للغاية بالنسبة للشركات الصغيرة

الواقع:قد لا تحتاج الشركات الصغيرة إلى إمكانات EDMS المتقدمة والشاملة التي تتطلبها عادةً الشركات الكبيرة. وأيضًا من المحتمل أن يكون عدد المستخدمين الذين سيعملون مع منتج البرنامج هذا أقل من أكثر المنظمات الكبيرة. ومع ذلك ، هناك منتجات البرمجياتلإدارة المستندات الإلكترونية ، وهي فعالة من حيث التكلفة للشركات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك الانتقال إلى إدارة المستندات الإلكترونية تقليل استهلاك الورق والأدوات المكتبية الأخرى ، وبالتالي تقليل التكاليف الحالية بشكل كبير. في الواقع ، عندما تحسب عائد الاستثمار (ROI) لنظام إدارة المستندات الإلكترونية للشركات الصغيرة ، سترى أن الاستثمار فيه يمكن أن يكون في الواقع أحد أكثر استثمارات مربحةشركتك على المدى المتوسط ​​والطويل.

الخرافة الخامسة: يمكنني التخلص من جميع المستندات الورقية بمجرد أن يكون لدي نظام إلكتروني لإدارة المستندات.

الواقع:لقد قررت تنفيذ نظام إدارة المستندات. تهانينا! لكن لا تركض على الفور إلى آلة التقطيع! العديد من هذه الوثائق يجبتخزن في شكل ورقي.

قسّم جميع مستنداتك إلى 3 مجموعات:

1. تلك المستندات التي يجب الاحتفاظ بها في شكل ورقي بموجب القانون ، على سبيل المثال ، العقود الأصلية مع التوقيعات.

2. المستندات التي قد لا تزال بحاجة إليها في شكل ورقي أثناء العمل الروتيني.

3. تلك المستندات التي بالتأكيد لا تحتاجها في شكل ورقي بعد الآن.

قبل التحرك نحو آلة التقطيع ، يمكنك فقط الحصول على آخر هذه المجموعات الثلاث. بعد شهور / سنوات ، لن تحتاج بعد الآن إلى الاحتفاظ بالمستندات الورقية من المجموعتين الثالثة والثانية ، مما سيجعلك أقرب إلى سير العمل غير الورقي.

ترجمة: أنانينا آنا (الدليل).