أتمتة العمليات التجارية والأنشطة التشغيلية. أتمتة العمليات التجارية – فائدة حقيقية أم صداع إضافي؟! انظر إلى المستقبل

تحدث حالات أتمتة المؤسسة غير الناجحة في كثير من الأحيان. لذلك، قبل الشروع في هذا المشروع الذي يتطلب عمالة كثيفة ومكلفة للغاية، من المستحسن أن نفهم سبب الحاجة إلى الأتمتة على الإطلاق. وما هي المشاكل التي من المفترض أن تحل بمساعدتها.

عادة ما يقسم الخبراء عملية أتمتة المؤسسات إلى عدة مراحل:

1. تحليل العمليات التجارية وتكييفها أو مراجعتها.

2. تحديد الاحتياجات الفعلية للأتمتة.

3. اختيار الحلول البرمجية أو تطوير البرمجيات المتخصصة.

4. تنفيذ البرمجيات في المؤسسة وتدريب العاملين على استخدامها.

علاوة على ذلك، فإن المرحلتين الأولين ليستا بأي حال من الأحوال أقل أهمية من المرحلتين الأخيرتين.

يجدر البدء بالتعريف.عملية الأعمال هي نظام من الأنشطة المتسلسلة والهادفة والمنظمة التي يتم من خلالها، من خلال إجراءات التحكم وبمساعدة الموارد، تحويل مدخلات العملية إلى مخرجات ونتائج عملية ذات قيمة للمستهلكين. والعملية التجارية من وجهة نظر تكنولوجيا المعلومات هي عملية معلومات مستقرة (تسلسل العمل) تتعلق بالإنتاج والأنشطة الاقتصادية للشركة وعادة ما تركز على خلق قيمة جديدة. تشتمل عملية الأعمال على تسلسل هرمي للأنشطة الوظيفية المترابطة التي تنفذ واحدًا (أو أكثر) من أهداف أعمال الشركة في نظام معلومات الشركة، على سبيل المثال، إدارة وتحليل مخرجات المنتج أو دعم الموارد لمخرجات المنتج (تُفهم المنتجات على أنها سلع، الخدمات والحلول والوثائق).

ملحوظة:في كثير من الأحيان، بمساعدة الأتمتة، يرغب المديرون في تنسيق عمل الشركة. بالتأكيد، الإدارة الحديثةمن الصعب أن نتخيل بدون نظم المعلومات. لكن الأتمتة لن تصحح الأخطاء في تنظيم العمليات التجارية.

على سبيل المثال،إذا كان لدى المؤسسة كمية كبيرة من المعلومات، والتي أصبحت من المستحيل معالجتها يدويا أو باستخدام أنظمة قديمة، فإن الأتمتة هي المخرج. إذا كانت المعلومات الضرورية ببساطة غير موجودة أو غير موثوقة، فإن المديرين يرتكبون أخطاء، ولا يتم تنسيق عمل الإدارات، فيجب تغيير نظام الإدارة - لن يساعد أي قدر من الأتمتة هنا.

لهذا بادئ ذي بدء، يحتاج المدير إلى تقييم الوضع بوقاحةوفهم ما إذا كانت الأتمتة ستحل المشكلات التي تشغله.

أتمتة العمليات التجارية في المرحلة الحالية من التطوير قادرة على حل المهام التالية:

• زيادة سرعة معالجة معلومات الشركة (على سبيل المثال، مرور أسرع للطلب من قسم المبيعات إلى المستودع).
• زيادة شفافية الأعمال (على سبيل المثال، يمكنك عرض ديون الأطراف المقابلة بسرعة).
• التحكم في كمية المعلومات (على سبيل المثال، يمكن للعملاء تقديم الطلبات بأنفسهم عبر الإنترنت).
• تنسيق الإجراءات (على سبيل المثال، العنصر المحجوز بالفعل لعميل واحد لن يذهب إلى عميل آخر).
• - زيادة تكنولوجيا الأعمال (على سبيل المثال، يتم احتساب الأسعار والضرائب تلقائيا)، الخ.

لا تؤثر الأتمتة بشكل مباشر على حل المهام الأخرى، على سبيل المثال، زيادة تدفق العملاء، أو تقديم التقارير في الوقت المناسب، أو تحديد آفاق التطوير!

لهذا عادة ما تكون هناك حاجة إلى الأتمتة في الحالات التالية:

• إعادة التوجيه إلى مهام جديدة (إنتاج منتجات أخرى، دخول أسواق جديدة، إعادة المعدات التقنية)؛
• وتنفيذ الإصلاحات أو تغيير مبادئ الإدارة؛
• عدم قدرة نظام الأتمتة القديم على تلبية احتياجات المؤسسة؛
• إعداد الشركة للبيع (يجب أن تؤدي الأتمتة إلى زيادة قيمتها السوقية).

التالي نقطة مهمة: تحتاج إلى تحديد مجال العمل الذي يجب تشغيله تلقائيًا بشكل واضح هذه اللحظة. علاوة على ذلك، فإن هذا ليس بالأمر الصعب على الشركات الصغيرة. إنهم يحتاجون فقط إلى تحليل أنشطتهم في الشركة التي تتضمن معالجة وتخزين كميات كبيرة من المعلومات وإنشاء التقارير. كقاعدة عامة، هذه هي الأقسام التي تتعامل مع المحاسبة و المحاسبة الضريبية، مسؤولون عن حركة المخزون، وما إلى ذلك. هناك عمليات "معترف بها بشكل عام"، والتي عادة لا تنشأ مسألة الحاجة إلى الأتمتة. تقليديا، هذا هو المحاسبة وحركة المخزون وكشوف المرتبات وسجلات الموظفين. تتم أتمتة هذه العمليات منذ البداية، حيث تم إثبات الزيادة في كفاءتها بسبب الأتمتة عدة مرات.

هناك طريقة أخرى لمعرفة ما يجب تشغيله آليًا بالضبط وهي:فهم ما لا يناسب المدير بالضبط العمل الحاليالمنظمات. قد يكون سبب عدم الرضا هو الوقت الذي يستغرقه إكمال العملية وتكلفتها وجودتها (عدد الأخطاء والإخفاقات). على سبيل المثال، يمكن تخطيط الإنتاج يدويًا، دون استخدام أدوات التشغيل الآلي. لكن دقة الحسابات، كقاعدة عامة، تترك الكثير مما هو مرغوب فيه، ووقت تنفيذها حوالي أسبوع. بالإضافة إلى ذلك، هناك الكثير من الأخطاء عند التخطيط بهذه الطريقة. وتبين أن التكاليف المالية للعملية "اليدوية" كبيرة بشكل غير معقول.

فقط بعد ذلك يمكنك المتابعة مباشرة لاختيار النظام الآلي.

عادة ما تعطى الأفضلية للبرنامج الذي يناسب متطلبات تقنيةولن تصبح عائقا أمام نمو المعلومات في المستقبل. لسوء الحظ، يكاد يكون من المستحيل العثور عليه نظام جاهزوالتي ستكون قادرة على تلبية احتياجات الشركة بنسبة مائة بالمائة. لذلك، يبقى اختيار منتج البرنامج الأكثر ملاءمة من حيث الوظيفة والتكلفة.

يمكن تقسيم جميع أنظمة الأتمتة إلى فئتين:جامدة، مع مجموعة من الإعدادات القياسية (على سبيل المثال، mySAP Business Suite، Oracle E-Business Suite، Galaxy) ومرنة، مع القدرة على تغيير وظائفها (على سبيل المثال، 1C، Microsoft Axapta). وينطبق هذا التقسيم على كافة البرامج- من الحلول البسيطة للمشاكل المحلية إلى أنظمة معقدةأتمتة المؤسسات الكبيرة.

يوصي الخبراء بما يلي:لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى نظام صارم أو مرن في حالة معينة، من الضروري فهم كيف ستتغير المؤسسة وعملياتها التجارية خلال السنتين إلى الأربع سنوات القادمة. إذا كانت المنظمة تعمل بشكل مستقر ولا توجد خطط للتغييرات الأساسية في نظام إدارتها في المستقبل القريب، فيمكنك تجربة الأنظمة الصارمة، بما في ذلك الأنظمة الغربية. لديهم ميزة لا يمكن إنكارها - فهي حلول كاملة ومبسطة تتضمن أفضل الإنجازات الإدارية. ومع ذلك، باختيار مثل هذا النظام، ستضطر الشركة إلى "تعديل" عملها لنموذج عملية الأعمال المطبق فيه. بالنسبة للشركات المحلية، هذا ليس ممكنا دائما. إذا كان العمل يتم إصلاحه في كثير من الأحيان، ولم يتم الانتهاء من نظام الإدارة بعد، فإن الشركة تحتاج إلى نظام مرن يمكن تعديله دون تكاليف كبيرة. مثل هذه المنتجات متوفرة في السوق. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تنفيذ الحلول الجاهزة على أساسها.

غالبًا ما يبذل قادة الشركة الكثير من الجهد لتحسين العمليات التي تهدف إلى تحقيق أهداف معينة وزيادة كفاءة التعاون بين الموظفين المعنيين. إنهم يفهمون حقًا أهمية ضمان التواصل والكفاءة عبر الأقسام أو الفرق على نطاق أوسع. يرتبط هذا البحث عن النهج الأمثل للتفاعل بالحاجة إلى حل المشكلات الحيوية التي تنشأ حتماً عندما يكون هناك انقسام في أقسام ومجالات الشركة المختلفة. تنفيذ العمل الضروريإن الاستقلال عن الأقسام الأخرى في الشركة يمكن أن يضر أكثر مما ينفع، لأنه في هذه الحالة يركز الموظفون على حل مشكلات محددة بدلاً من تحقيق الهدف العام ضمن العملية. يوفر برنامج أتمتة عمليات الأعمال - BPMS - لموظفي الشركة القدرة على تصور دور مهامهم في عملية الأعمال، مما يساعد على زيادة إنتاجية الموظفين، كما يمكن أن يكون له تأثير إيجابي في مجالات أخرى من أنشطة الشركة وتحقيق الأهداف الرئيسية المنظمة.

ما هي أتمتة العمليات التجارية؟

يستخدم مصطلح "عملية الأعمال" لوصف تنظيم وهيكل الإجراءات المترابطة لموظفي الشركة بهدف وحيد هو تحقيق هدف محدد بنجاح. إن جوهر أتمتة عملية الأعمال هو وضع هيكل لنقل المسؤولية عن تنفيذ العملية، وبالتالي تحقيق الهدف. بالنسبة للموظفين الأفراد، تمثل عملية الأعمال الخطوات اللازمة لتحقيق نتائج ناجحة. في حالة الصغيرة و مجموعات كبيرةتُفهم عملية الأعمال على أنها تعيين المسؤوليات التي يجب على كل عضو في المجموعة القيام بها لإكمال مهمة مشتركة للمجموعة. يمكننا أن نعطي العديد من الأمثلة على العمليات التجارية الآلية، بدءًا من عملية تحضير طبق وفقًا لوصفة معينة وحتى العملية الشاملة لاستحواذ شركة على شركة أخرى. تلاحظ الشركات التي تستخدم أتمتة العمليات التجارية في صناعات مثل التسويق وغيرها النتائج الإيجابية لاستخدام هذا النهج في الإدارة بسبب المستوى العالي لتنظيم العمل والإجراءات المركزة للموظفين والانضباط في أداء الواجبات.

إن مفتاح نجاح أي عملية تجارية هو بعض المكونات التي لا يمكن الاستغناء عنها. بادئ ذي بدء، تتطلب كل خطوة من خطوات العملية بيانات ومواد. ثانيًا، أنت بحاجة إلى خوارزمية - عملية - يمكن للأشخاص أو البرامج (في حالة أتمتة العمليات التجارية) اتباعها. وأخيرًا، يجب تحديد النتيجة لتحقيق أي جهد يتم بذله، وقضاء الوقت، واستخدام البيانات. من المهم إدراك أهمية مكونات أتمتة العمليات التجارية هذه وتخصيص الوقت الكافي لاختيار كل منها وإضفاء الطابع الرسمي عليها، لأنه فقط من خلال وضع الأساس الصحيح يمكنك الاعتماد على النتيجة الصحيحة.

أتمتة العمليات التجارية - التاريخ

تم استخدام هذا المصطلح لأول مرة من قبل فريدريك تايلور وهنري جانت، المهندسين الميكانيكيين والمستشارين الإداريين، في عشرينيات القرن العشرين. في البداية، كان هذا المصطلح مرتبطًا بالإنتاج، ولكن من الواضح أنه في عملية دراسة وإعادة التفكير في مصطلح عملية الأعمال، أصبح قابلاً للتطبيق حتى لوصف ديناميكيات الأنشطة داخل الأسرة. في أوائل الثمانينيات، واستنادًا إلى أعمال دبليو. إدواردز ديمينج وجوزيف إم. جوران، تم تطوير مفهوم جديد للعملية التجارية وتم دعم النظرية بالتكنولوجيا. على سبيل المثال، ظهرت طرق جديدة تمامًا للتفاعل وتحديد الأهداف وتحقيق النتائج مع ظهور الآلات الكاتبة وآلات النسخ وأجهزة الكمبيوتر الشخصية. كما أصبح الإنترنت عاملا رئيسيا في تطوير أساليب جديدة لإدارة العمليات التجارية (BPM) وتطوير ممارسات أتمتة العمليات التجارية.

يبلغ عمر نظرية إدارة العمليات التجارية مائة عام تقريبًا، وهي مستمرة في التطور، لذلك يمكن أن يكون مفيدًا لكل شركة تحقيق الأهداف الحالية من خلال تنظيم العمليات وتقسيمها إلى مراحل مختلفة يؤديها الأشخاص وحلول أتمتة العمليات التجارية.

أمثلة وأفكار لأتمتة العمليات التجارية

هناك العديد من الأمثلة على العمليات التي من المناسب تنفيذها بنجاح باستخدام أتمتة العمليات التجارية. الأنشطة في مجالات مثل التمويل، الموارد البشريةويمكن تقسيم التسويق إلى عمليات مختلفة، بعضها يمكن أن يكون آليًا. على سبيل المثال، من خلال أتمتة العمليات التجارية لتوظيف الموظفين وتأهيلهم في مكان العمل، وعمليات معالجة طلبات الشراء والأوامر من العملاء، يمكنك تحقيق ذلك نتائج ممتازةفي تحسين جودة العمل المنجز وخفض تكاليف التشغيل.

الفوائد الرئيسية لأتمتة العمليات التجارية

الفكرة الأساسية لاستخدام الأدوات الرقمية هي العمل بفعالية مع جميع البيانات المتعلقة بالعملاء والمهام والخدمات/المنتجات الخاصة بالشركة، بالإضافة إلى أتمتة بعض الإجراءات التي يمكن تنفيذها دون جهد بشري. الهدف من أتمتة العمليات التجارية ليس استبدال الموظفين الذين يقومون بمهام متكررة بروبوتات برمجية. بفضل أتمتة العمليات التجارية، يتخلص موظفو الشركة من المهام الروتينية والميكانيكية ويحصلون على فرصة التركيز على المسؤوليات الجديدة أو المهام البحثية أو أي نشاط يتضمن استخدام خبرة الموظف ومعرفته.

تساعد أتمتة العمليات التجارية أيضًا مجموعات الأشخاص على تنسيق الجهود بشكل أفضل، وبالتالي يمكن إزالة عدم التنظيم من المعادلة. وأخيرًا، يمكن أن تضمن أتمتة العمليات التجارية المزيد دقة عاليةنتائج. كل هذه المزايا هي السبب في أن المزيد والمزيد من رواد الأعمال ومديري الأقسام وكذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة الشركات الكبيرةاستخدام أتمتة العمليات التجارية في عملهم.

كل هذه المزايا مناسبة لكل منظمة تريد أن تظل قادرة على المنافسة والتطور. في كل عمل تجاري، هناك منافسون يسعون جاهدين للتغلب على السوق الحالية، ويمكن أن يصبح نهج إدارة العمل في الشركة عاملاً حاسماً في مسابقة. في كثير من الأحيان، فإن أتمتة العمليات التجارية في الوقت المناسب هي التي تحدد الأعمال التي ستنجح والتي ستتوازن على حافة الوجود.

إيلينا جايدوكوفا، محللة تسويق، ومديرة العلامة التجارية للحلول القائمة على، وأخصائية علاقات الشراكة.

تكتسب أتمتة العمليات التجارية شعبية متزايدة في السوق الحديثة. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن آليات الأتمتة تسمح، أولا وقبل كل شيء، بتقليل تكاليف أي إنتاج، وبالتالي جعل العمل أكثر كفاءة.

الخلفية التاريخية والأنظمة التي يتم تنفيذها اليوم.

يمكن اعتبار بداية استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في الستينيات. في ذلك الوقت، كانت هذه الأنظمة تستخدم بشكل أساسي للتحكم في المخزون وإدارته، وكانت أنظمة ذلك الوقت تقوم بنسخ الأساليب التقليدية لهذه العمليات بشكل كامل.

في السبعينيات، تحول التركيز نحو MRP (تخطيط متطلبات المواد)، وساعدت الأنظمة في تجميعها خطط التقويممع الأخذ في الاعتبار إمكانيات واحتياجات وحدات التجميع والمواد الخام والمكونات اللازمة.

في الثمانينات، ظهر مفهوم MRP-II، وكانت مهمته الرئيسية هي تحسين الكل عمليات الانتاج. في البداية، كان MRP-II بمثابة إضافة إلى MRP مع القدرة على تخطيط أرضيات المتجر والتوزيع داخل المصنع. وفي وقت لاحق، تمت إضافة الإدارة المالية، وإدارة شؤون الموظفين، والهندسة، وإدارة المشاريع، وما إلى ذلك. في الواقع، MRP-II هو سلف أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

تم استخدام أنظمة CRM التي ظهرت في نفس الوقت حصريًا التسويق المباشر، من أجل الحصول بسرعة على معلومات حول العميل الذي يتواصل معه المدير أو مندوب المبيعات (عبر الهاتف بشكل أساسي) وحفظ المعلومات حول تاريخ الاتصال. تم تطوير أنظمة CRM بسلاسة، ونمت تدريجياً من الناحية الوظيفية، وفي التسعينيات لم تعد توفر فرصًا لجمع معلومات العميل وتخزينها وإدارتها فحسب، بل قدمت أيضًا وظائف التخصيص: مكافآت متنوعة لعملاء أو مجموعات معينة.

يمكن تقسيم أنظمة أتمتة العمليات التجارية القياسية بالمعنى العالمي إلى طبقتين كبيرتين: الأولى هي أنظمة باهظة الثمن للشركات الكبيرة، على سبيل المثال SAP أو PeopleSoft أو Oracle أو Siebel أو بعض منتجات Microsoft. هذه الأنظمة وظيفية للغاية، ويمكن تهيئتها بمرونة وتكييفها مع أي قطاع أعمال تقريبًا. يمكن أتمتة عدد كبير من العمليات التجارية للشركة: التسويق والمبيعات والإنتاج وغيرها الكثير. تجدر الإشارة إلى أن تكلفة وتوقيت التنفيذ، وكذلك سعر الملكية، بعيدة عن متناول الشركات المتوسطة والصغيرة (في الخارج، تختلف المصطلحات قليلاً: هناك، تعتبر الشركة التي توظف أقل من 300 شخص شركة صغيرة).

والثاني هو الأنظمة التي تكون في متناول الشركات المتوسطة والصغيرة. وتشمل الأمثلة 1C وأنظمة الصناعة. هنا السوق أكثر ديناميكية، وتكلفة تنفيذ واحد أقل بكثير من الأسعار في المجموعة الأولى. الشركات التي تتقدم بطلب لتطوير أو تنفيذ نظام تفهم بوضوح المهام وتحقق أقصى قدر من النتائج لأن لم يكن لديهم الوقت الكافي لفتح آلاف الفروع في جميع أنحاء البلاد والتحول إلى بيروقراطيين خطيرين. وبالتالي، فإن العمليات التجارية التي تحدث فيها يمكن أن تخضع لإعادة الهندسة دون مقاومة غير ضرورية.

وبطبيعة الحال، فإن السوق أكثر تنوعا، وإذا رغبت في ذلك، يمكن تقسيم الأنظمة إلى مجموعات ومجموعات فرعية.
في روسيا، أصبحت الأنظمة من "الطبقة" الأولى تحظى بشعبية خاصة أعمال كبيرةبالإضافة إلى أنظمة الصناعة وتطويراتنا الخاصة للشركات المتوسطة والصغيرة.

المشاكل المحتملة وحلولها

ومن الجدير بالذكر أن الشركات قد تواجه بعض الصعوبات عند تنفيذ النظام ومواصلة العمل معه. كقاعدة عامة، هذه المشاكل ليست حرجة ويمكن حلها بسهولة.

غالبًا ما تكون هذه صعوبات مرتبطة بعادات الموظفين. عند تنفيذ النظام، قد يقاوم العديد من الموظفين، وخاصة أولئك الذين ينتمون إلى "المدرسة القديمة"، الابتكار. علاوة على ذلك، في بعض الأحيان يسبق تركيب النظام عمل روتيني على محاسبة الأرصدة والمخزون ومراجعة البيانات الموجودة ونقلها من النظام المحاسبي القديم إلى النظام الجديد. إن الحاجة إلى مثل هذا العمل ليست واضحة دائمًا للموظفين، ويلعب الدافع دورًا مهمًا هنا. يحدث أن تتخلص الشركة بطبيعة الحال من الموظفين غير القادرين على الانتقال معها إلى نظام جديد.

هناك صعوبة أخرى تتعلق بحقيقة أنه ليس من الممكن دائمًا الحكم بشكل مؤكد على مدى الأمثلية لعملية معينة. قد يعبر الموظف (بسبب العادة) عن عدم رضاه عن أنماط العمل الجديدة، ولكن في بعض الحالات قد يكون عدم الرضا هذا مبررًا ويكون تصحيح العملية ضروريًا. بالإضافة إلى ذلك، من الناحية المثالية، يجب أن يقوم نظام أتمتة العمليات دائمًا بتنفيذ النظام تعليقبحيث لا يكون الانتهاك الواضح للعملية ملحوظًا فحسب، بل ينعكس أيضًا على أداء الموظف. على سبيل المثال، إذا كان مدير المبيعات يعمل بعقود في النظام، فمن المنطقي أن يتم احتساب النسبة التصاعدية في نفس النظام بناءً على الفواتير المدفوعة (بموجب عقود هذا المدير). وهذا لا يمكن تحقيقه إلا طريقة متكاملةإلى الأتمتة. في هذه الحالة، على سبيل المثال، من الضروري أيضًا دمج وظائف الفواتير ومحاسبة الدفع في النظام.

توقعات للمستقبل

يمكننا الاستمرار في الجدال حول الحاجة إلى أتمتة الأعمال، ولكن حقيقة التخفيض الكبير في التكاليف في المؤسسة واضحة. على سبيل المثال، باستخدام مثل هذا النظام شركات التصنيعيمكنها زيادة السيطرة على المشتريات والمستودعات بشكل نوعي، وتحسين تنسيق قسم اللوجستيات وبالتالي تقليل تكاليفها بشكل مباشر.

إذا تحدثنا عن التوقعات في هذا المجال، فإن الشركات تطلب بالفعل بشكل متزايد أتمتة الأعمال جزئيًا أو كاملاً. علاوة على ذلك، إذا كانت أي أتمتة تعتبر في وقت سابق متعة باهظة الثمن، فهي الآن صغيرة و الأعمال المتوسطةحصل على بديل في شكل تطبيقات تعتمد على حلول الويب. تكتسب مثل هذه التطورات شعبية، وتتيح الإمكانيات المضمنة في هذه المنصة تقليل الوقت وتكلفة التطوير والتنفيذ، فضلاً عن الملكية. في رأيي، سوف ينمو سوق الأتمتة، ويتجه نحو الشركات الصغيرة والمتوسطة، لأن... لا يستطيع الجميع شراء SAP أو حتى Microsoft Dynamics، والذي غالبًا ما يتم وضعه كحل للشركات الصغيرة. بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للمنظمات المتخصصة للغاية، تكون تكلفة تنفيذ مثل هذه الحلول أعلى.

DocVision

DocsVision هو نظام عالمي لأتمتة تدفق المستندات والعمليات التجارية، تم تطويره على أساس تقنية .Net ومتكامل بشكل وثيق مع النظام الأساسي و تطبيقات مايكروسوفت. يتضمن النظام تطبيقات Office Work وإدارة العمليات والمكاتب الإدارية وأدوات تطوير التطبيقات والعمليات التجارية، بالإضافة إلى بوابات البرامج في Microsoft Dynamics AX وMicrosoft SharePoint Portal و1C:Enterprise 8.0. تتيح لك الحلول المبنية على أساس DocsVision تنظيم العمل بشكل فعال الوثائق الإلكترونيةوتنفيذ العمليات التجارية المتعلقة بتفاعل المعلومات. يوفر النظام فرصًا لتسجيل المستندات وتخزينها ونقلها وتنفيذها والبحث فيها، بالإضافة إلى إنشاء عمليات تجارية آلية رسمية ومراقبة التقدم المحرز في تنفيذها. ومن خلال العمل في النظام، يتلقى كل موظف مهمة في الوقت المحدد لإكمال مرحلة عمله والوصول الفوري إليها للجميع معلومات ضرورية، والمدير لديه القدرة على التحكم في العملية وإدارتها. يعمل النظام على المعلومات المخزنة فيه ويتفاعل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات الأخرى في المؤسسة، مما يضمن وحدة المعلومات وتكامل النظام عند تنفيذ العمليات التجارية الشاملة.

ما هي أتمتة العمليات التجارية للمؤسسة؟ إنها القدرة على تحرير الموارد، والاستجابة لتغيرات السوق في الوقت المناسب، واتخاذ القرارات بسرعة والتخطيط لمزيد من الإجراءات. وهذا أمر مهم لأي منظمة ترغب في النمو والتطور الظروف الحديثةالمنافسة الشرسة وتعدد المهام المستمر. وهذا جزء من النجاح، فبدونه سيكون من الصعب تحقيق النتائج. يبقى معرفة كيف سيؤثر التنفيذ على تحسين أداء الشركة.

ما هو عليه

في كثير من الأحيان، تبذل إدارة المؤسسة جهودًا كبيرة للمضي قدمًا نحو تحقيق الأهداف وزيادة كفاءة العمل الجماعي للموظفين. إنهم يدركون مدى اعتماد الأمر على الأداء الواضح والمنسق لوظائف كل موظف في جميع أنحاء المنظمة.

إن محاولة قسم واحد لإكمال الجزء الخاص به من المهمة دون التفاعل مع الأقسام الأخرى يضر أكثر مما ينفع. الموظفون الذين يهدفون إلى التعامل مع مهمة معينة دون التفكير في حل المشكلة أو تحقيق هدف مشترك ينتهي بهم الأمر إلى عدة أجزاء منفصلة وسيئة التنفيذ من كل واحد.

تتيح العمليات التجارية الآلية للعاملين تصور دورهم في إنشاء المنتج النهائي. وهذا يجلب ديناميكيات إيجابية، لأن الناس يرون بوضوح ما سيحدث في النهاية إذا عملوا معًا.

يمكن استخدام الأتمتة في أي مجال من مجالات أنشطة المنظمة. إلى جانب تحديد الأهداف، يشمل ذلك الموارد البشرية، والمبيعات، والتسويق، وإعداد وحدة الإنتاج، وحتى الاندماج مع شركة صغيرة.

لتحقيق التحسين، تحتاج إلى إنشاء الأساس الصحيح:

تحديد البيانات والمواد المطلوبة لإكمال دورة الإنتاج الكاملة لوحدة المنتج والتأكد من توفرها.

قم بإنشاء خوارزمية مجربة بدون عناصر غير ضرورية، والتي بموجبها سيعمل البرنامج أو الشخص طوال الوقت.

حدد مسبقًا النتيجة التي يتم من أجلها إنفاق موارد الوقت وبذل الجهود.

عملية إدارة الأعمال هي مفهوم لتطوير المنظمة. وتتمثل مهمتها الرئيسية في إدخال الأتمتة في الإدارة وتحسين كفاءة الأعمال.

ماذا يفعل VRM:

يدرس ما تفعله الشركة، وما يجري داخلها؛

يبحث عن التناقضات، والصعوبات، والتباطؤ في العمليات، واستخدام العمل اليدوي حيث يمكن استخدام العمل الميكانيكي أو الآلي؛

يبحث عن طرق لتحسين كل انتهاك تم تحديده.

يتيح استخدام نظام أتمتة العمليات التجارية للشركة أن تكون المنظمة مرنة وتتكيف بسرعة مع التغيرات في بيئة الأعمال المحيطة. وبمساعدتهم، يتم تحديد نقاط الضعف والضعف في الوحدات واختيار طرق التعزيز.

هذا نقل جزئي أو كامل للدورات والمهام المتكررة تحت السيطرة. ونتيجة لذلك، يتم تحرير وقت الموظف وأمواله، وتزداد إنتاجية العمل، كما تصبح الكفاءة أعلى.

تاريخ الخلق

تم استخدام هذا المصطلح لأول مرة من قبل المهندسين الميكانيكيين في العشرينات من القرن الماضي. في البداية، تم استخدامه فقط فيما يتعلق بمراحل الإنتاج، ولكن الآن تم إعادة التفكير فيه واستخدامه على نطاق أوسع بكثير.

وفي الثمانينيات، طوروا نهجًا مختلفًا قليلاً للنظرية، مدعومًا بالحسابات الاقتصادية وتكنولوجيا الكمبيوتر. وظهرت حينها آلات النسخ والطباعة، ومن ثم أجهزة الكمبيوتر. وقد تم تحقيق تقدم أكبر مع تطور الإنترنت. يتم استخدامها الآن لتطوير الأساليب الأصلية لأتمتة العمليات التجارية وتحديد المشكلات الجديدة وحلها.

في بيئة الأعمال الحديثة، يتم تطويره بنشاط، وهناك مجالات استخدام غير عادية له. هذه هي الطريقة التي يمكن بها تحقيق التحسين في العديد من الأقسام. وهذا ممكن بسبب التقسيم إلى مراحل منفصلة لتنفيذ وتنفيذ التطورات.

الاتجاهات الرئيسية للتنمية

كقاعدة عامة، يتم تنفيذه في مجالين متساويين في الأهمية:

العمليات التجارية التصنيعية. اعتمادًا على أنشطة الشركة، يمكن أن يكون ذلك المبيعات أو التواصل مع الزوار أو الإنتاج. يتعلق الأمر بزيادة مباشرة في المؤشر - زيادة الحجم أو الجودة وربحية المؤسسة ككل.

يدعم. صناعة لا تقل خطورة. ويشمل ذلك إعداد التقارير والأعمال المكتبية والمحاسبة وغيرها. وهذا لا يؤثر بشكل مباشر على زيادة الأرباح، ولكن بمساعدة الأتمتة يصبح من الممكن تقليل تكلفة الساعات والمال لأداء العمل الرتيب.

أهداف وغايات أتمتة العمليات التجارية

يهدف هذا النظام إلى أتمتة كل ما يعمل ببطء أو بشكل سيء، لإزالة التناقضات والعناصر التي تؤدي إلى إبطاء الإنتاج. قد يكون هذا نائبًا إضافيًا مع الحد الأدنى من المسؤوليات، وبدونه تذهب الأوراق مباشرة إلى المدير ويتم حلها على الفور.

وهذا يشمل الوسطاء الثانويين الذين يؤخرون التسليم حتى نهاية المستهلكوتحصيل رسوم التخزين. تشير الإحصائيات إلى أنه غالبًا ما يكفي أن يكون لديك شركة نقل موثوقة واحدة بدلاً من العديد من الشركات الصغيرة غير الضرورية التي يمكن أن تفشل في لحظة غير متوقعة.

مثل هذه العناصر المثبطة هي المعدات القديمة، والمستودع البعيد، ونقص التدريب الإضافي للموظفين الجدد، وحتى الحزام الناقل الطويل جدًا يؤثر على سرعة الإنتاج ويخلق أرباحًا ضائعة. وهذا ليس سوى جزء من عملية التحسين.

ومن بين المهام الرئيسية ما يلي:

تنظيم التخزين الآمن للمعلومات وعناصر البرنامج؛

دعم الأداء على مستوى عال؛

الإعداد الفوري وطباعة المستندات للموردين والشركاء والمقاولين بدءًا من الفواتير وحتى مقترحات الأعمال؛

إنشاء تقرير عن حالة الشركة لأي فترة زمنية؛

مراجعة التكاليف المالية للموظفين، وزيادة كفاءة استخدام ساعات عمل الموظفين من خلال جعل الأنشطة المماثلة تلقائية؛

تحسين جودة خدمة الزوار؛

الأمثلة والأفكار

وبذلك يصبح من الممكن إطلاق سراح الإنسان و الموارد الماليةوتزداد إنتاجية العمل، وتعمل استراتيجية التنمية بشكل أكثر فعالية.

لا تتبع معظم الشركات تسلسلاً واضحًا للإجراءات. ونتيجة لذلك، فإن المديرين مشغولون باستمرار، ولا أحد يعرف متى سيتم الانتهاء من المشروع وفي أي مرحلة اليوم، يتم تكرار العديد من المهام وفحص الموظفين. اتضح أن الجميع مشغولون، والعملية بطيئة للغاية.

ولكن علينا أن نتصرف بشكل مختلف. يجب أن يكون لدى أحد المديرين أكبر عدد ممكن من المشاريع في مخططه اليومي يمكنه إكمالها بشكل واقعي. هدفه هو السيطرة عليها ومراقبة التنفيذ والإبلاغ عن النتائج. إذا أنفقت المزيد عليه، فسوف تصبح جميعها أو بعضها أسوأ أو أبطأ. ولكن في العديد من المؤسسات، يقوم العديد من الأشخاص بفحص نفس المهمة في وقت واحد.

جميع الموظفين الذين يتفاعلون بأي شكل من الأشكال مع بعضهم البعض أو مع الإنتاج يشاركون في العمليات التجارية. لذلك، غالبًا ما يبدأ التحسين بالموظفين.

في بعض الأحيان يساعد الإجراء في تنظيم المهام البسيطة ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً:

حساب الخصومات.

الحفاظ على الإحصائيات؛

معالجة الطلبات المستلمة؛

تنظيم أي بيانات.

هناك العديد من أمثلة ناجحةتطبيقه. إذا قمت بتنفيذ طلبات المواد أو المنتجات المعروضة للبيع، فلن يكون هناك أي توقف أو تحميل زائد على المستودعات التي تحتوي على نفس نوع المنتج.

المزايا الرئيسية

لما هذا - المعنى الرئيسيهنا هو إنشاء عمل فعال وأقصى قدر من الإنتاج والربح. الهدف هنا ليس استبدال أو إعادة توزيع الموظفين الذين يقومون بعمليات مماثلة باستخدام الروبوتات. بفضل التحسين، سيتخلص هؤلاء العمال من الروتين اليومي للتقارير الصغيرة والإجراءات المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً وقت العملويمنعك من الانتقال إلى مهام أكثر فائدة أو إثارة للاهتمام أو استكشافية.

الناس ينسقون بشكل أفضل الأنشطة المشتركةلأنهم يعملون معًا ومن خلال نفس البرامج. سيكون التماسك أعلى بهذه الطريقة، وستكون النتيجة أكثر دقة. المزيد من المؤسسات الكبيرة والصغيرة تتبنى الآن الأتمتة لهذه الأسباب. المزايا الرئيسية:

ستكون تصرفات الموظفين أكثر تنسيقا؛

سيتم تقليل عدد الأخطاء الناجمة عن العامل البشري؛

سيتم استبدال العمل الروتيني اليدوي بالميكانيكا أو المعدات الأوتوماتيكية وسيتسارع إنتاج الدورات؛

ومن الداخل، ستصبح المؤسسة أكثر شفافية وتقدمًا من الناحية التكنولوجية؛

ستزداد جودة المهام المنجزة؛

سيكون من الأسهل اتخاذ القرارات في المواقف القياسية؛

سوف تصبح معالجة الكميات الكبيرة أسهل.

الاتجاهات والتقنيات والخبرة في أتمتة العمليات التجارية

تدريجيا، تظهر المسارات المثبتة، والحركة التي تؤدي إلى زيادة الأرباح وتقليل الخسائر. أحدها هو استخدام منصات خاصة منخفضة الكود.

تسمح مثل هذه البرامج للمديرين بحل مشاكل تطوير الأعمال بسرعة كبيرة. لهذا الغرض، تم تضمين العديد من أدوات المستخدم المريحة. بمساعدتهم، يمكنك محاكاة الوضع الحالي وإجراء التغييرات. وبالتالي، يصبح من الممكن تقليل وقت تنفيذ حلول تكنولوجيا المعلومات بشكل جذري والتي تساعد المؤسسات على التكيف مع بيئة يتم تحديثها باستمرار.

ما هي الميزات التي قد تكون مطلوبة

نظرًا لأن جميع العمليات التجارية تتكون عادةً من إجراءات مختلفة يتم تنفيذها أناس مختلفونيجب أن يكون البرنامج قادرًا على عرض كافة النقاط بشكل رسومي ومرئي. بهذه الطريقة يفهم الموظفون ما يجب القيام به وكيف. والإدارة تبحث عن المكان الذي يمكنها تحسينه.

تحتاج جميع البرامج إلى قوائم سهلة الاستخدام وسهولة الاستخدام. من المهم لأي موظف أن يكون قادرًا على استخدام البرنامج، وذلك بالنسبة للمتوسطين و الشركات الكبيرةغالبًا ما تأتي أنظمة التخزين السحابية في المقام الأول. إن الوصول إلى هذا المكان مفتوح في أي مكان في العالم دون الارتباط بأجهزة كمبيوتر أو أجهزة لوحية معينة.

ش برمجةيجب أن تعمل التنبيهات للمشاركين في التحسين والقدرة على إرسال إشعارات حول المرحلة المكتملة. يتطلب القدرة على إدارة العديد من العمليات التجارية في وقت واحد مما يؤدي إلى هدف مشترك. وبالتالي، فإن إدخال الخصومات على مجموعات من السلع والشطب الموازي للأرصدة يؤدي إلى تحسين الإجراء وزيادة الأرباح.

التحكم في الوصول يعمل بشكل منفصل. لا يحتاج جميع الموظفين إلى جميع المعلومات التحليلية في نفس الوقت، لذا تتطلب هذه البيانات إدخالاً منفصلاً حسب الدور.

كيفية أتمتة عملك

بادئ ذي بدء، نفهم أن هذا ضروري. عندما تتوقف الأرباح عن النمو، تظهر مضاعفات متكررة وغير سارة عمليات بسيطة- حان الوقت لتصحيح الوضع. من المهم عدم التوقف والتطور المستمر حتى لا يتقدم المنافسون. يبدأ معظم المديرين الإجراء بشيء يستغرق عدة ساعات وغالبًا ما يكون من نفس النوع: المحاسبة ومحاسبة المستودعات، وتدفق المستندات، والتسويق.

كيف تبدأ:

التقنيات السحابية. إذا لم يكن لدى الشركة خادم خاص بها، فهذه طريقة ممتازة للشركات الصغيرة والمتوسطة.

التواصل من آلة إلى آلة. تعمل الخيارات بين جهازين مختلفين أو عمليات تجارية معقدة على التخلص من الأخطاء البشرية.

يُستخدم عادةً في المؤسسات الكبيرة لتبسيط معالجة قاعدة البيانات.

التحليل في الوقت الراهن. تدريجيا، يتطور البرنامج ويصبح رصد التغييرات والتقارير متاحا كلما كان ذلك مناسبا. هذا يسمح لك باتخاذ قرارات سريعة.

لمعرفة أفضل السبل لأتمتة مؤسستك، يجب عليك الاتصال بـ Cleverence. ستساعد الشركة في تحليل الإنتاج واختياره أفضل الطرقلتحسين التكاليف وزيادة الربحية.

مراحل أتمتة العمليات التجارية

هناك عدة نقاط متتالية:

تحضيري. البحث ووصف المشاكل القائمة، وعدد الموظفين الذين سيستخدمون البرامج.

تحليل. يقوم المطورون بدراسة اللوائح الداخلية وإجراء المقابلات مع رؤساء الأقسام وتحديد الوضع الحقيقي.

إعداد المواصفات الفنية. هذه وثيقة تشير إلى جميع الفروق الدقيقة ووظائف البرنامج المستقبلي.

إعداد المباني. جميع الأماكن التي يتم فيها تقديم الابتكارات.

تركيب وتكوين النظام. ثم يتم اختبار كل شيء.

تعليم. للتأكد من أن كل شيء لا يذهب سدى، يجب تدريب الموظفين على استخدام البرنامج.

فحص. هنا يختبر العمال عمل الأتمتة تحت إشراف المبدعين.

تعديل. يتم إجراء التعديلات بناء على طلب العميل.

التكليف.

المجالات الرئيسية والبرمجيات

من المهم أن تفهم أنك بحاجة إلى التعامل مع المهمة بشكل شامل والتركيز ليس على هيكل الشركة، بل على العمليات التي تجري فيها. سيؤدي هذا النهج إلى جعل الأعمال أكثر مرونة، وتقليل وقت الاستجابة للصعوبات المفاجئة وتسريع إنشاء المنتج النهائي. كل ما يحدث داخل المنظمة هو فردي. لكن الانقسامات الرئيسية متشابهة دائمًا.

يتحكم

مراقبة الميزانية؛

أمن المعلومات والاقتصاد؛

إدارة؛

الدعم القانوني.

اليوم هو أحد مفاهيم إدارتها، والسمة المميزة التي هي استخدام تكنولوجيا المعلومات. وهو ينطوي على الاستخدام الواسع النطاق لأجهزة الكمبيوتر والبرمجيات ويضمن إدارة المعلومات والموارد والإجراءات مع الحد الأدنى من المشاركة البشرية في هذه الإجراءات أو عدم وجودها على الإطلاق.
المهمة الرئيسية التي من المفترض أن تتحقق تصميم أتمتة العمليات– يؤدي هذا إلى رفع مؤشرات جودة العمليات إلى مستوى أعلى بشكل أساسي. يتم تحقيق ذلك بشكل أساسي بسبب حقيقة أن الميزة الرئيسية للوضع الآلي على الوضع اليدوي هي موثوقيته الأكبر.

والذي بدوره يساهم في:

نمو الإنتاجية؛
- التسريع؛
- تخفيض السعر؛
- زيادة الدقة والاستقرار.
ان يذهب في موعد أتمتة العمليةيتم استخدامه في كل مكان في العالم - بدءًا من تنسيق عمليات الإنتاج المعقدة وحتى إجراء عمليات الشراء في محلات السوبر ماركت. إن اتجاه الشركة وحجمها ليسا أساسيين في هذه الحالة: فالأتمتة تتخلل أيًا منها حرفيًا. وبفضل استخدام نهج المعالج، يتم تطبيق مبادئ التشغيل الآلي الموحدة على مجموعة العمليات بأكملها.

مبادئ

على الرغم من أنه يمكن تنفيذ أتمتة العمليات على مستويات مختلفة، إلا أن مبادئها لكل منها، وكذلك لأي من العمليات، هي نفسها. يحدد هذا الظرف شروط التنفيذ الأكثر كفاءة للعمليات التي تتم في الوضع التلقائي ويحدد مبادئ التحكم فيها عن طريق الأتمتة.
وتشمل هذه المبادئ:
1. الاتساق. في العملية التي يتم التحكم فيها عن طريق الأتمتة، يجب تنسيق جميع العمليات بشكل متبادل ومع مدخلاتها ومخرجاتها. غالبًا ما يؤدي عدم الامتثال لهذا الشرط إلى الفشل في إكمال المهمة المعينة.
2. التكامل. يجب أن تكون العملية التي يتم التحكم فيها عن طريق الأتمتة قادرة على الاندماج في النظام العام للمنظمة. اعتمادًا على مستوى الأتمتة، يمكن تنفيذ هذا التكامل بطرق مختلفة. وهو ما لا يغير جوهر المبدأ نفسه الذي يبقى دون تغيير. الهدف من أتمتة أي عملية هو ضمان تفاعلها مع البيئة الخارجية عنها.
3. استقلال التنفيذ.

يجب تنفيذ أي عملية يتم تنفيذها من خلال الأتمتة دون تدخل بشري أو مع الحد الأدنى من التحكم الذي يمارسه المشغل. فإذا توافر شرط تنفيذ العملية بشكل صحيح فلا يجوز التدخل البشري فيها.
تجدر الإشارة إلى أن المبادئ المذكورة أعلاه يمكن تفصيلها بشكل كبير، اعتمادًا على نوع العمليات ومستوى الأتمتة.

وبالتالي، فإن أتمتة عمليات الإنتاج تنص على مبادئ مثل:

استمرارية؛
- تخصص؛
- التناسب، الخ.
المستويات
أتمتة العملية هي شرط ضروريدعم إدارة الشركة، مما يؤثر على جميع مستويات التسلسل الهرمي لها، ويتم تحديد مستوى الأتمتة وفقًا لمستوى الإدارة. هناك ثلاثة مستويات رئيسية للإدارة:
- التشغيل؛
- التكتيكية.
- استراتيجي.
بناءً على التصنيف الموصوف أعلاه، يتم تمييز مستويات الأتمتة التالية:
1. مستوى فناني الأداء. عملياتها المميزة هي تلك التي يتم تنفيذها بانتظام. تعمل أتمتتها على تحقيق الأهداف التشغيلية (على سبيل المثال، تنفيذ إحدى عمليات الإنتاج)، والحفاظ على المعلمات المحددة (على سبيل المثال، الطيار الآلي للطائرة) والحفاظ على وضع التشغيل المطلوب (على سبيل المثال، مؤشرات درجة حرارة الغلاية).
2. مستوى إدارة الإنتاج. في هذه الحالة، هدف الأتمتة هو التوزيع الصحيح للمهام بين العمليات الموجودة في أسفل السلم الهرمي. ومن الأمثلة على ذلك تنفيذ تخطيط الإنتاج والخدمات، بالإضافة إلى عمليات إدارة الموارد، والوثائق، وما إلى ذلك.
3. مستوى إدارة المؤسسة. تعمل الأتمتة التي يتم إجراؤها على هذا المستوى على حل المشكلات المتعلقة بالتحليل والتنبؤ. المساهمة عمل فعالأعلى مستوى من التسلسل الهرمي للمؤسسة في المجال المالي والاقتصادي - وهذا هو هدفها الرئيسي.
أما بالنسبة لتنفيذ أتمتة العمليات على كل مستوى من المستويات المذكورة أعلاه، فمن الممكن من خلال استخدام أنظمة مثل:

- CRM – نظام إدارة علاقات العملاء؛
- OLAP – المعالجة التحليلية في الوقت الحقيقي؛
- ERP – إدارة موارد المؤسسة.

يمكن تصنيف كل نظام من أنظمة الأتمتة إلى واحد من ثلاثة أنواع رئيسية:

1. غير قابل للتغيير. أثناء العملية، لا يخضع تسلسل الإجراءات المحدد لأية تعديلات.
2. قابلة للبرمجة. اعتمادا على البرنامج المستخدم وخصائص العملية، قد يختلف تسلسل الإجراءات. خيار التسلسل المطلوبيعتمد على مجموعة التعليمات التي يسترشد بها النظام.
3. التكوين الذاتي. الخيارات المطلوبةيمكن اختيار حلول المشكلة وفقًا لتقدير النظام أثناء التشغيل. يتم تغيير تسلسلها وشروط التنفيذ من خلال مراقبة تقدم العملية.
يمكن استخدام هذه الأنواع من أتمتة العمليات بشكل منفصل أو كجزء من نظام مشترك: كل هذا يتوقف على الموقف.

أنواع

اعتمادًا على موقع المؤسسات في سلسلة معالجة الموارد الطبيعية، يمكن أن تندرج جميعها ضمن واحدة من ثلاث فئات.
الأول هو "عمال المناجم" ومنتجو المواد الخام. على سبيل المثال، يمكننا الاستشهاد بالممثلين زراعةأو صناعة إنتاج الهيدروكربونات.
والثاني هم الذين يقومون بمعالجة المواد الخام المستخرجة أولاً. تشمل هذه الفئة شركات صناعة السيارات والمؤسسات العاملة في إنتاج الكهرباء والصلب والإلكترونيات وما إلى ذلك.
والثالث ممثلو قطاع الخدمات: المؤسسات والمؤسسات الترفيهية والطبية والتعليمية والمالية وغيرها.
بالنسبة لأي مؤسسة، بغض النظر عن المجموعات الموصوفة التي تنتمي إليها، هناك فئات عامة من العمليات المرتبطة بأنشطتها.

هذه العمليات هي:

1. الأعمال. أو العمليات التجارية، كما يطلق عليها أيضًا. وتتمثل مهمتهم في ضمان التفاعل الفعال داخل المؤسسة ومع مختلف أصحاب المصلحة الخارجيين (مستهلكي السلع أو الخدمات، وموردي المنتجات، والسلطات التنظيمية، وما إلى ذلك). تشمل العمليات التجارية النموذجية جميع أنواع التخطيط والتسويق والمحاسبة، بالإضافة إلى أنشطة الاتصال بالعملاء.
2. التصميم والتطوير. وتشمل هذه العمليات جمع وتحليل المعلومات الأولية، وتنفيذ المشروع، وضمان السيطرة على تنفيذه، وما إلى ذلك.
3. الإنتاج. يجب تصنيف جميع عمليات إنتاج السلع أو الخدمات ضمن هذه الفئة. ويمكن قول الشيء نفسه عن العمليات المرتبطة بأنواع مختلفة من التخطيط والتوريد والخدمة وما إلى ذلك.
4. الرصد والتحليل. يعد جمع ومعالجة البيانات المتعلقة بتنفيذ العمليات هي المهمة الرئيسية للعمليات في هذه الفئة. أمثلة: مراقبة جودة السلع أو الخدمات، الإدارة، المخزون.
أي شخص يريد التعرف على أمثلة مختلفة المهام الفنيةحول أتمتة الأنظمة الفرعية للشركة، يمكنك عرضها وشرائها من متجر إدارة الجودة عبر الإنترنت.

إستراتيجية

كونها مهمة صعبة وتتطلب عمالة كثيفة، تتطلب أتمتة العمليات التزامًا صارمًا باستراتيجية محددة، مما يساهم في زيادة الكفاءة التشغيلية والحصول على عدد كبير من المزايا الواضحة.
من أجل صياغة استراتيجية، يجب أن تكون العملية:
1. افهم. واستنادا إلى التحليل الذي تم إجراؤه بعناية، يمكنك الحصول على الصورة الأكثر اكتمالا للعملية، وصولا إلى أصغر التفاصيل. لذلك، يجب عليك الحصول على بيانات حول مدخلاتها ومخرجاتها، وتسلسل العمليات، ووجود اتصالات مع العمليات الأخرى، وتكوين مواردها، وما إلى ذلك.
2. تبسيط. يمكن القيام بذلك عن طريق إزالة العمليات غير القيمة. يمكن دمج بعض العمليات وتنفيذها بالتوازي، وما إلى ذلك. يتم الترحيب بكل ما هو أكثر عقلانية هنا - على سبيل المثال، تحسين التكنولوجيا لتنفيذ عملية ما أو استبدالها بالكامل.
3. الأتمتة. يجب التعامل مع هذه النقطة فقط بعد الانتهاء من النقطة السابقة. والسبب في ذلك بسيط: كلما كانت العملية أبسط، كلما كانت أتمتتها أسهل وأصبحت أكثر استقرارًا وفعالية.

مزايا

الممارسة تبين ذلك أتمتة العمليةوفي الغالبية العظمى من الحالات، يساهم في تحسين جودة المنتج وإدارة إنتاجه بشكل ملموس. عند تطبيق إدارة نظام الجودة، فإنه يسمح للشركة بتحسين مؤشرات الجودة لعملها. ومع ذلك، قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن تنفيذ الأتمتة، يوصى بالتعرف على مزاياها الرئيسية.
لذلك، المزايا الرئيسية لأتمتة العمليات هي:
1. تسريع العمليات المتكررة. لا تتعرض الأتمتة للتعب أثناء تشغيلها، مما يضمن تشغيلها خاليًا من الأخطاء، بغض النظر عن مدة النشاط. بجانب، مهام مماثلةإنها تنفذ بشكل أسرع بكثير من الشخص.
2. تحسين مؤشرات أداء الجودة. سبب رئيسيوهذا هو غياب العامل البشري، مما يساعد على تقليل عدد أنواع الأخطاء المختلفة بشكل كبير.
3. زيادة دقة التحكم. بفضل تقنيات المعلومات المستخدمة، يمكن أن يكون حجم البيانات حول العملية كبيرًا جدًا، مما يساهم في التنفيذ الأكثر دقة.
4. إمكانية التنفيذ المتزامن لعدة مهام. يؤدي الحل الموازي لمثل هذه الإجراءات باستخدام الأتمتة إلى زيادة الإنتاجية بشكل كبير، دون المساس بالدقة والجودة.
5. زيادة سرعة اتخاذ القرار في المواقف النموذجية. هذه الميزةيضمن عدم وجود تناقضات في المراحل اللاحقة من العملية.

عندما لا يكون هناك ما يبرر الأتمتة

ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الحالات، لا يكون هناك ما يبرر استخدام أتمتة العمليات. هذا ممكن عندما:
1. الإجراءات التي يتم تنفيذها معقدة للغاية من الناحية التكنولوجية أو الاقتصادية.
2. المنتج قصير دورة الحياة. إذا تم إنشاء المنتجات وطرحها في السوق في أسرع وقت ممكن، أو كان الطلب عليها قصير الأجل، فقد يتبين أن الأتمتة أقل عقلانية من العمليات اليدوية.
3. المنتج فريد من نوعه، مصنوع يدويًا على يد حرفي.
4. يخضع الطلب على المنتج لتقلبات مفرطة. يؤدي هذا الظرف إلى تغييرات في أحجام الإنتاج، مما يجعل استخدام الأتمتة غير مبرر.
على أية حال، قبل اتخاذ القرار النهائي بشأن مدى استصواب استخدام الأتمتة، يجب إجراء التحليل الأكثر شمولاً من أجل القضاء على احتمال التوصل إلى نتيجة غير صحيحة.