छोटे व्यवसाय के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन। मुफ्त इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का अवलोकन। एकीकृत वर्कफ़्लो स्वचालन प्रणाली

यह कोई रहस्य नहीं है कि किसी भी व्यवसाय का सफल संचालन मुख्य रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि दस्तावेज़ीकरण को सुव्यवस्थित करने के लिए तंत्र कैसे काम करता है। आखिरकार, कागजी कार्रवाई के साथ काम करना, हालांकि यह खुशी नहीं लाता है, कंपनी के प्रबंधन में एक महत्वपूर्ण कड़ी है।

इसके अलावा, दस्तावेज़ीकरण को समयबद्ध तरीके से निपटाया जाना चाहिए, अन्यथा यह जमा होना शुरू हो जाएगा और खो जाएगा। संभावित नुकसान से बचने के लिए, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली शुरू की गई थी।

इस लेख में हम बताएंगे: ईडीएमएस क्या है? इसके प्रकार, फायदे और नुकसान क्या हैं?

इंटरनेट के विकास के साथ, मोटे फ़ोल्डरों और धूल भरे अभिलेखों का समय अतीत की बात हो गया है। अब दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया पूरी तरह से स्वचालित है. आवश्यक कागजात एक क्लिक में मिल सकते हैं, और संग्रह मानव हस्तक्षेप के बिना किया जाता है। ईडीएमएस उद्यमों के लिए ऐसे अवसरों को खोलता है।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) एक विशेष सॉफ्टवेयर है जिसके माध्यम से दस्तावेजों को संसाधित किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में. दूसरे शब्दों में, ईडीएमएस के लिए धन्यवाद, कर्मचारियों के बीच दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करना, व्यक्तिगत कार्यों को जारी करना, संग्रह करना आदि संभव है।

निश्चित रूप से कई संगठन बनाने में सक्षम हैं इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, स्टोर करें और उन्हें स्थानांतरित करें। हालांकि, केवल इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप का कोई कानूनी प्रभाव नहीं होगा। एक इलेक्ट्रॉनिक पेपर के वजन को बढ़ाने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि यह दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित हो। इस मामले में, दस्तावेजों को एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ सील किया जाना चाहिए।

इसलिए, SED को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:

1. कर्मचारियों के बीच कंपनी के भीतर दस्तावेज़ प्रवाह;
2. के बीच दस्तावेज़ प्रवाह विभिन्न उद्यमऔर विशेष संचार चैनलों के माध्यम से संगठन।

संगठन के भीतर ईडीएमएस का उपयोग करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। आमतौर पर ऐसे प्रोग्राम को ईडीआई प्लेटफॉर्म कहा जाता है। इसके अलावा, के लिए निर्बाध संचालनऐसे सॉफ्टवेयर की जरूरत है वैकल्पिक उपकरण. उदाहरण के लिए, सर्वर, नेटवर्क चैनल, और इसी तरह।

यदि आपको दो अलग-अलग कंपनियों के बीच कागजात के साथ काम करने की आवश्यकता है तो एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ऑपरेटर की आवश्यकता होगी। ऐसा संचालक एक अच्छा सहायक होगा। आखिरकार, वह जानता है कि संदेशों को कैसे वितरित किया जाता है, उस प्रारूप की जांच करता है जिसमें दस्तावेज भेजे जाते हैं, एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, स्टोर और अभिलेखागार कागजात को अपने दम पर चिपकाने की आवश्यकता होती है और इसे नियंत्रित करता है।

इस प्रकार, EDMS संपूर्ण व्यवसाय की "संचार प्रणाली" है। यह बहुत समय बचाता है, और निश्चित रूप से, समग्र रूप से संगठन के काम पर इसका सकारात्मक प्रभाव पड़ता है। लेकिन क्या इस प्रकार की सूचना प्रसंस्करण का हमेशा कोई लाभ होता है? और क्या ईडीएमएस व्यवसाय को नुकसान पहुंचाने में सक्षम है? इन प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं पर विचार करने की आवश्यकता है।

ईडीआई के पेशेवरों और विपक्ष

किसी भी अन्य प्रक्रिया की तरह, EDI के पक्ष और विपक्ष दोनों हैं। मुख्य पैरामीटर नीचे दी गई तालिका में प्रस्तुत किए गए हैं।

लाभ

कमियां

आदेश देना । सिस्टम स्वचालित रूप से दस्तावेज़ों में नंबर चिपकाता है, जो सभी प्रकार की त्रुटियों को समाप्त करता है नज़र रखना । किसी भी समय, आप यह पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ के साथ कौन काम कर रहा है संरक्षण। कर्मचारी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को खोने या क्षतिग्रस्त करने में सक्षम नहीं होगा I वसूली । हटाए गए दस्तावेज़ को किसी भी समय पुनर्स्थापित किया जा सकता है अस्थायी संसाधनों का संरक्षण. दस्तावेज़ का इलेक्ट्रॉनिक रूप प्रत्येक कर्मचारी को उनके स्थान की परवाह किए बिना कुछ ही सेकंड में मिल जाता है। काम करने में सुविधाजनक। यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी दस्तावेज़ के मूल संस्करण को बदल सकता है। EDO उनमें से प्रत्येक को पुनर्स्थापित करना संभव बनाता है। इसके अलावा, आप उन विशेषज्ञों के नाम ट्रैक कर सकते हैं जिन्होंने पेपर पर काम किया है। उपलब्धता । ईडीआई प्रणाली 24/7 संचालित होती है। इसके अलावा, जब यह इंटरनेट के माध्यम से जुड़ा होता है, तो कर्मचारी किसी भी समय दस्तावेज़ीकरण के साथ काम कर सकता है, भले ही वह अस्पताल में हो या छुट्टी पर हो। योजना। सिस्टम विशेषज्ञ को कागजात के साथ काम की प्रगति की योजना बनाने की अनुमति देता है। आप निष्पादन की तिथि, समय और साथ ही आदेश निर्धारित कर सकते हैं। और सही समय पर, कार्यक्रम ही कर्मचारी को अपना काम पूरा करने की आवश्यकता के बारे में संकेत देगा। सुविधाजनक खोज। कार्यक्रम को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि यह खोजना संभव बनाता है आवश्यक दस्तावेज़न केवल नाम से, बल्कि कीवर्ड द्वारा भी। बचत कागज। प्रलेखन को प्रिंट करने, फ़ोल्डरों में बाँधने और एक सूची बनाने की कोई आवश्यकता नहीं है। सभी जानकारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत की जाती है, और किसी भी समय आवश्यक दस्तावेज़ को कागज पर प्रदर्शित किया जा सकता है।

धन व्यय. ईडीआई के निर्माण के लिए कुछ वित्तीय लागतों की आवश्यकता होगी। सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर के लिए पैसे की जरूरत होती है। लागत की राशि जुड़े कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करेगी। औसतन, यह राशि लगभग 100,000 रूबल (*) होगी। तुरंत एसईडी का प्रयोग करें - यह काम नहीं करेगा. एक बार खरीदे जाने के बाद, किसी प्रोग्राम को स्थापित करने, कार्यान्वित करने और डिबग करने में बहुत समय लगता है, साथ ही विशेष कौशल भी। प्रशिक्षण. ईडीएमएस का ठीक से उपयोग करने के लिए, इसमें शामिल सभी कर्मचारियों को विशेष प्रशिक्षण से गुजरना होगा। सुरक्षा. सूचना की सुरक्षा के लिए, कंपनी के नेताओं को सुरक्षा पर विशेष ध्यान देना चाहिए। अर्थात् मुक्त करो इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, निर्धारित करें कि कौन से कर्मचारी, और कागजात तक क्या पहुंच होगी, और कार्यक्रम को बाहर से प्रवेश से बचाने के लिए भी आवश्यक होगा। व्यवस्थापक की आवश्यकता है. संगठन के कर्मचारियों के पास एक व्यक्ति होना चाहिए जो ईडीएमएस में काम करने के मौजूदा कार्यों को हल करने में सक्षम हो। अर्थात्, सर्वर को डिबग करने के लिए, उपयोगकर्ताओं की मदद करने के लिए, सिस्टम के कामकाज की निगरानी करने के लिए। स्थायी बैकअप की आवश्यकता है. जानकारी को सुरक्षित रखने के लिए, उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों को स्थायी रूप से सहेजना चाहिए। कुछ मामलों में, एक इलेक्ट्रॉनिक और पेपर दस्तावेज़ के अस्तित्व की आवश्यकता होती है. यदि, उदाहरण के लिए, किसी भागीदार के पास EDMS स्थापित नहीं है, तो उसके साथ काम करते समय, दस्तावेज़ीकरण इलेक्ट्रॉनिक और कागज दोनों रूप में होना चाहिए।

छोटे व्यवसायों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की वास्तविक लागत

(*) यदि कंपनी छोटी है, और व्यवसाय का मालिक (या व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं) दस्तावेजों पर व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करने जा रहा है, तो लागत न्यूनतम होगी। उनमें एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की खरीद - 1,500 रूबल और एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा तक पहुंच - 100 रूबल से शामिल है।

छोटी मात्रा के लिए, हमारे संपादक Kontur.Diadoc सेवा की अनुशंसा करते हैं। यदि आप टैरिफ का चयन करते हैं सार्वभौमिक", तब भेजे गए दस्तावेज़ के लिए लागत केवल 9 रूबल होगी। मेल द्वारा मूल दस्तावेज़ भेजने की तुलना में, यहाँ एक भेज रहा हूँ पंजीकृत पत्रक्षेत्र के भीतर कम से कम 50 रूबल होंगे। अंतर स्पष्ट है:

सिस्टम सभी नए उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के 50 स्वागत योग्य बोनस स्थानान्तरण देता है।

जैसा कि तालिका से देखा जा सकता है, सकारात्मक पहलुओं के बावजूद, SED के नकारात्मक पहलू भी हैं। मूल रूप से, वे भौतिक लागतों के लिए नीचे आते हैं, जो कि, जैसा कि यह निकला, छोटा नहीं हो सकता है।

कंपनी को न केवल सॉफ़्टवेयर स्थापित करने और आवश्यक उपकरण खरीदने के लिए महत्वपूर्ण लागतों का वहन करना होगा, बल्कि एक कर्मचारी को भी नियुक्त करना होगा, जिसके विशेष कौशल के बिना, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बस काम नहीं करेगी। ऐसे कर्मचारी को वेतन भी देना पड़ता है। और यह एक और लागत मद है।

लेकिन यह मत भूलो कि किए गए प्रयास भविष्य में भुगतान करेंगे, और ईडीएमएस के साथ काम करने वाली फर्मों को ही लाभ होगा। आखिरकार, वे न केवल सूचना प्रसंस्करण के समय को बचाएंगे, बल्कि सेवाओं के भुगतान की लागत को भी काफी कम कर देंगे, उदाहरण के लिए, एक पुरालेखपाल। सब कुछ के अलावा, इलेक्ट्रॉनिक संग्रह को अतिरिक्त परिसर, अतिरिक्त स्टेशनरी और अन्य बिंदुओं की खरीद की आवश्यकता नहीं होती है।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या है?

एक नियम के रूप में, यह एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएम) है, जिसमें आप इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ उत्पन्न, भेज, प्राप्त और हस्ताक्षर कर सकते हैं। वे हस्तलिखित हस्ताक्षर वाले कागज के बराबर हैं। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन करने के लिए, आपको एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है।

इंटरफ़ेस में आमतौर पर 2-3 टैब होते हैं, जिसमें ठेकेदार (आपके साथी और EDI में भाग लेने वाले ग्राहक) और मुख्य टैब - दस्तावेज़ शामिल हैं। इस टैब में इनकमिंग और आउटगोइंग सेक्शन में आपके द्वारा भेजे और प्राप्त किए गए दस्तावेज़ होंगे।

ईडीआई के प्रकार

निस्संदेह, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की शुरुआत करते समय, संगठन दक्षता पर बहुत अधिक जोर देते हैं। यह कहना मुश्किल है कि किसी विशेष संगठन के लिए किस प्रकार का ईडीआई सबसे प्रभावी होगा। यह सब उद्यम की दिशा और उसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर निर्भर करता है।

हालांकि, कार्यक्षमता, नियंत्रण प्रौद्योगिकी, घटक घटकों आदि के मामले में ईडीआई की एक सामान्य योग्यता है। इस संबंध में, SED के मुख्य प्रकारों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• कार्यालय प्रणाली. इस प्रकार का उद्देश्य उद्यम के कार्यालय कार्य को करना है। इसके अलावा, ऊर्ध्वाधर नियंत्रण के साथ सभी स्वीकृत नियमों के अनुसार कार्य किया जाता है, अर्थात। श्रेष्ठ से अधीनस्थ तक;
• इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार. मुख्य उद्देश्यऐसी प्रणाली दस्तावेज़ीकरण के भंडारण पर काम का संगठन है। अन्य बातों के अलावा, कार्यक्रम उपयोगकर्ता को आवश्यक कागज आसानी से खोजने की अनुमति देता है। हालाँकि, ऐसी प्रणाली में प्रलेखन का स्थानांतरण संभव नहीं होगा;
• वर्कफ़्लो सिस्टम. इस प्रकार की प्रणाली इस तथ्य के कारण उपयोगकर्ताओं के बीच व्यापक है कि इसका मुख्य कार्य व्यवसाय प्रक्रियाओं का संगठन और स्वचालन है। इस तरह के सॉफ़्टवेयर के साथ व्यापार करना आसान है, और वर्कफ़्लो काम के पलों के अस्तित्व का एक बहाना है;
• ईसीएम सिस्टम. सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ता को संगठन प्रबंधन प्रणाली में नवीनता पेश करने की अनुमति देता है। जटिल प्रणालियों की मदद से, प्रबंधन करना संभव है: दस्तावेज़, हस्ताक्षर, कार्यप्रवाह, कर्मचारी ज्ञान, और इसी तरह। इस प्रकारईडीआई अधिक महंगा होगा, क्योंकि यह उपयोगकर्ता को उन्नत कार्यक्षमता प्रदान करता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि प्रत्येक प्रकार का ईडीएमएस पिछले वाले से सबसे महत्वाकांक्षी बन जाता है और देता है अधिक संभावनाएंउपयोगकर्ता। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के पूर्ण लाभों की सराहना करने के लिए, आपको सही चुनाव करने की आवश्यकता है।

सही SED कैसे चुनें

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, ईडीएमएस का चुनाव एक जटिल प्रक्रिया है जिस पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता होती है। अन्य बातों के अलावा, कंपनी के प्रबंधन को बड़ी संख्या में निर्णायक कारकों को ध्यान में रखना चाहिए, जैसे कि उद्यम की दिशा, कर्मचारी, आदि।

उदाहरण के लिए, के लिए वाणिज्यिक संगठनईडीएमएस को कर्मचारियों और साझेदारों दोनों के बीच स्थापित करना सही होगा। केवल इस तरह से उद्यम आवश्यक आर्थिक लाभ प्राप्त करने में सक्षम होगा।

के लिए सार्वजनिक संस्थाउनके काम की बारीकियों पर ध्यान देना बेहतर है, और इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार के निर्माण पर अधिक ध्यान देना। और कर्मचारियों को उनके साथ काम करने के लिए प्रशिक्षित करना भी आवश्यक है।

एक या दूसरे ईडीएमएस को चुनते समय, यह विचार करना महत्वपूर्ण है कि सिस्टम निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करता है या नहीं। इसमे शामिल है:

• कार्यक्षमता की पूर्णता;
• उपयोग में आसानी;
• किस गति से इस प्रणाली को कार्यप्रवाह में पेश किया जाएगा;
• सेटिंग्स की उपस्थिति, और उन्हें लचीला होना चाहिए;
• क्या सिस्टम में कार्यक्षमता का विस्तार करने की क्षमता है;
• क्या ईडीएमएस को उद्यम के मौजूदा सॉफ्टवेयर में समायोजित करना संभव है;
• अनुकूलन में आसानी;
• तकनीकी सहायता की उपलब्धता। यह महत्वपूर्ण है कि ऐसी सहायता उच्च स्तर पर हो;
• निर्माता की प्रतिष्ठा, आदि।

इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए, उपयोगकर्ता को निम्नलिखित क्रियाओं का पालन करना चाहिए:

1. कार्यक्षमता का अन्वेषण करें। अध्याय "अवसर" पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि निर्माता विशेष रूप से कार्यक्रम द्वारा निष्पादित कार्यों की सूची निर्दिष्ट करता है। यदि कोई विशिष्टता नहीं है, तो ऐसी ईडीएमएस प्रणाली को त्यागने लायक है;
2. विषयगत प्रस्तुतियों की उपलब्धता। यह महत्वपूर्ण है कि कार्यक्रम में डेमो सामग्री शामिल हो, जिससे उपयोगकर्ता को कार्यक्षमता का उपयोग करने का तरीका समझाया जा सके;
3. स्क्रीनशॉट का अध्ययन करें। तो प्रबंधक यह सुनिश्चित करने में सक्षम होगा कि क्या कार्यक्षमता वास्तव में सरल है, और क्या इसकी निर्दिष्ट आवश्यकताएं हैं;
4. वास्तविक उपयोगकर्ताओं से समीक्षा पढ़ना सुनिश्चित करें। अधिकांश सबसे बढ़िया विकल्प- YouTube पर वीडियो देख रहा है;
5. कई निर्माता अधिकारियों को नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करते हैं। तो उपयोगकर्ता यह समझने में सक्षम होगा कि चयनित उत्पाद उपयुक्त है या नहीं;
6. माल की लागत के लिए, यह स्पष्ट है कि यह आइटम खरीदार को उत्साहित नहीं कर सकता है। ईडीएमएस की वास्तविक लागत क्या होनी चाहिए यह निर्धारित करना मुश्किल है, लेकिन यह पता लगाने लायक है कि यह या वह आंकड़ा क्या जोड़ता है। इसलिए, मूल्य सूची का विस्तृत अध्ययन खरीदार को अप्रत्याशित लागत और व्यय से बचने में मदद करेगा।

यह याद रखने योग्य है कि क्या करना है सही पसंदकेवल एक विशेषज्ञ मदद करेगा। इसलिए, ईडीएमएस का चयन और स्थापना केवल विशेष कौशल वाले व्यक्ति के करीबी ध्यान में किया जाना चाहिए।

उच्च लागत के कारण हमारे देश में सभी संगठन ईडीएमएस के साथ काम नहीं करते हैं। फिलहाल, केवल बड़ी फर्मेंइलेक्ट्रॉनिक रूप से कागजी कार्रवाई करें। लेकिन चीजें बदल रही हैं, और यह संभावना है कि निकट भविष्य में ईडीएमएस की मदद से काम करने की जरूरत महसूस की जाएगी, और कई कंपनियां संचालन करने में सक्षम होंगी ई-बिजनेस. तो, वे सबसे प्रभावी और सफल होंगे!

छोटा व्यवसाय मुझे बाजार के लिए महत्वपूर्ण लगता है, क्योंकि बड़े संघीय ग्राहकों की संख्या सीमित है और उनमें से लगभग सभी ने प्लेटफार्मों और सॉफ्टवेयर की पसंद पर फैसला किया है। और वहां काम करने वाले तंत्र बहुत बाजार आधारित नहीं हैं।

तो अगर हम विशेष रूप से बाजार के बारे में बात करते हैं, तो ग्राहक आधार के विस्तार की मुख्य संभावना सिर्फ एक छोटा व्यवसाय है। जब छोटे व्यवसाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के वास्तविक लाभों को देखते हैं और जब ईडीएमएस की कार्यक्षमता उनकी वास्तविक ज़रूरतों को प्रतिबिंबित करना शुरू करती है, और लघु रूप में मंत्रालय को पुन: पेश नहीं करती है, तो यह बाज़ार लेखांकन जितना विशाल हो जाएगा। क्या EDMS विक्रेताओं में से एक 1C की सफलता को दोहरा सकता है?

तो, छोटे व्यवसायों के लिए ईडीएमएस के बारे में 5 मिथक:

हालांकि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए तैयारी पिछले कुछ वर्षों में बढ़ी है, फिर भी लोगों को प्रौद्योगिकी के कुछ पहलुओं की समझ की कमी है। वे अक्सर गलती से फ़ाइल प्रबंधन को एंटरप्राइज़ सामग्री प्रबंधन या ईडीएमएस समझ लेते हैं, जिसे ईसीएम का हिस्सा माना जा सकता है। यहां हम पांच मिथकों को दूर करने की कोशिश करेंगे, खासकर लघु व्यवसाय चुनौतियों पर ध्यान केंद्रित करने में।

मिथक #1: मेरे पास फाइल एक्सप्लोरर है इसलिए मुझे अलग ईडीएमएस की जरूरत नहीं है
दरअसल, विंडोज एक्सप्लोरर आपको फाइलों को प्रबंधित करने की अनुमति देता है, लेकिन यह केवल एक बुनियादी उपकरण है, इसकी महत्वपूर्ण सीमा पदानुक्रमित फ़ोल्डर संरचना है।

यहां तक ​​कि एक प्रारंभिक कार्य, जब आप उत्पादों और फ़ोल्डरों का उपयोग करने वाले ग्राहकों द्वारा दस्तावेज़ों को समूहित करना चाहते हैं, तो हल नहीं होता है - क्लाइंट ए ऑर्डर उत्पाद एक्स और वाई। क्लाइंट बी - उत्पाद एक्स और जेड। हम उत्पादों और ग्राहकों द्वारा ऑर्डर देखना चाहते हैं और कोई भी डीबीएमएस या यहां तक ​​कि एक्सेल आपको ऐसा करने की अनुमति देता है। लेकिन दस्तावेज़ों को इस तरह फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध करने से काम नहीं चलेगा।

सैद्धांतिक रूप से, आप लेबल और लिंक का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन वास्तव में यह असुविधाजनक है। यह पता चला है कि फाइल सिस्टम की मदद से दस्तावेजों को वर्गीकृत करने और खोजने के लिए एक सुविधाजनक प्रणाली का निर्माण करना असंभव है।

मिथक # 2। छोटे व्यवसायों को ईडीएमएस की आवश्यकता नहीं है
सच्चाई से बढ़कर कुछ और नहीं है। छोटा व्यवसाय गंभीर संसाधन बाधाओं के तहत संचालित होता है, कोई भी काम पर नहीं रखेगा अतिरिक्त कर्मचारीदस्तावेजों के साथ नियमित संचालन करने के लिए, उनके प्लेसमेंट, वर्गीकरण और खोज के लिए। यहां तक ​​कि जो कर्मचारी हैं, उन्हें भी अधिक प्रोडक्टिवली काम करना चाहिए। किसी संगठन में ईडीएमएस की उपस्थिति यह सुनिश्चित कर सकती है आवश्यक दस्तावेजएक माउस क्लिक के साथ उपलब्ध हो जाएगा।
(ठीक है, शायद दो या तीन, जो अभी भी कागजात या फ़ाइल भंडारण के माध्यम से छानबीन करने से तेज़ है।)

मिथक #3। ईडीएमएस छोटे व्यवसायों के लिए बहुत जटिल है
एक छोटे व्यवसाय में दस्तावेज़ प्रवाह की आवश्यकताएं आमतौर पर सरल होती हैं और मालिक उन्हें ठेकेदार के सामने तैयार कर सकते हैं। बाजार में ऐसे कई उत्पाद हैं जिन्हें लागू करना आसान है। आप एक विभाग या कार्य से शुरुआत कर सकते हैं, जैसे खाता प्रबंधन। देखें कि यह दक्षता को कैसे प्रभावित करता है। फिर आप पूरे संगठन में विस्तार कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि EDMS निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है: सरल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस, स्थापना और कॉन्फ़िगरेशन में आसानी, समझने योग्य और पूरा गाइडऔर उच्च गुणवत्ता वाली तकनीकी सहायता की उपलब्धता।
(मैं अपने आप से जोड़ूंगा - एक बड़े नौकरशाही कार्यालय की तरह बनने की कोशिश मत करो! अपनी कार्यशैली को बचाओ। कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना बेहतर है, आपको इस पर बचत नहीं करनी चाहिए। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विश्लेषण और ड्राइंग पर बचत करना बेहतर है। आप उन्हें पहले ही समझ चुके हैं। और यदि नहीं, तो सबसे अधिक संभावना है कि व्यवसाय अब छोटा नहीं है।)

मिथक संख्या 4। ईडीएमएस छोटे व्यवसायों के लिए बहुत महंगा है
छोटे व्यवसायों को अत्यधिक उन्नत जटिल एकीकृत समाधानों की आवश्यकता नहीं होती है, जो आमतौर पर बड़े निगमों में लागू होते हैं। और आपको बहुत अधिक मापनीयता की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि कुछ ही उपयोगकर्ता होंगे। इसके आधार पर, आप एक ऐसा समाधान चुन सकते हैं जो कीमत में काफी उचित होगा। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में परिवर्तन से मुद्रण लागत को कम करने में मदद मिलेगी। (लेकिन इसके लिए सचेत रूप से संपर्क करने और प्रबंधित करने की आवश्यकता है, अन्यथा कागज की लागत केवल बढ़ेगी।)
(और फिर, मैं इसे अपने लिए कहूंगा - ईडीएमएस लागू करते समय आरओआई की गणना करना एक काला मामला है। विश्लेषक आपको कुछ भी बताएंगे। अपने अंतर्ज्ञान पर भरोसा करें। सामान्य तौर पर, ईडीएमएस को लागत कम करने और उत्पादकता बढ़ाने में मदद करनी चाहिए।)

मिथक संख्या 5। ईडीएमएस की शुरुआत के बाद आप कागजी दस्तावेजों से पूरी तरह छुटकारा पा सकते हैं
तो, आपने अपने छोटे व्यवसाय में ईडीएमएस लागू कर लिया है। बधाई हो! लेकिन एक नए श्रेडर के लिए जल्दी मत करो। कागजी दस्तावेजों की अभी भी जरूरत है। आइए उन्हें तीन समूहों में विभाजित करें:
1) दस्तावेज़ जो कानून द्वारा कागज़ के रूप में होने चाहिए। उदाहरण के लिए, अनुबंध और अन्य आधिकारिक दस्तावेज़।
2) दस्तावेज़ जो कागज़ के रूप में रहते हैं क्योंकि व्यावसायिक प्रक्रियाएँ उसी तरह से निर्मित होती हैं। जब तक आपके कोरियर आईपैड से लैस नहीं होते हैं, तब तक उन्हें कागजात की जरूरत होती है।
3) दस्तावेज़ जो वास्तव में कागज़ के रूप में नहीं होने चाहिए। सभी प्रकार की रिपोर्ट, मेमो, आवेदन आदि - वह सब कुछ जो पहले दो समूहों में नहीं आया। उन्हें शेरडर में सुरक्षित रूप से ले जाया जा सकता है।

महीनों और वर्षों के बाद, पहले दो समूहों के दस्तावेज़ धीरे-धीरे तीसरे समूह में चले जाएँगे। विधान बदल रहा है और प्रौद्योगिकियां विकसित हो रही हैं, जल्द ही प्रत्येक कूरियर को एक टैबलेट देना आसान हो सकता है और कागज के साथ मूर्खता नहीं करना चाहिए। इस तरह हम किसी दिन पेपरलेस ऑफिस पहुंचेंगे।

) NauDoc - सभी स्तरों के प्रबंधकों और विषय विशेषज्ञों के दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया में गुणात्मक सुधार करने के लिए, दस्तावेजों के साथ नियमित काम के समय को कम करने के लिए, दूसरे शब्दों में, उद्यम में वर्कफ़्लो का स्वचालन

NAUDOC NAUMEN द्वारा विकसित कार्यालय कार्य, वर्कफ़्लो और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद है। NAUDOC आपको कार्यों की प्रगति के बारे में व्यापक जानकारी प्राप्त करते हुए दस्तावेजों के प्रसंस्करण का प्रबंधन करने और प्रदर्शन अनुशासन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

NauDoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली मध्यम और छोटे व्यवसायों, प्रबंधन कंपनियों के कार्यप्रवाह को स्वचालित करने के लिए अनुकूल है, डिजाइन संगठनों, होल्डिंग संरचनाओं के उपखंड, साथ ही उपखंडों का सामना करने वाले वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के विशिष्ट कार्यों को हल करने के लिए बड़ी कंपनियां(के अनुसार नियामक प्रलेखन के साथ काम सुनिश्चित करना आईएसओ आवश्यकताएं 9001:2000, कर्मचारियों और कार्मिक सेवा, आदि के बीच बातचीत)।

NAUDOC का उपयोग करते हुए, भूमिकाओं के आधार पर पहुँच अधिकारों के साथ दस्तावेज़ों का एक एकल भंडार व्यवस्थित करना संभव है, जो कर्मचारियों को किसी भी समय और दस्तावेज़ों तक पहुँचने की अनुमति देता है जितनी जल्दी हो सकेकार्यस्थल पर दस्तावेज़ स्वामी की उपस्थिति की परवाह किए बिना, सभी आवश्यक जानकारी प्राप्त करें। लॉग बुक आपको उद्यम के भीतर दस्तावेजों की कागजी प्रतियों की आवाजाही पर नज़र रखने, आने वाले, आंतरिक और बाहर जाने वाले कागजात को पंजीकृत करने की अनुमति देती है।

NAUDOC के प्रदर्शन अनुशासन नियंत्रण प्रणाली में कर्मचारियों को कार्य सौंपना, उनके निष्पादन को नियंत्रित करना, समय सीमा को ट्रैक करना, अनुमोदन के लिए कागजात भेजना और सिस्टम के अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा समीक्षा के लिए अनुमोदित कागजात भेजना संभव बनाता है। सेटिंग जीवन चक्रदस्तावेज़ श्रेणियों के लिए, आपको दस्तावेज़ों की आवाजाही के लिए विशिष्ट मार्ग निर्दिष्ट करने, उनके स्वचालित रूटिंग और कार्यों के असाइनमेंट को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है।

दस्तावेजों और कार्यों के साथ सभी कार्य एक वेब इंटरफेस के माध्यम से किए जाते हैं, जो दुनिया में कहीं से भी सिस्टम से जुड़ते हैं, जिससे दूरस्थ शाखाओं और मोबाइल श्रमिकों सहित संगठन के लिए एकल सूचना स्थान का निर्माण होता है।

NauDoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपयोग द्वारा प्रदान किए जाने वाले लाभ:

अधिकारियों द्वारा दस्तावेजों के अनुमोदन के लिए प्रक्रिया का सरलीकरण

• दस्तावेज़ बनने के बाद, कर्मचारी इसे संगठन में अपनाई गई दस्तावेज़ अनुमोदन प्रक्रिया के अनुसार लोगों के एक निश्चित दायरे में अनुमोदन के लिए भेजता है।
• सामूहिक रूप से काम करते समय, सभी क्रियाएं दस्तावेज़ के एक उदाहरण पर की जाती हैं। किसी दस्तावेज़ को स्वीकृत करने वाले NauDoc उपयोगकर्ता काम करते समय उस तक पहुँच प्राप्त करते हैं।
• किसी भी स्तर पर, एक अनुमोदन रिपोर्ट तैयार की जा सकती है (अनुमोदनकर्ता का नाम और स्थिति और दस्तावेज़ के स्वीकृत होने के सही समय का संकेत)।

सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक और पेपर दस्तावेजों को पंजीकृत करने की क्षमता

• दस्तावेज़ के साथ काम करने के एक निश्चित चरण में पंजीकरण लॉग में दस्तावेज़ का पंजीकरण स्वचालित रूप से होता है।
• कागजी दस्तावेजों के लिए, सिस्टम में एक विशेष इलेक्ट्रॉनिक कार्ड बनाया जाता है, दस्तावेज़ की एक स्कैन की हुई कॉपी को कार्ड से जोड़ा जा सकता है।

विवरण और सामग्री द्वारा दस्तावेजों की खोज में तेजी लाना

• NauDoc प्रणाली आपको एक विशिष्ट विशेषता (उदाहरण के लिए, एक पंजीकरण संख्या या संक्षिप्त विवरण) द्वारा सभी दस्तावेजों को तुरंत खोजने की क्षमता प्रदान करेगी।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम का सरलीकरण

• उपयोगकर्ता एक पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट के अनुसार, NauDoc सिस्टम में एक दस्तावेज़ बनाता है। दस्तावेज़ बनाने के लिए, आपको इसके पंजीकरण कार्ड में विवरण के मूल्यों को बदलने की आवश्यकता है, वे स्वचालित रूप से दस्तावेज़ के पाठ में डाल दिए जाएंगे। यदि आवश्यक हो, तो आप उपयोगकर्ता को टेम्पलेट टेक्स्ट बदलने की अनुमति दे सकते हैं।
• दस्तावेज़ बनने के बाद, कर्मचारी इसे संगठन में अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार लोगों के एक निश्चित दायरे में काम के लिए भेजता है।
• सिस्टम अनुमोदन के आदेश को "जानता है": यह चरणों में निर्धारित समय सीमा को नियंत्रित करता है, सूचित करता है जिम्मेदार व्यक्ति, सिस्टम एक चरण से दूसरे चरण में दस्तावेज़ ले जाने के बारे में सूचनाएँ भी भेजता है।
• दस्तावेज़ के साथ काम करने के एक निश्चित चरण में पंजीकरण लॉग में दस्तावेज़ का पंजीकरण स्वचालित रूप से होता है। इस मामले में, दस्तावेज़ को एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है और पंजीकरण तिथि निर्धारित की जाती है।

प्रक्रिया प्रबंधन

• NauDoc प्रणाली आपको उत्पादन को स्वचालित करने की अनुमति देती है या प्रबंधन प्रक्रियाएंकंपनियों। आपको चरणों, जिम्मेदार व्यक्तियों, नियामक समय सीमा को उजागर करने की अनुमति देता है। यह आपको उस चरण पर रिपोर्ट करने की अनुमति देता है जिस पर प्रक्रिया के प्रत्येक उदाहरण "अड़चनों" और जिम्मेदार व्यक्तियों को खोजने के लिए हैं, जिसके कारण परिवर्तन करने से पहले प्रक्रिया को पूरा करने के लिए समय सीमा समाप्त हो जाती है।

इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार के साथ काम का सरलीकरण

• NauDoc को एक ईमेल क्लाइंट के रूप में कॉन्फ़िगर किया जा सकता है, जिससे आप सिस्टम में नियमित दस्तावेज़ों के साथ आने वाले और बाहर जाने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम कर सकते हैं।
• आने वाले पत्राचार को संसाधित करते समय, सचिव द्वारा पत्र प्राप्त किए जाते हैं, आने वाले पत्राचार के रजिस्टर में पत्रों को पंजीकृत किया जाता है, दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से एक पंजीकरण संख्या सौंपी जाती है। तैयारी के बाद, संगठन में अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार, दस्तावेज़ को प्रमुख के पास संकल्प के लिए भेजा जाता है। विचार के बाद, दस्तावेज़ को संगठन के कर्मचारियों को परिचित या निष्पादन के लिए भेजा जाता है।
• आउटगोइंग पत्राचार को संसाधित करते समय, कर्मचारी संगठन में स्वीकृत टेम्पलेट के अनुसार एक पत्र बनाता है, इसे संगठन में अपनाई गई प्रक्रिया के अनुसार, प्रमुख को अनुमोदन के लिए भेजता है। दस्तावेज़ के अनुमोदन के बाद, यह स्वचालित रूप से सचिव को भेजा जाता है। सचिव रजिस्टर में पत्र दर्ज करता है और इसे भेजता है ईमेल. इस स्थिति में, सभी दस्तावेज़ सिस्टम में संग्रहीत होते हैं और खोज के लिए उपलब्ध होते हैं।

एक कॉर्पोरेट वेब पोर्टल और कंपनी के एक इंटरनेट संसाधन का निर्माण

• NAUDOC आपको इंटरनेट और इंट्रानेट साइट बनाने और सामग्री प्लेसमेंट (इंजन कार्यक्षमता) प्रबंधित करने की अनुमति देता है। सामग्री कागज हो सकती है, ग्राफिक छवियांऔर अन्य NAUDOC ऑब्जेक्ट।
• अंतर्निहित WISYWIG संपादक, संस्करण नियंत्रण में संसाधन पृष्ठों का सुविधाजनक विकास और संपादन।
• समाचार, प्रश्नावली और मतदान के प्रकाशन का प्रबंधन।
• संसाधन पृष्ठों का अंतर्निहित विकास और नया स्वरूप।
• संसाधन के अनुभागों में केंद्रीकृत अभिगम नियंत्रण, वेब संसाधन पर प्रकाशन से पहले दस्तावेज़ों को समन्वयित करने की क्षमता।

प्रणाली की तकनीकी विशेषताएं

• 100% वेब इंटरफ़ेस आपको दुनिया में कहीं से भी सिस्टम से जुड़ने की अनुमति देता है, जिससे संगठन, इसकी दूरस्थ शाखाओं और मोबाइल कर्मचारियों के लिए एकल सूचना स्थान बनता है।
• सिस्टम के साथ बनाया गया सॉफ़्टवेयरस्कैनिंग और पाठ्य पहचान के लिए ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• सिस्टम बाहरी निर्देशिका सेवाओं, जैसे LDAP या Microsoft सक्रिय निर्देशिका में लोगों के प्रमाणीकरण और प्राधिकरण की अनुमति देता है;
• सिस्टम में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर () के साथ काम करने के लिए एक मॉड्यूल है और Microsoft CRYPTOAPI इंटरफ़ेस का समर्थन करने वाले किसी भी क्रिप्टो प्रदाता के डिजिटल हस्ताक्षर को संचालित करना संभव है।

NauDoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली मध्यम और छोटे व्यवसायों, प्रबंधन कंपनियों, डिज़ाइन संगठनों, होल्डिंग संरचनाओं के डिवीजनों के वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के साथ-साथ बड़ी कंपनियों के वर्कफ़्लो का सामना करने वाले डिवीजनों को स्वचालित करने के विशिष्ट कार्यों को हल करने के लिए उपयुक्त है। ISO 9001:2000 की आवश्यकताओं के अनुसार विनियामक दस्तावेज़ीकरण, कर्मचारियों और कार्मिक सेवा के बीच बातचीत, आदि।

NauDoc इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली 50 उपयोगकर्ताओं तक के आरामदायक काम के लिए डिज़ाइन की गई है जो प्रति वर्ष 5,000 दस्तावेज़ तक बना सकते हैं। ये Zope सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म की तकनीकी सीमाएँ हैं जिन पर उत्पाद विकसित किया गया है।

व्यावहारिक टिप्पणियों से, निम्नलिखित कारकों को अलग किया जा सकता है:

• उच्च प्रणाली विश्वसनीयता। ऑपरेशन के 4 साल के लिए एक भी विफलता नहीं।
• उच्च डिग्रीहैकर के हमलों से सिस्टम की सुरक्षा
• एक मुफ्त प्रणाली के लिए अच्छी कार्यक्षमता, लेकिन सशुल्क प्रणाली के लिए बेहद खराब
• छोटे डेटाबेस के साथ भी सर्वर पर उच्च भार। खराब थ्रेड ऑप्टिमाइज़ेशन अपराधी लगता है। इसलिए दस्तावेजों के साथ धीमा काम।
• डेटाबेस में डेटा दर्ज करने की असुविधा।
• उपयोगिता जैसे गायब है , ऐसा लगता है कि प्रोग्रामर ने सिस्टम को अपने लिए लिखा था, बिक्री के लिए नहीं.
• प्रणाली के अविकसितता की छाप।
• भुगतान करने वाले ग्राहकों के लिए भी मंच पर खराब (धीमी) तकनीकी और सूचना समर्थन
• से शुरू होने वाले मुक्त संस्करण में एक निश्चित राशिसंचित कार्य - खोज गलत उत्तर देती है।
• सशुल्क संस्करण में, संचित कार्यों की एक निश्चित संख्या से शुरू - खोज क्षेत्र का चयन करते समय खोज गलतियाँ करना शुरू कर देती है, गलत जगह पर दस्तावेज़ों की खोज करती है, मानक तार्किक खोज स्थितियों को नहीं समझती है।
• सिस्टम कोड खुला है, लेकिन मैन्युअल रूप से कुछ भी बदलना अवास्तविक है।

प्लैटफ़ॉर्म: विंडोज, लिनक्स/यूनिक्स, सोलारिस, फ्रीबीएसडी

NAUDOC 2 संस्करणों में उपलब्ध है: NAUDOC फ्री और NAUDOC Enterprise

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एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को जिन मुख्य आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• विश्वसनीय भंडारण और प्रलेखन की आसान खोज।
• लिपिक कार्यों का समर्थन और प्रदर्शन।
• दस्तावेजों के निष्पादन और उनके रूटिंग पर समय पर नियंत्रण।
• विश्लेषणात्मक रिपोर्ट का निर्माण।
• सूचना सुरक्षा सुनिश्चित करना।

आधुनिक ईडीएमएस में ग्राहकों के साथ बातचीत करने, उनके अनुरोधों को संसाधित करने और अतिरिक्त करने के कार्य भी हैं उपयोगी उपकरणकई लागू समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के प्रकार

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के विभिन्न प्रकार के वर्गीकरण हैं, लेकिन सबसे सांकेतिक वर्गीकरण शीर्षक कार्यक्षमता द्वारा ईडीएमएस का विभाजन है। किसी भी ईडीएमएस को उसके डेवलपर द्वारा मुख्य रूप से एक निश्चित प्रकार के कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसका मतलब यह नहीं है कि यह अधिकांश "भाइयों" में निहित किसी भी अतिरिक्त तकनीक के लिए प्रदान नहीं करता है। प्रत्येक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपकरणों के बस एक सेट की अपनी ताकत होती है और कमजोर पक्ष. कार्यात्मक शीर्षक के अनुसार वर्गीकरण में, इसे अभी ध्यान में रखा गया है ताकतसेडोव।

तो, ऐसा दिखता है:

• ईडीएमएस बनाने और साथ काम करने के लिए डिज़ाइन किया गया इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण, साथ ही कागज दस्तावेजों के डिजिटल एनालॉग्स।
• लेखा प्रणाली जो अपने पूरे जीवन चक्र (इलेक्ट्रॉनिक फाइल कैबिनेट) में घटनाओं और दस्तावेजों के पंजीकरण को स्वचालित करती है।
• EDMS, जिसका मुख्य कार्य बड़े कॉर्पोरेट सूचना रिपॉजिटरी के साथ काम को स्वचालित करना है।
• प्रलेखन के साथ इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार का प्रबंधन करने वाली प्रणालियाँ।
• ईडीएमएस, जिसकी कार्यक्षमता निकालने में विशिष्ट है आवश्यक जानकारीअभिलेखागार और अन्य इलेक्ट्रॉनिक स्रोतों से।
• सिस्टम जो कॉर्पोरेट प्रक्रियाओं, दस्तावेज़ प्रसंस्करण और संगठन के कर्मचारियों की गतिविधियों का प्रबंधन करते हैं जो व्यावसायिक दस्तावेज़ों के साथ काम करने में शामिल हैं।
• सूचना ईडीएमएस जो डेटा भंडारण उपकरणों का प्रबंधन करता है।

मूल देश द्वारा एसईडी का एक संक्षिप्त वर्गीकरण भी है, जिसका उपयोग केवल रूस में किया जाता है। इसके अनुसार, हमारे देश में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों को विदेशी लोटस / डोमिनोज़ प्लेटफ़ॉर्म पर विकसित घरेलू, आयातित और रूसी में विभाजित किया गया है। हमारी समीक्षा में केवल दो विदेशी EDMS - EMC Documentum और Lotus Domino.Doc के उदाहरण शामिल हैं। अन्य सभी ईडीएमएस के पास रूस की "नागरिकता" है।

टॉप -10 इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

हमने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का मूल्यांकन किया, जो एक उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए ईडीएमएस चुनते समय निर्णायक पांच मापदंडों की तुलना पर ध्यान केंद्रित करते हैं। पैमाना दस-बिंदु है।

नोट: तालिका में प्रणाली का अंतिम मूल्यांकन 100% वस्तुनिष्ठ होने का दावा नहीं करता है और इस विषय के गहन विश्लेषण के आधार पर लेखक की राय को दर्शाता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की यह समीक्षा केवल उच्च-गुणवत्ता वाले सॉफ़्टवेयर उत्पादों के बीच की जाती है जिन्हें विभिन्न प्रकार के व्यवसायों में उपयोग के लिए सुरक्षित रूप से चुना जा सकता है।

मामला

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पूरे सोवियत अंतरिक्ष में अपने सेगमेंट में एक मान्यता प्राप्त नेता है। सबसे बड़ी जोत और निगम और छोटे व्यवसाय दोनों ही इसमें दस्तावेज़ परिसंचरण और कार्यालय कार्य सफलतापूर्वक करते हैं। इस प्रणाली के संबंध में, एक तनातनी लागू करना उचित है: "DELO" अपने व्यवसाय को जानता है। दरअसल, यह सॉफ्टवेयर कार्यालय के काम और वर्कफ़्लो के गहन स्वचालन के लिए आदर्श है।

पेशेवरों

• किसी भी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के संचलन के सभी चरणों को ट्रैक करने की क्षमता।
• प्रलेखन परियोजनाएँ बनाने में सरलता और सुविधा।
• सिस्टम की सामान्य डिबगिंग और कार्यक्षमता।

विपक्ष

• "स्ट्रेच्ड" माइनस में कुछ हद तक पुरातन इंटरफ़ेस और मास्टरिंग में एक निश्चित कठिनाई शामिल है।

कीमत क्या है?

एक कार्यस्थल (DBMS - Oracle) के भीतर "DELO" प्रणाली का उपयोग करने के लिए लाइसेंस की कीमत इन स्थानों की नियोजित कुल संख्या पर निर्भर करती है और 11,000 रूबल (201-500 r / m) से 13,400 रूबल (1-5 r) तक भिन्न होती है। /एम)। यदि संगठन Microsoft SQL सर्वर DBMS का उपयोग करता है, तो एक के लिए लाइसेंस कार्यस्थलक्रमशः 7200 से 9500 रूबल की लागत आएगी।

लॉजिक्स

लॉजिक SED प्रोग्राम को 2012 तक बॉस-रेफरेंस कहा जाता था और यह सबसे लोकप्रिय में से एक था रूसी प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, डेलो ईडीएमएस का एक गंभीर प्रतियोगी। नाम बदलने से इस सॉफ़्टवेयर उत्पाद की गुणवत्ता प्रभावित नहीं हुई, और यह अभी भी विश्वसनीय है और कार्यात्मक प्रणालीकिसी भी प्रकार और आकार के उद्यमों में कार्यालय प्रबंधन के लिए।

पेशेवरों

• दस्तावेज़ अनुमोदन के लिए जटिल बहु-स्तरीय मार्ग बनाने की क्षमता।
• उपयोगकर्ता डेटा सुरक्षा का उच्च स्तर।
• सिस्टम के मुख्य घटकों में महारत हासिल करने में सापेक्ष आसानी।
• लचीली और अनुकूलन योग्य दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रक्रियाएँ।

विपक्ष

• एक गंभीर स्टाफ टर्नओवर के साथ एक्सेस अधिकारों का असुविधाजनक भेदभाव।
• तकनीकी सहायता का सबसे ईमानदार काम नहीं।
• पुरातन इंटरफ़ेस।

कीमत क्या है?

इस कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए एक लाइसेंस की लागत इससे जुड़े कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करती है। यदि उनकी संख्या 49 लोगों से अधिक नहीं है, तो प्रत्येक कार्यस्थल के लिए कीमत 5,900 होगी; 50 से 199 जुड़े श्रमिकों से - 5,200 रूबल; और अगर 200 से अधिक नौकरियां हैं, तो एक लाइसेंस की कीमत न्यूनतम - 4900 रूबल होगी।

महानद

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली मानक की आवश्यकताओं के पूर्ण अनुपालन में डिज़ाइन की गई है आईएसओ गुणवत्ताकार्यालय के काम के क्षेत्र में 9000 और रूसी GOSTs। अपने "सहयोगियों" से "EUFRATS" अपने स्वयं के कई अनूठे सॉफ़्टवेयर विकासों की उपस्थिति में भिन्न होता है जो प्रतिस्पर्धी ईडीएमएस में नहीं पाया जा सकता है। विशुद्ध रूप से तकनीकी यह प्रणालीआधुनिक पर सबसे "उन्नत" में से एक है रूसी बाजारसेडोव।

पेशेवरों

• इस प्रणाली के वितरण पैकेज में एक अंतर्निहित Nika DBMS शामिल है, जो उपयोगकर्ता संगठन को अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर खरीदने से स्वचालित रूप से मुक्त करता है।
• एक अच्छे यादगार डिज़ाइन के साथ दोस्ताना इंटरफ़ेस।
• पहुँच अधिकारों के प्रबंधन के लिए अंतर्निहित भूमिका तंत्र।

विपक्ष

• बहुत धीमी गति, विशेष रूप से कमजोर कंप्यूटरों पर।
• काम में आवधिक विफलताएं और धीमी तकनीकी सहायता।

कीमत क्या है?

संगठन के अपने सर्वर पर सिस्टम की स्थापना के साथ एक मानक लाइसेंस की लागत प्रति वर्कस्टेशन 5200 से 7300 रूबल है, अधिक उपयोगकर्ता - कीमत कम है। हालाँकि, निर्माता के उपकरण पर सर्वर घटक रखने का विकल्प भी है। इस मामले में, एक सदस्यता शुल्क प्रणाली लागू की जाती है - प्रति माह 10,000 से 95,000 रूबल की लागत वाले चार टैरिफ।

1सी: पुरालेख

उद्यम दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए यह सबसे अच्छे और निश्चित रूप से सबसे बहुमुखी कार्यक्रमों में से एक है। 1C: पुरालेख विश्वसनीय और, सबसे महत्वपूर्ण, विभिन्न स्वरूपों के व्यापार प्रलेखन का केंद्रीकृत भंडारण प्रदान करता है, जिसमें अधिकृत कर्मियों द्वारा इसका उपयोग किया जा सकता है जो फाइलों को संपादित कर सकते हैं।

पेशेवरों

• फाइन-ट्यून एल्गोरिथम त्वरित खोजआवश्यक डेटा।
• पाठ और ग्राफिक्स से लेकर ऑडियो और वीडियो फ़ाइलों तक - किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की क्षमता।
• व्यापक मापनीयता जो आपको बड़े और छोटे उद्यमों दोनों में इस सॉफ़्टवेयर का सफलतापूर्वक उपयोग करने की अनुमति देती है।
• 1C का मुख्य लाभ: पुरालेख, जो इस कार्यक्रम को प्रतिस्पर्धियों से अलग करता है, उत्पाद की कीमत और इसकी कार्यक्षमता की क्षमताओं का इष्टतम संयोजन है।
• बाहरी अनुप्रयोगों के साथ एकीकरण के लिए समर्थन।

विपक्ष

• बहुत सारे सिस्टम संसाधनों का उपभोग करना।
• अनुभवी उपयोगकर्ताओं के लिए भी महारत हासिल करने में कठिनाई।

कीमत क्या है?

इस कार्यक्रम की "असेंबली" की कीमत 12,000 से 57,000 रूबल तक भिन्न होती है, और पहली राशि को 1C: आर्काइव के पिछले संस्करण को अपग्रेड करने के लिए विशेष रूप से भुगतान करना होगा।

डायरेक्टम

सरल और कार्यात्मक ईडीएमएस डायरेक्टम छोटे और मध्यम आकार के व्यवसायों के लिए एक उत्कृष्ट समाधान होगा। इस प्रणाली के लिए धन्यवाद, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को पारंपरिक पेपर वर्कफ़्लो के साथ सफलतापूर्वक जोड़ा जा सकता है ताकि बाद में "दर्द रहित" संगठन को पूरी तरह से DIRECTUM में काम करने के लिए स्थानांतरित किया जा सके। उन्नत वर्कफ़्लो तकनीक कार्यालय कार्य प्रक्रियाओं का कुशल स्वचालन प्रदान करती है।

पेशेवरों

• विशेष सॉफ़्टवेयर टूल की उपलब्धता जो यथासंभव दस्तावेज़ों की खोज और पहचान को आसान बनाती है।
• विशिष्ट कार्यों के लिए सिस्टम के स्वतंत्र संशोधन के पर्याप्त अवसर।
• अन्य कार्यक्रमों के साथ एकीकरण की विस्तारित संभावनाएं।

विपक्ष

• उद्यम के प्रबंधन के लिए प्रणाली का उन्मुखीकरण - इसमें सामान्य क्लर्कों के लिए काम करना अधिक कठिन होता है।
• कुछ भ्रामक और अपारदर्शी मूल्य निर्धारण नीति।

कीमत क्या है?

इस ईडीएमएस के उपयोग के लिए लाइसेंस व्यक्तिगत रूप से और पैकेज ऑफ़र के हिस्से के रूप में खरीदे जाते हैं। सबसे सस्ते बेसिक क्लाइंट लाइसेंस की कीमत 7,800 रूबल है। लाइसेंस पैकेज की लागत 148,200 रूबल (20 कर्मचारियों के लिए मूल) से शुरू होती है और 2,010,000 रूबल (200 कर्मचारियों के लिए) तक जाती है।

ऑप्टिमा-कार्यप्रवाह

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अपने सेगमेंट में एक मजबूत मध्यम किसान है। यह निरंतर विकास में है और अभी तक बाजार के मान्यता प्राप्त मास्टोडन के साथ समान शर्तों पर प्रतिस्पर्धा नहीं कर सकता है। हालाँकि, OPTIMA-WorkFlow में "आस्तीन में कई तरकीबें" हैं - अनूठी प्रौद्योगिकियांजो उसे भीड़ से अलग करती है।

पेशेवरों

• एक ही प्रकार के दस्तावेजों और उनके पंजीकरण की जानकारी के सीरियल इनपुट के कार्य का कार्यान्वयन।
• एंटीवायरस प्रोग्राम के साथ स्कैन करना।
• आपकी पसंद के नियमित और एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ों का अनुक्रमण।
• बहुभाषी उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस।

विपक्ष

• ठेठ का नुकसान कार्यक्षमता, जिन्हें आउटगोइंग अपडेट द्वारा स्थायी रूप से समाप्त कर दिया गया है।

कीमत क्या है?

इस प्लेटफॉर्म पर आधारित विशिष्ट समाधानों की लागत 55,000 से 75,000 रूबल तक है।

ईएमसी दस्तावेज

वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए यह प्लेटफ़ॉर्म आईटी उद्योग, ईएमसी में विश्व नेता द्वारा विकसित किया गया था। अलग-अलग उपकरणों के लचीले अनुकूलन के साथ मिलकर शक्तिशाली कार्यक्षमता ईएमसी डॉक्यूमेंटम को रूसी बाजार पर उपलब्ध सर्वोत्तम विदेशी ईडीएमएस बनाती है।

पेशेवरों

• डिजाइन दस्तावेजों के प्रबंधन में उच्च स्तर की सुविधा।
• एक चेक-इन/चेक-आउट तंत्र का कार्यान्वयन जो आपको एक्सेस अधिकारों के वितरण को प्रबंधित करने की अनुमति देता है।
• एक फ़ंक्शन की उपस्थिति जो आपको कई स्तरों पर अनुमोदन प्रक्रिया को लागू करने की अनुमति देती है।
• स्कैनिंग और दस्तावेज़ पहचान उपकरणों के लिए समर्थन।

विपक्ष

• केवल इंटरनेट एक्सप्लोरर ब्राउज़र के साथ काम करता है।
• सिस्टम पर सार्वजनिक रूप से उपलब्ध तकनीकी और व्यावहारिक दस्तावेज़ीकरण का अभाव।
• बार-बार "ब्रेक" और एक उच्च सिस्टम लोड के साथ पिछड़ जाता है।

कीमत क्या है?

इस प्लेटफॉर्म का उपयोग करने के लिए कोई निश्चित मूल्य नहीं हैं। इसके कार्यान्वयन की लागत पर प्रत्येक ग्राहक के साथ व्यक्तिगत रूप से बातचीत की जाती है।

लैनडॉक्स

1997 में घरेलू कंपनी LANIT द्वारा विकसित, दस्तावेज़ प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए यह मंच आज भी कई उद्यमों और संस्थानों द्वारा मांग में बना हुआ है। LanDocs आपको एक आरामदायक कार्यप्रवाह और कार्यप्रवाह वातावरण बनाने की अनुमति देता है, जिससे सभी श्रेणियों के उपयोगकर्ताओं को इसे प्रबंधित करने के लिए उपकरणों का आवश्यक सेट प्रदान किया जाता है।

पेशेवरों

• एकीकृत क्रिप्टोग्राफ़िक सुरक्षा उपकरणों की उपलब्धता।
• कार्यप्रवाह प्रक्रिया में दूरस्थ शाखाओं के कर्मचारियों को शामिल करने की क्षमता।
• पेपर प्रलेखन के बैच स्कैनिंग के कार्य की उपस्थिति।

विपक्ष

• काफी सामान्य प्रदर्शन मुद्दे।
• कार्यक्षमता का विस्तार करने के लिए कमजोर अवसर।
• स्क्रैच से सिस्टम में महारत हासिल करने में कठिनाई।

कीमत क्या है?

सर्वर लाइसेंस की कीमत 30,000 से 216,000 रूबल तक भिन्न होती है। उपयोगकर्ता लाइसेंस 5,600 से 8,400 रूबल की कीमत पर खरीदे जा सकते हैं।

कंपनीमीडिया

CompanyMedia एक पूरा सेट है सॉफ़्टवेयर समाधानव्यापार प्रक्रियाओं, कार्यप्रवाह और कार्यालय के काम को स्वचालित करने के लिए डिज़ाइन किया गया। यह ईडीएमएस प्रतियोगियों से सेटिंग्स के नायाब लचीलेपन और स्वतंत्र मॉड्यूल की उपस्थिति से अलग है जिसे अलग से स्थापित किया जा सकता है।

पेशेवरों

• अवसर सफल कार्यएक जटिल कॉर्पोरेट संरचना और क्षेत्रीय संरचना वाले उद्यमों में सिस्टम।
• सिस्टम की अभूतपूर्व विश्वसनीयता, जो इसे साल में 365 दिन चौबीसों घंटे सक्रिय रूप से संचालित करने की अनुमति देती है।
• कई प्रकार की नौकरियों के साथ काम करने के लिए स्वचालित समर्थन।
• पहुँच अधिकारों का विभेदीकरण, के अनुसार वर्गीकृत संरचनासंगठनों।

विपक्ष

• वेब इंटरफ़ेस में कुछ ब्राउज़रों के लिए सीमित समर्थन है, विशेष रूप से फ़ायर्फ़ॉक्स में।
• प्रणाली का ध्यान मुख्य रूप से मध्यम और बड़े व्यवसायों पर है।

कीमत क्या है?

इस सॉफ़्टवेयर की अंतिम कीमत में कर्मचारियों के प्रशिक्षण, अतिरिक्त मॉड्यूल की स्थापना और सिस्टम का उपयोग करने के अधिकारों के हस्तांतरण सहित कई घटक शामिल हैं। ऊपरी सीमाकुल राशि 99,000 रूबल है। सबसे सस्ते विषयगत मॉड्यूल की कीमत 4,000 रूबल होगी।

लोटस डोमिनोज़। डॉक्टर

यह ईडीएमएस प्रसिद्ध नोट्स/डोमिनोज़ प्लेटफॉर्म के लिए एक एप्लीकेशन है, जिसमें उच्च-स्तरीय डेटा सुरक्षा प्रणाली है। Lotus Domino.Doc के पास एक उन्नत इलेक्ट्रॉनिक संग्रह भी है जो आपको कॉर्पोरेट प्रलेखन के एक बड़े भंडार को लागू करने की अनुमति देता है।

पेशेवरों

• वितरित वातावरण में दस्तावेज़ प्रवाह प्रबंधन कार्यों के जटिल समाधान के लिए डिज़ाइन की गई अद्वितीय प्रतिकृति प्रणालियों की उपलब्धता।
• सूचना भंडारण के अलग-अलग हिस्सों में दस्तावेजों की खोज की संभावना।
• LDAP निर्देशिकाएँ कॉर्पोरेट स्तर तक मापी जाती हैं।

विपक्ष

• इस प्रणाली के नुकसान मुख्य रूप से इसके पश्चिमी मूल से उपजे हैं - इंटरफ़ेस और कुछ कार्यों के कार्यान्वयन के बारे में कुछ प्रश्न हैं।

कीमत क्या है?

उपयोगकर्ता और सर्वर लाइसेंस की लागत की गणना प्लेटफ़ॉर्म वेबसाइट पर अलग-अलग की जाती है।

अंततः

समीक्षा के तहत एक निश्चित पंक्ति को सारांशित करते हुए, मैं नोट करना चाहूंगा महत्वपूर्ण बारीकियाँ: आपके व्यवसाय में एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत इसकी लाभप्रदता में तत्काल वृद्धि की गारंटी नहीं देती है, और कुछ मामलों में, यह नुकसान पहुंचा सकती है। यदि आपका संगठन ईडीएमएस के बिना सफलतापूर्वक कार्य करता है और लाभ कमाता है, तो उन्हें लागू करने का निर्णय लेने से पहले एक हजार बार सोचें। "प्रगतिशील फैशन" का पीछा करने और इन प्रणालियों को उनके लिए गंभीर आवश्यकता के बिना स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। हालांकि, व्यवसाय के विस्तार और कर्मचारियों के उच्च कार्यभार के साथ, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली एक तरह की जीवन रेखा बन सकती है जो कंपनी को कागजी कार्रवाई के भंवर से बाहर निकलने में मदद करेगी।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में जागरूकता पिछले कुछ वर्षों में बढ़ी है, लेकिन इसके कई पहलू अभी भी आम जनता के लिए स्पष्ट नहीं हैं। यह अक्सर फ़ाइल प्रबंधन, उद्यम सूचना संसाधन प्रबंधन (जिसका इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन एक हिस्सा है), कार्यालय कार्य संगठन, आदि के साथ भ्रमित होता है।

यहां हम छोटे व्यवसाय के दृष्टिकोण से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के बारे में पाँच मिथकों को दूर करने का प्रयास करेंगे।

मिथक # 1: मेरे पास ओ हैसीखिड़कियाँफ़ाइलों का प्रबंधन करने के लिए और मुझे इसकी आवश्यकता नहीं है अलग प्रणालीइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन।

असलियत:विंडोज एक्सप्लोरर निश्चित रूप से आपकी फाइलों/दस्तावेजों को प्रबंधित करने में आपकी मदद करता है, लेकिन यह सिर्फ एक बुनियादी उपकरण है, जो बड़े पैमाने पर एक पदानुक्रमित फ़ोल्डर संरचना में फ़ाइलों को संग्रहीत करने तक सीमित है। दूसरी ओर, एक अच्छी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपको अपने संगठन की विशिष्ट आवश्यकताओं के आधार पर दस्तावेज़ प्रकार-विशिष्ट मेटाडेटा संग्रहीत करने की अनुमति देगी। इसलिए, चालान की प्रत्येक स्कैन की गई छवि के लिए, आप भंडारण के लिए मेटाडेटा परिभाषित कर सकते हैं: चालान की तिथि, चालान की राशि, कंपनी, स्थिति (भुगतान / भुगतान नहीं), आदि। यह आपके द्वारा दस्तावेज़ों को खोजने और समूहीकृत करने के तरीकों की संख्या को बहुत बढ़ा देता है। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ अक्सर आपको दस्तावेज़ों के बीच लिंक स्थापित करने, उनके लिए एनोटेशन बनाने और दस्तावेज़ों तक विभिन्न पहुँच अधिकार सेट करने की अनुमति देती हैं (उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता देख सकता है, लेकिन संपादित नहीं कर सकता)। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह आपके ऑपरेटिंग सिस्टम की तुलना में बहुत अधिक है।

मिथक 2: छोटे व्यवसायों को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की आवश्यकता नहीं है

असलियत: यह शायद सबसे ज्यादा है बड़ा भ्रम. छोटे व्यवसाय के मालिक सीमित संसाधनों का प्रबंधन करते हैं और इसलिए अक्सर नियमित कागजी कार्रवाई को संभालने के लिए कर्मचारियों को नियुक्त करने में असमर्थ होते हैं: मुद्रांकन, फाइलिंग, संग्रह करना, दस्तावेजों को ढूंढना और वापस करना, प्रत्येक समीक्षा के बाद पुनः पंजीकरण। एक छोटी कंपनी के पहले से ही काम पर रखे गए कर्मचारी इन कार्यों पर अतिरिक्त समय व्यतीत करते हैं, जिसके लिए उन्हें काम पर रखा गया था। एक अच्छी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली माउस के एक क्लिक पर सभी दस्तावेज़ों तक पहुँच प्रदान करती है।

मिथक 3: इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधनलागू करना बहुत कठिन हैछोटी कंपनियों में।

असलियत:एक छोटे व्यवसाय के रूप में, आपको अपनी फर्म की मूल दस्तावेज़ प्रबंधन आवश्यकताओं के बारे में स्पष्ट होना चाहिए। एक बार इन जरूरतों की पहचान हो जाने के बाद, किफायती और आसानी से लागू किए जाने वाले समाधान तुरंत स्पष्ट हो जाएंगे। अधिकांश सबसे अच्छा तरीकाएक समाधान लागू करें - कंपनी के किसी एक विभाग पर या व्यावसायिक कार्यों में से किसी एक के समाधान के लिए "इसे जांचें" (उदाहरण के लिए, इनकमिंग और आउटगोइंग इनवॉइस के प्रबंधन को व्यवस्थित करें)। एक या दो महीने में वापस जांचें और देखें कि दस्तावेज़ प्रबंधन में आपके लोग कितने अधिक प्रभावी रहे हैं। एक बार जब आप एक विभाग में लाभ देख लेते हैं, तो आप बाकी संगठन में समाधान को दोहरा सकते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि समाधान में निम्नलिखित गुण हैं: इसे स्थापित करना और कॉन्फ़िगर करना आसान है, इसमें एक सरल उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस है, विस्तृत गाइडई-मेल या टेलीफोन द्वारा उपलब्ध उपयोगकर्ता और तकनीकी सहायता।

मिथक 4: छोटे व्यवसायों के लिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन बहुत महंगा है

असलियत:छोटे व्यवसायों को आमतौर पर बड़े उद्यमों द्वारा आवश्यक उन्नत, व्यापक ईडीएमएस क्षमताओं की आवश्यकता नहीं हो सकती है। और यह भी कि इस सॉफ्टवेयर उत्पाद के साथ काम करने वाले उपयोगकर्ताओं की संख्या अधिक से कम होने की संभावना है बड़े संगठन. हालाँकि, हैं सॉफ्टवेयर उत्पादोंइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए, जो छोटे व्यवसायों के लिए लागत-प्रभावी हैं। इसके अलावा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए संक्रमण आपको कागज और अन्य स्टेशनरी की खपत को कम करने की अनुमति देता है, जिससे आपकी वर्तमान लागत में काफी कमी आती है। वास्तव में, जब आप एक लघु व्यवसाय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए निवेश पर प्रतिफल (आरओआई) की गणना करते हैं, तो आप देखेंगे कि इसमें निवेश करना वास्तव में सबसे लाभदायक निवेशमध्यम और लंबी अवधि में आपकी कंपनी।

मिथक 5: जैसे ही मेरे पास एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली होगी, मैं सभी कागज़ात दस्तावेज़ों को समाप्त कर सकता हूँ।

असलियत:आपने एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली लागू करने का निर्णय लिया है। बधाई हो! लेकिन तुरंत श्रेडर के पास न दौड़ें! इनमें से कई दस्तावेज अवश्यकागज के रूप में स्टोर करें।

अपने सभी दस्तावेज़ों को 3 समूहों में विभाजित करें:

1. वे दस्तावेज़ जिन्हें कानून द्वारा कागज़ के रूप में रखा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर के साथ मूल अनुबंध।

2. ऐसे दस्तावेज़ जिनकी आपको नियमित कार्य के दौरान अभी भी कागज़ के रूप में आवश्यकता हो सकती है।

3. वे दस्तावेज़ जिनकी आपको निश्चित रूप से अब कागज़ के रूप में आवश्यकता नहीं है।

श्रेडर की ओर बढ़ने से पहले, आप इन 3 समूहों में से केवल अंतिम को पकड़ सकते हैं। महीनों / वर्षों के बाद, आपको अब तीसरे और दूसरे समूह के कागजी दस्तावेज़ रखने की आवश्यकता नहीं होगी, जो आपको पेपरलेस वर्कफ़्लो के और भी करीब लाएगा।

अनुबाद: Ananina अन्ना (डायरेक्टम).