تعليمات العمل المكتبي في مؤسسات الميزانية. العمل المكتبي في المؤسسات الثقافية. نقل القضايا إلى الأرشيف وإتلاف المستندات

موافقة

بأمر المدير

تعليمات

لعملية القضية في المؤسسة الثقافية لميزانية الدولة معرض الصور الإقليمي TVER وأقسامها

1. أحكام عامة

1.1. تحدد تعليمات العمل المكتبي في مؤسسة الموازنة الحكومية للثقافة "معرض تفير الإقليمي للفنون" وأقسامها (المشار إليها فيما يلي باسم التعليمات) على أساس موحد نظام العمل المكتبي في مؤسسة الموازنة الحكومية التابعة لـ TOKG، بما في ذلك الإدارات، الخدمات والفروع والوحدات الهيكلية الأخرى التي يشملها هيكلها الإداري.

1.2. وتحدد التعليمات إجراءات استلام وتسجيل وتسجيل وإعداد ومعالجة ونسخ ومراقبة تنفيذ المستندات وإرسالها وتنظيمها في ملفات وتخزينها واستخدامها على الورق والوسائط الإلكترونية.

1.3. تنطبق أحكام التعليمات على الوثائق التنظيمية والإدارية والمعلوماتية والمرجعية (الملحق رقم 1)، وعلى المحاسبة الأولية وإعداد التقارير والوثائق المالية وغيرها من الوثائق - فقط بقدر ما تتعلق المبادئ العامةإعدادها وتنفيذها وتشكيلها وتسجيلها لتقديمها إلى الأرشيف.

1.4. تتم الأعمال المكتبية في GBUC TOKG وأقسامها باللغة الروسية، وهي لغة الدولة الاتحاد الروسي. ترتيب استخدام اللغات في الرسمية

يتم تحديد العمل المكتبي بموجب تشريعات الاتحاد الروسي. يتم أيضًا إصدار تفاصيل نماذج المستندات والأختام والطوابع واللافتات باللغة الروسية.

1.5. تتم الإدارة العامة لأعمال المكتب من قبل نائب مدير القضايا العامة. تقع مسؤولية تنظيم العمل المكتبي في الأقسام الهيكلية على عاتق مديريها. ويتأكدون من قيام الموظفين بدراسة متطلبات هذه التعليمات ومراقبة تنفيذها.

1.6. يتم تنفيذ الإدارة الكتابية المباشرة من قبل متخصص من خدمة السكرتير الأكاديمي، الذي يؤدي وظائفه في منطقة استقبال المدير (المشار إليها فيما يلي باسم الكاتب)؛ موظفو الأقسام مسؤولون عن الوفاء بمتطلبات هذه التعليمات بقدر ما يتعلق الأمر في نطاق مهامهم الرسمية.

1.7. الوثائق والمعلومات الواردة فيها لا تخضع للكشف. يمكن فقط للموظفين الذين يرتبطون بهم بشكل مباشر عرض هذه المستندات. نقل القضايا إلى منفذ آخر، وتعريفهم بمسؤولين آخرين، وإصدار شهادات أو معلومات ذات طبيعة رسمية لهم، ولا يسمح بنسخ المستندات إلا بناء على تعليمات نائب المدير للشؤون العامة، الذي يتخذ التدابير اللازمة لحماية سرية المعلومات ويكون المسؤول شخصيا عن حمايتهم.

1.8. عند الفصل أو الغياب المؤقت للموظف (إجازة، رحلة عمل، وما إلى ذلك)، يتم قبول جميع المستندات والأختام والطوابع والنماذج والمعدات المكتبية التي بحوزته تحت مسؤولية رئيس القسم ونقلها إلى المعين حديثًا موظف أو منفذ آخر مع ملاحظة إلزامية في دفتر المحاسبة، يتم إجراؤها في القسم. يتم نقل المستندات من وحدة إلى أخرى بقرار مسبب من رئيس الوحدة ويكون إلزاميا بموجب عملية القبول ونقل الحالات عن طريق الكاتب.

يتم استقبال ونقل الحالات عند الفصل وتعيين رئيس المؤسسة أو الوحدة وفقا لقانون قبول ونقل الحالات.

2. تنظيم تدفق المستندات

2.1. الأحكام العامة

2.1.1. يتم استلام وتسليم ونقل المستندات من قبل الكاتب. يتم تقديم المستندات للنظر فيها وتنفيذها في يوم الاستلام مرتين على الأقل يوميًا وفقًا للجدول الزمني المحدد. يتم تسليم الوثائق العاجلة على الفور.

2.1.2. وترد قائمة الوثائق غير الخاضعة للتسجيل في الملحق رقم 2.

عند تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية في GBUC TOKG، يتم وضع ختم قياسي بتاريخ ورقم فريد على المستند يدويًا أو مطبوعًا (الملحق رقم 3).

2.1.3. يتم اعتماد مرور المستندات وفحصها وتنفيذها من خلال علامات الاستلام والتسجيل والتوجيه وأمر التنفيذ والتحكم والنقل والشطب إلى الأرشيف. جميع العلامات مؤرخة وموقعة، ويتم فك تشفير التوقيع.

2.1.4. يتم تعيين تنظيم تدفق المستندات داخل أقسام GBUC TOKG لرئيس القسم تحت مسؤوليته الشخصية.

2.1.5. مدير GBUC TOKG بحكم المهام الموكلة إليه مسؤوليات العمليحق له التوقيع على جميع المستندات المشاركة في تدفق المستندات للمؤسسة. يتم تحديد الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيع على مستندات الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال مؤسسات الائتمان في نماذج بطاقات التوقيع. ويرد تقسيم الحق في التوقيع على المستندات في GBUC TOKG بين المدير ونائب المدير للقضايا العامة في الملحق رقم 4.

2.1.6. ترسل الرسائل والأوامر والتعليمات واللوائح والتعليمات الموقعة أو المعتمدة من رئيس المؤسسة والقرارات ومستخرجات الاجتماعات التنسيقية والرسائل الإعلامية والخطط والتحليلات بتوجيه من رئيس المؤسسة الموقع لمراجعتها وتنفيذها من قبل الرؤساء من الإدارات أو المنفذين. الأشخاص الذين قرأوا الوثيقة يوقعون على الوثيقة نفسها.

2.2. الاستقبال والمعالجة الأولية للوثائق الواردة

2.2.1. تتم المعالجة الأولية للمراسلات التي تتلقاها المؤسسة، والتي يتم تسليمها عن طريق البريد السريع والبريد، وكذلك من خلال قنوات الاتصال الأخرى وأنظمة المعلومات العامة (بما في ذلك الهاتف والفاكس والاتصالات الإلكترونية)، من قبل الكاتب.

2.2.2. جميع المراسلات، باستثناء الطرود التي تحمل علامة "شخصيًا"، الواردة عن طريق الاتصال الميداني بالمؤسسة، يتم فتحها من قبل الكاتب. لا يتم فتح الطرود التي تحمل علامة "شخصيًا"، ولكن يتم أخذها في الاعتبار أيضًا من قبل الموظف ويتم نقلها على الفور إلى وجهتها.

2.2.3. عند فتح المظاريف، يتم التحقق من صحة عنوان التسليم وسلامة العبوة ووجود المرفقات المحددة. يتم إرسال المستندات التي تم تسليمها بشكل خاطئ إلى العنوان الصحيح أو إعادتها إلى مكتب البريد. في حالة وجود نقص أو تلف في المستندات الواردة من المنظمات، يتم إعداد التقرير من نسختين (الملحق رقم 5): يتم إرسال النسخة الأولى من التقرير إلى المرسل، والثانية مرفقة بالمستند. يتم توقيع القانون من قبل الكاتب الذي فتح الحزمة واعتماده من نائب المدير للشؤون العامة.

2.2.4. يتم تثبيت المظاريف أو ذلك الجزء من العبوة الذي يُشار إليه بالتفاصيل البريدية وجرد المستندات الموجودة في المظروف على المستندات ويحتفظ بها المقاول حتى يتم اتخاذ قرار بشأنها. إذا تم الإشارة إلى تاريخ الإرسال وعنوان المرسل على المظروف فقط، فإن تاريخي توقيع المستند واستلامه يختلفان بأكثر من شهر، ولا توجد مستندات منفصلة في المظروف أو يوجد تناقض بين أرقام المستندات وأرقامها المخزون المرفق، يقوم الكاتب بوضع علامة مقابلة على الظرف أو المخزون.

2.2.5. ختم أو علامة يدوية تشير إلى تاريخ الاستلام والوارد الفردي

يشار:

على الوثائق الواردة من المؤسسات - في الهامش السفلي في الزاوية اليمنى من الجانب الأمامي للورقة الأولى؛

على العناصر البريديةلا يمكن فتحه - على ظهر الظرف.

2.2.6. يقوم الكاتب بالمعالجة الأولية للمراسلات، ويتم فرز المستندات واختيار المستندات غير الخاضعة للتسجيل منها، ويتم تسجيل جزء من رقم النظام في دفتر المحاسبة ومراقبة المراسلات الواردة (الرقم التسلسلي والفهرس) المنظمة المرسلة) ويتم تحويل المراسلات إلى رئيس المؤسسة أو نائبه بشأن القضايا العامة المتعلقة باللوحات الفنية لفناني الأداء. قرار المدير مكتوب على الوثيقة نفسها، موقع ومؤرخ.

2.2.7. عند النظر الأولي في مستند وارد معتمد من رئيس المؤسسة، يتم إنشاء وحدة هيكلية (رسمية) حيث (إلى من) يجب نقل المستند للنظر فيه أو تنفيذه، ويتم إدخال فهرس في دفتر المحاسبة والرقابة من المراسلات الواردة الوحدة الهيكليةوالموعد النهائي للنظر في الوثيقة أو تنفيذها، إذا كانت تأشيرة المدير موجودة على الوثيقة. يتم تسليم المستندات من قبل الموظف شخصيا أو عن طريق الاتصال عن بعد (فاكس، رسالة هاتفية، بريد إلكتروني) إلى الوحدات الهيكلية لينظر فيها المدير المختص أو نائبه حسب توزيع المسؤوليات في يوم استلام المستندات (إذا لزم الأمر يتم عمل نسخ منها).

2.3. التسجيل ومحاسبة الوثائق والقضايا

2.3.1. يتم تسجيل المراسلات الواردة في دفتر المحاسبة ومراقبة المراسلات الواردة (الملحق رقم 6) والوثائق التنظيمية والتنفيذية وغيرها من الوثائق الداخلية - في دفتر المحاسبة ومراقبة المستندات الداخلية (الملحق رقم 7) والمراسلات الصادرة - في دفتر محاسبة المراسلات الصادرة (ملحق رقم 8) .

2.3.2. يتم تسجيل المستندات مرة واحدة: الواردة - في يوم الاستلام، والداخلية والصادرة - في يوم التوقيع.

2.3.3. تتم المراسلات حول نفس القضايا بالرجوع إلى الرقم المخصص للمستند أثناء التسجيل، والذي يتكون من فهرس الوحدة الهيكلية، فهرس المراسل والرقم التسلسلي في دفتر تسجيل المستندات.

2.3.4. عند تسجيل المستندات، يعتبر المرسل هو المؤسسة أو المنظمة التي أرسلت أو استلمت المراسلة مباشرة، وليس سلطة عليا.

2.3.5. بعد تنفيذ الوثيقة، يقوم الكاتب بملء التاريخ والتوقيع في الأعمدة المناسبة في دفتر المراسلات.

2.3.6. تصدر أوامر المدير برقم حسب دفتر القيد (ملحق رقم 9) والتعليمات والأوامر ووثائق المبادرة (أحكام وتعليمات ومراجعات وتحليلات وغيرها) - برقم تسلسلي حسب نفس دفتر القيد مع إضافة مؤشر الوحدة الهيكلية من خلال الكسر الذي أعدها. إذا شاركت عدة وحدات في إعداد الأمر أو الأمر، تتم الإشارة إلى فهرس الجهة التي كانت مسؤولة عن إعداده. يتم تنفيذ الترقيم التسلسلي على مدار العام.

2.4. مراجعة وتنفيذ الوثائق

2.4.1. يعهد بتنفيذ الوثيقة من قبل الرئيس إلى واحد أو أكثر من الإدارات أو المسؤولين. إذا تم نقل مستند إلى عدة منفذين، فسيتم نقل المستند إلى الوصي المسؤول المذكور أولاً في القرار. يتم تحويل النسخ التي أخذها الكاتب إلى المتقدمين لإعداد الرد الموحد على تعليمات المدير.

2.4.2. يجب تنفيذ المستند خلال الموعد النهائي الذي حدده المدير. إذا لم يكن للمستند موعد نهائي محدد يحدده المدير، فإن الأمر الذي يحتوي على علامة "عاجل" يخضع للتنفيذ خلال 3 أيام، وتنص علامة "فورًا" على فترة تنفيذ مدتها 10 أيام. إذا لم يشير رأس القرار إلى تاريخ تنفيذ محدد، فيجب تنفيذ المستند خلال شهر.

2.4.3. تتم مراجعة المستندات الواردة إلى المؤسسة من قبل الرئيس أو النائب حيث يتم استلامها خلال اليوم الحالي حتى الساعة 16:00 مساءً، والمستندات المستلمة بعد الساعة 16:00 - حتى الساعة 11:00 من يوم العمل التالي. التعليمات التي تحمل علامة "عاجلة" ينظر فيها رئيس المؤسسة خلال ساعة من لحظة استلامها.

وبعد الاطلاع على الوثائق في المواعيد النهائيةيلتزم المدير بإعطاء تعليمات محددة بشأن إجراءات التنفيذ وطبيعته وتوقيته. تشير المستندات التي لا تتطلب تعليمات إضافية إلى لقب المنفذ.

2.4.4. يتم احتساب الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة من تاريخ استلامها في معرض تفير الإقليمي للفنون. إذا تم تحديد فترة زمنية كآخر أجل للتنفيذ، فإن بدايتها تعتبر تاريخ توقيع الأمر. وإذا وقعت نهاية فترة الأداء في يوم غير عمل، فإن اليوم الأخير من الفترة يعتبر هو يوم العمل الذي يسبقها.

2.4.5. قبل تقديم الوثيقة المعدة للتوقيع، يقوم المقاول بالتحقق من محتواها، وصحة جميع التفاصيل، وتوافر التأشيرات اللازمة، وإرفاق المواد التي كانت بمثابة الأساس لإعدادها.

2.4.6. يجب أن يكون نص المستندات موجزًا ​​ومعللًا ويوفر تصورًا دقيقًا لا لبس فيه للمعلومات ويحتوي على البيانات اللازمة لتسجيلها ومرورها السريع.

2.4.7. يتم توقيع المستندات من قبل مدير GBUC TOKG أو نائبه للقضايا العامة أو غيرهم من المسؤولين وفقًا للتوزيع المحدد للمسؤوليات والصلاحيات. في الزاوية اليسرى السفلية من الوثيقة الصادرة، يُشار إلى اللقب والأحرف الأولى من اسم المنفذ المسؤول ورقم هاتفه. يتم وضع تأشيرات رئيس القسم المسؤول عن إعداد الوثيقة ورؤساء الأقسام الأخرى المشاركة في إعداد الوثيقة في الركن الأيمن السفلي من الوثيقة

2.4.8. تم توقيع النسخة الأولى من الوثيقة. إذا تم إرساله إلى عدة عناوين، يتم توقيع جميع النسخ؛ عند الطباعة في دار الطباعة أو الاستنساخ باستخدام مطابع صغيرة، يتم التوقيع فقط على الأصل المتبقي في المؤسسة.

2.4.9. يتم تحويل المستندات المنفذة إلى الكاتب بالشكل المختار للحفظ والإرسال، مع مذكرة من المنفذ بشأن التنفيذ، أو شهادة مختصرة إذا لم يتم إعداد رد كتابي.

2.4.10. يجب أن تكون ملاحظات أداء فناني الأداء موقعة ومؤرخة. لا يجوز تقديم المستندات دون العلامات المناسبة.

2.4.11. إذا لم تحصل الوثيقة على الموافقة النهائية، فسيتم تحديد الموعد النهائي للرد المتوقع من قبل رئيس القسم أو المنفذ على نسخة من الوثيقة الواردة موقعة ومؤرخة.

2.4.12. يسجل الكاتب الموعد النهائي الجديد المحدد في دفتر تسجيل المراسلات. يتم تخزين نسخة من الوثيقة غير المنفذة في مجلد يسمى "للمراقبة" حتى يتم اعتماد الوثيقة بالكامل من قبل المنفذ خلال آجال المراقبة المحددة له.

2.5. إرسال المستندات الصادرة

2.5.1. يتم الاحتفاظ بجميع البريد المراد إرساله من قبل الكاتب. تتم معالجة المستندات التي يتلقاها الكاتب لإرسالها قبل الساعة 16:00 في نفس اليوم، بعد الساعة 16:00 - في نفس اليوم أو في يوم العمل التالي، مع مراعاة الموعد النهائي لتنفيذ الوثيقة.

2.5.2. تتم معالجة المراسلات للإرسال من قبل الكاتب وفقًا لـ

القواعد البريدية وإرسالها إلى الوجهة في نفس اليوم. يتم إرسال المستندات التي تحمل علامة "عاجل" على الفور.

2.5.3. قبل تعبئة المستندات، يقوم الموظف بالتأكد من كتابة العنوان بشكل صحيح، ومن أن المستند يحتوي على الرقم والتاريخ والتوقيع والمرفقات المحددة فيه. يتم إرجاع المستندات التي يتم تنفيذها بالمخالفة لمتطلبات هذه التعليمات والقواعد البريدية إلى الإدارة لمراجعتها.

2.5.4. نوع إرسال المراسلات (مع أو بدون جرد، عن طريق البريد، بسيطة، مسجلة بإخطار بسيط أو مسجل، رسالة قيمة، الطرود البريدية، الطرود، البريد السريع، الاتصالات الميدانية) يتم تحديدها من قبل رئيس الوحدة. يتم تدوين نوع الشحنة في دفتر تسجيل المراسلات الصادرة.

2.5.5. يتم وضع المستندات المرسلة إلى نفس المرسل إليه في مظروف واحد. خطابات مسجلةيتم تسليم الطرود والطرود إلى مكتب البريد حسب الجرد الذي يوضح أرقام المستندات وتاريخ الإرسال والعناوين ونوع الشحنة. تتم الإشارة إلى الرمز البريدي والعنوان واسم المرسل إليه والرمز البريدي وعنوان المرسل في المراسلات.

2.5.6. يتم تجميع المخزون في نسختين. يتم تحويل نسخة واحدة يتم إرجاعها من مكتب البريد إلى قسم المحاسبة بتقرير مسبق.

2.5.7. يتم عادةً نقل المستندات الموجهة إلى المؤسسات الموجودة داخل مدينة تفير عن طريق البريد وفقًا لسجل النقل (الملحق رقم 10). يتم إرجاع سجل المستندات الموقعة من قبل متلقي المراسلات إلى الكاتب، وعلى أساسه يتم تدوين ملاحظة في مجلة المراسلات الصادرة. تطلب مكاتب البريد عادةً سجلاً عند إرسال رسائل مسجلة أو قيمة بكميات تزيد عن 10 قطع. (الملحق رقم 11).

2.5.8. يتم إعادة إنتاج المستندات البريدية الجماعية (الأوامر والتعليمات والتعليمات وخطط العمل والتحليلات والرسائل الإعلامية والمنهجية والمراجعات ونماذج التقارير والكتب والكتيبات وما إلى ذلك) من قبل منفذ الوحدة الهيكلية ونقلها لإرسالها إلى الكاتب وفقًا لـ أمر الوحدة. ويشير الترتيب إلى المرسل إليهم وعدد النسخ لكل عنوان؛ تم تحريره وتوقيعه وتأريخه من قبل الشخص المسؤول.

2.5.9. تقع مسؤولية تنظيم إرسال مراسلات المؤسسة بالبريد على عاتق الكاتب. في الوقت نفسه، من أجل إرسالها في الوقت المناسب، سيقوم نائب المدير للشؤون العامة بتنظيم النقل للمؤسسة، وإذا لزم الأمر، ساعي من بين موظفي GU TOKG.

2.5.10. إذا تم إرجاع مستند تم إرساله إلى المرسل إليه عبر قنوات اتصال مختلفة، فعند إرساله مرة أخرى، يتم إنشاء مرسل إليه جديد دون حذف المرسل السابق.

3. مراقبة تنفيذ المستندات

3.1. يتم التحكم في تنفيذ المستندات من قبل رؤساء الأقسام. يقوم كاتب دفاتر المحاسبة ومراقبة المراسلات الواردة والداخلية، بالتوازي، بمراقبة آجال تنفيذ المستندات، وتذكير المنفذين بالمواعيد النهائية وإبلاغ المدير أو نائب المدير بالقضايا العامة في حالات تنفيذ الأوامر في غير وقتها.

3.2. يتم تشكيل المستندات التي تم تصميم مراقبة تنفيذها لفترة طويلة من الصلاحية (التقارير الدورية إلى منظمة مراقبة أو أعلى، وما إلى ذلك)، وكذلك المواد المتعلقة بتنفيذها، في وحدات هيكلية في ملفات في المجالات أو القضايا ذات الصلة.

3.3. . يتم تنفيذ التعليمات أو المهام التي تخضع لموعد نهائي محدد في موعد لا يتجاوز التاريخ المحدد فيها. يتم تقديم مشاريع الوثائق تنفيذا للتعليمات للتوقيع على رئيس المؤسسة أو نائبه للشؤون العامة في موعد لا يتجاوز يوم واحد قبل انتهاء الأجل المحدد. ويتم تمديد مدة التنفيذ من قبل الموظف الذي أصدر الأمر، ما لم يحدد إجراء مختلفا.

3.4. تعتبر الوثيقة منفذة ويتم إخراجها من السيطرة من قبل الكاتب و/أو رئيس القسم بعد استكمال الطلب وإرسال المراسلات إلى مستلمها.

4. قواعد تنفيذ المستندات

4.1. المستندات، بغض النظر عما إذا كانت مكتوبة أم لا الصفحة البيضاءأو على نموذج محرر على ورق بالأحجام التالية:

مواد تحتوي على رسوم بيانية وجداول بها عدد كبير من الأعمدة - A3 420 × 297 مم؛

الطلبات والرسائل والبيانات والمستندات الأخرى - A4 210 × 297 مم؛

المتطلبات وطلبات استخدام الأموال واستلام المواد والأوامر

لعمل نسخ من الوثائق الرسمية وغيرها من الوثائق المماثلة - A6 148 × 105 ملم.

يتم إعداد المستندات الصادرة نيابة عن GU TOKG (وثائق المبادرة والتخطيط والتحليل وجداول التقارير)، وكذلك المستندات الداخلية، بدون نماذج على ورقة فارغة، إذا لزم الأمر، في النموذج المطلوب.

4.2. في GU TOKG، يتم استخدام نوع واحد من النماذج لإصدار الرسائل الرسمية، ويستخدم للمراسلات مع وكالات الحكومة: الورق العام (الشركة) الذي يتم إنتاجه عن طريق الطباعة. يوفر الملحق رقم 12 نموذجًا طوليًا عامًا لـ GU TOKG، مطبوعًا من جهاز كمبيوتر.

تم تحديد تكوين تفاصيل النموذج وترتيب ترتيبها بواسطة GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد المستندات."

بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة للمراسلات مع المنظمات الأخرى، يتم استخدام النماذج التي يتم إنشاؤها على جهاز كمبيوتر عند إعداد المستندات:

نموذج بختم زاوية مصنوع على الكمبيوتر (الملحق رقم 13) ؛

نموذج بترتيب طولي للتفاصيل لإصدار الوثائق التنظيمية والإدارية (أوامر، تعليمات، تعليمات) (الملحق رقم 14)؛

نموذج رسالة الفاكس (الملحق رقم 15)؛

نموذج الرسالة الهاتفية (الملحق رقم 16).

يحظر استخدام النماذج ذات الشكل الحر.

تتم طباعة الصفحة الأولى من المستند على النموذج، ويتم طباعة النص اللاحق على ورق بنفس الحجم والجودة.

4.3. الوثائق موجهة إلى المنظمة أو وحدتها الهيكلية، رسمية أو فردية.

تتم الإشارة إلى المسؤول في رسائل إلى المراسلين العاديين وفي حالات أخرى عندما لا يسبب تحديد شخص معين صعوبات.

تتم كتابة الأحرف الأولى من أسماء المسؤولين في العناوين بعد ألقابهم

4.4. عند إرسال مستند إلى منظمة أو وحدتها الهيكلية، يُشار إلى اسمها في الحالة الاسمية؛ عند إرسال مستند إلى مسؤول، يُشار إلى اسم المنظمة في الحالة الاسمية، والمنصب واللقب - في حالة الجر.

4.5. إذا تم إرسال الوثيقة إلى رئيس المنظمة أو نائبه، يتم إدراج اسم المنظمة في المسمى الوظيفي للمرسل إليه.

4.6. إذا تم إرسال وثيقة إلى عدة منظمات متجانسة أو إلى عدة أقسام هيكلية لمنظمة واحدة، فسيتم الإشارة إليها بشكل عام.

4.7. قد تتضمن تفاصيل "المرسل إليه" عنوانًا بريديًا، تتم الإشارة إلى عناصره بالتسلسل الذي تحدده قواعد تقديم الخدمات البريدية، مع الإشارة الإلزامية للرمز البريدي.

على سبيل المثال: معرض تفير الإقليمي للفنون

شارع سوفيتسكايا، 3

تفير، 170640

4.8. في الرسائل التي تحتوي على عدة مرسلين، لا يتم تضمين كلمة "نسخة". عند التحضير للإرسال، تتم الإشارة إلى المراسل الذي تم إرسال هذه النسخة من المستند إليه.

لا يجوز الإشارة إلى أكثر من أربعة مخاطبين في الوثيقة؛ إذا كان هناك المزيد من المستلمين، يتم تجميع قائمة بريدية ويتم الإشارة إلى عنوان واحد في كل مستند. القائمة مرفقة بنسخة من الوثيقة المقدمة.

4.9. بالنسبة للبريد الدولي، يتم كتابة العنوان بالأحرف اللاتينية والأرقام العربية. يُسمح بكتابة العنوان بلغة بلد الوجهة، بشرط تكرار اسم دولة الوجهة باللغة الروسية.

4.10. عند إرسال المستندات إلى المرسل إليهم الأجانب، حدد الاسم (الأحرف الأولى من الاسم)، واللقب والمنصب للمرسل إليه، واسم المنظمة، ورقم المنزل، واسم الشارع، والاسم مستعمرة، اسم الكيان الإداري (الولاية، المقاطعة، وما إلى ذلك)، الرمز البريدي (الرمز البريدي)، اسم البلد.

4.11. تاريخ الوثيقة هو: يوم توقيعها أو الموافقة عليها؛ لقرار هيئة جماعية - يوم اعتماده؛ للسجل - تاريخ الاجتماع (اتخاذ القرار)؛ لفعل ما - تاريخ الحدث. يُكتب التاريخ بالأرقام العربية بالتسلسل: اليوم، الشهر، السنة (على سبيل المثال، 15/09/2011). يُسمح بالطريقة اللفظية الرقمية لتنسيق التاريخ بدون علامات الاقتباس (على سبيل المثال، 15 سبتمبر 2011). في هذه الحالة، يتم إدخال يوم الشهر من قبل الشخص الذي يقوم بالتوقيع أو الموافقة على الوثيقة.

4.12. يجب أن تشير المستندات الصادرة إلى رقم وتاريخ المستند الذي يتم تنفيذه.

4.13. تشير الوثيقة (باستثناء الرسالة) إلى نوعها: أمر، تعليمات، شهادة، مذكرة، رسالة معلومات، إلخ.

4.14. يجب أن يكون عنوان النص موجودًا في جميع المستندات، باستثناء البرقيات والرسائل الهاتفية. يجب أن يكون العنوان قصيرًا ويكشف بدقة محتوى المستند، ويجيب على الأسئلة: ما هو الموضوع؟ (عن من؟) ماذا؟ (من؟) وتكون متسقة مع اسمها.

في الوثيقة، تمت صياغة العنوان بعبارات عامة حول عدد من القضايا.

4.15. في المستندات المكتوبة على صفحتين أو أكثر، يتم ترقيم الصفحة الثانية والصفحات اللاحقة. يمكن وضع أرقام الصفحات في منتصف (يمين) الهوامش العلوية (السفلية) للورقة بالأرقام العربية دون كلمة "صفحة" ("صفحة").

4.16. توضع علامة تشير إلى وجود التطبيق المسمى في نص الوثيقة أسفل النص من حد الهامش الأيسر كما يلي:

تطبيق لمدة 5 لتر.

إذا كانت الوثيقة تحتوي على تطبيق غير مسمى في النص، فقم بالإشارة إلى اسمه وعدد الأوراق:

ملحق: تعليقات على مسودة التعليمات لعدد 12 ورقة.

إذا تم إرفاق مستند آخر بالمستند الذي يحتوي أيضًا على مرفق، يتم تحرير ملاحظة تشير إلى وجود المرفق على النحو التالي:

الملحق: رسالة من الدائرة المالية لمنطقة تفير -05/2011 وملحق لها، 8 صفحات فقط.

إذا لم يتم إرسال الطلب إلى جميع المستلمين المحددين في المستند، فسيتم وضع ملاحظة حول توفره على النحو التالي:

الاستخدام: إلى العنوان الأول، 10 لترات فقط.

إذا كانت المستندات القيمة أو الشخصية (جواز السفر، الدبلوم، الشهادات، وما إلى ذلك) مرفقة بالرسالة، فسيتم إدراجها مع الإشارة إلى اسم المنظمة التي أصدرت الوثيقة ورقم وتاريخ الإصدار واللقب والأحرف الأولى من المالك:

الضميمة: دبلوم رقم E 105122 باسم التخرج من تفرسكوي جامعة الدولة, .

إذا كان هناك عدد كبير من الطلبات، فسيتم إعداد جرد منفصل لهم، وفي المستند نفسه بعد النص يشار إليه:

الملحق: حسب المخزون المكون من 15 ورقة.

5. توقيع المستندات وتزيينها

5.1. تتضمن تفاصيل "التوقيع" عنوان منصب الشخص الذي وقع الوثيقة، والتوقيع الشخصي ونصها.

عند التوقيع على مستند، تتم الإشارة إلى الوظيفة فقط على ترويسة المؤسسة، وليس على النموذج - اسم الوظيفة والوحدة الهيكلية والمؤسسة والتوقيع الشخصي ونصها، على سبيل المثال:

رئيس القسم العلمي والمعارض

مؤسسة الموازنة الحكومية معرض تفير للفنون التوقيع الشخصي

5.2. عند التوقيع على مستند من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم واحدًا تلو الآخر بالتسلسل المطابق للمنصب الذي يشغلونه.

عند التوقيع على مستند من قبل عدة أشخاص ذوي مناصب متساوية، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

5.3. يمكن توقيع الوثيقة من قبل المسؤول بالنيابة مع الإشارة إلى منصبه الفعلي ولقبه. وفي هذه الحالة لا يجوز وضع حرف الجر "من أجل" الموقع بخط اليد "نائب". أو شرطة مائلة قبل المسمى الوظيفي.

5.4. تمت الموافقة على الوثيقة من قبل مسؤول (مسؤولين) أو وثيقة صادرة خصيصًا. عند الموافقة على وثيقة من قبل مسؤول، يجب أن يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة.

عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى.

5.5. عند الموافقة على مستند بأمر أو قرار أو بروتوكول، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة (بدون علامتي الاقتباس)، واسم مستند الموافقة في الحالة الاسمية وتاريخه ورقمه. يوجد ختم الموافقة في الركن الأيمن العلوي من المستند.

5.6. يتكون ختم الموافقة من كلمة "متفق عليه"، ومنصب الشخص الذي تتم الموافقة على الوثيقة معه (بما في ذلك اسم المنظمة)، والتوقيع الشخصي، ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى، واللقب) وتاريخ الموافقة.

5.7. تتم الموافقة على المستند رسميًا عن طريق تأشيرة تتضمن التوقيع الشخصي للمُظهِر، ونسخة من التوقيع وتاريخ المصادقة، وإذا لزم الأمر، موقف المُظهِر.

في الوثائق التنظيمية والإدارية (الأوامر والتعليمات وما إلى ذلك)، يتم لصق التأشيرات على النسخة الأولى من الوجه أو الجانب المعاكسالورقة الأخيرة، على المستندات الصادرة - على النسخ المتبقية في المؤسسة. على اليسار توجد تأشيرة الشخص الذي قام بإعداد الوثيقة؛ على اليمين توجد تأشيرات الأشخاص الذين تم الاتفاق معهم.

إذا كانت هناك تعليقات على الوثيقة، يتم إصدار التأشيرة بعبارة: "التعليقات مرفقة"، التوقيع الشخصي، محضرها، التاريخ.

5.8. يجب الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من المؤدي ورقم هاتف مكتبه في المستندات الصادرة أو على الجانب الخلفي من الورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية.

5.9. يتم تطوير مشاريع الأوامر واللوائح نيابة عن الإدارة أو بمبادرة من الإدارات والمسؤولين. يجب أن يكون لكل مستند عنوان، يتم طباعته في الزاوية اليسرى العليا على النماذج ذات التفاصيل الزاويّة، وفي وسط النموذج للنماذج الطولية. يتكون النص، كقاعدة عامة، من أجزاء بيانية وإدارية. يحدد الجزء المذكور أهداف وغايات الإجراءات المقررة. إذا كان أساس النشر قانونا تشريعيا أو قانونا قانونيا آخر أو أمرا من منظمة عليا، فإن الجزء المؤكد يشير إلى اسمه وتاريخه ورقمه وعنوانه وينقل محتوى الجزء الذي يتعلق بالمؤسسة مباشرة.

يبدأ الجزء الإداري بالأوامر بكلمة أطلب، في التعليمات والأوامر - أنا أقدم، أنا ملزم، وهي مطبوعة بالأحرف الكبيرة على خط منفصل. عند الكتابة على أجهزة الكمبيوتر، يوصى بتمييز هذه الكلمات بالخط العريض. تشير فقرات الجزء الإداري إلى إجراءات محددة وفناني الأداء والمواعيد النهائية. إذا كانت الوثيقة تكمل أو تلغي أو تغير الأفعال الصادرة سابقاً، يتم تحديد ذلك في النص. تشير الفقرة الأخيرة من الجزء الإداري إلى المسؤول الذي

يتم تعيين السيطرة على تنفيذ الوثيقة. ينتهي النص بتعليمات إلى من يجب إرسال المستند أو من يجب أن يكون على دراية به. توجد تأشيرات الأشخاص الذين أعدوا مسودة الوثيقة ووافقوا عليها وفقًا للفقرة 5.7. من هذه التعليمات. يتم تسجيل الأوامر والتعليمات والتعليمات في يوم توقيعها، وبعد التوقيع على الوثيقة لا يجوز إجراء أي تغييرات أو إضافات دون موافقة الشخص الموقع عليها.

6. قواعد تسجيل البرقيات والهاتف.

استلام ونقل معلومات الخدمة عبر القنوات

فاكس (تليفاكس)

6.1. يتم إصدار البرقيات وفقًا لقواعد تقديم خدمات التلغراف من خلال مكتب البريد، مع الإشارة، إذا لزم الأمر، إلى الفئة "عاجلة"،

يجب أن يكون نص البرقية قصيراً (لا يزيد عن 30 كلمة)، بدون أدوات العطف وحروف الجر وعلامات الترقيم، إذا كان غيابها لا يؤدي إلى تشويه المعنى. المعلومات المنقولة. تتم الإشارة إلى الأرقام بالأرقام، ويتم كتابة البيانات الأكثر أهمية بالكلمات. في بداية نص البرقية هناك إشارة إلى رقم وتاريخ المستند الجاري تنفيذه أو رقم مراسلة المرسل إليه، في النهاية -

يتم إعطاء الرقم الصادر لمراسلات المرسل (مؤشر TG، انظر الملحق 16) بعد الرقم، تتم الإشارة إلى المنصب واللقب (مقروء) للشخص الذي وقع على البرقية. والبرقيات موقعة من المدير ونائبه للشؤون العامة. يُشار أسفل توقيع المدير إلى العنوان البريدي الكامل للمرسل واسم المنظمة بدون اختصارات وتاريخ الإرسال والمنصب واللقب للشخص الذي وقع على البرقية.

على سبيل المثال:

موسكو معرض تريتياكوفإيفانوف

شارع سوفيتسكايا. 3 تفير 170640 GBUK معرض تفير للفنون

التوقيع الشخصي للمدير لكويوكين

الأسبانية بلا ذراعين،

6.2. يتم تجميع الرسالة الهاتفية (انظر الملحق 16) في نسخة واحدة لا تزيد عن 30 كلمة ويتم إرسالها عبر الهاتف مباشرة من الوحدات الهيكلية. ويبين تاريخ ووقت النقل واسم الشخص الذي قبله ونقله. في الرسائل الهاتفية يوصى بتجنب الكلمات الصعبة والعبارات المعقدة. إذا كانت الرسالة الهاتفية موجهة إلى عدة مرسلين، يتم إرفاق قائمة وأرقام الهواتف التي تم إرسال الرسالة إليها.

6.3. تم تصميم أدوات الاتصال بالفاكس للإرسال والاستقبال الفوري لنصوص المستندات؛ وفي الوقت نفسه، لا تعتبر المعلومات المرسلة والمستلمة عبر قنوات الاتصال عبر الفاكس وثيقة ذات قوة قانونية (انظر الملحق 15)، ما لم ينص على خلاف ذلك في الاتفاقيات المبرمة مع الأطراف المقابلة.

6.4. يتم تسجيل البرقيات والرسائل الهاتفية ورسائل الفاكس من قبل الموظف في مجلة منفصلة (الملحق 17)

6.5. يتم تسجيل البرقيات المستلمة والرسائل الهاتفية ورسائل الفاكس في دفتر المراسلات الواردة مع الفهرس المناسب (TG، TF، FS)، ويتم تسليمها إلى وجهتها مقابل التوقيع في يوم استلامها، بشكل عاجل دون تأخير.

7. قواعد كتابة المستندات

7.1. تتم طباعة الوثائق الرسمية من قبل المنفذين أو الكتبة على أجهزة الكمبيوتر.

7.2. يجب أن تكون المخطوطات المقدمة إلى الكاتب للطباعة، وكذلك الإدخالات والحواشي والتحريرات، مكتوبة على وجه واحد من الورقة، مع مراعاة قواعد الإملاء وعلامات الترقيم واستخدام الأحبار المتباينة باللون الأزرق أو الأرجواني أو الأسود.

7.3. يُشار في الزاوية العلوية اليسرى من المخطوطة إلى عدد النسخ ولقب الفنان ورقم هاتفه ورقم المراسلات.

7.4. يجب طباعة جميع المستندات بوضوح، دون أخطاء أو بقع، مع ترتيب النص وتنسيقه وفقًا لـ GOST R.630-97، مع مراعاة قواعد كتابة الأسماء الفردية والكلمات والعبارات والتواريخ والأرقام ووحدات القياس، إلخ. نص الوثيقة و

تتم طباعة العناصر الفردية لتفاصيلها بخط قياسي واحد.

7.5. عند إعداد التعليمات واللوائح، يمكن استخدام خطوط مختلفة لتسليط الضوء على الأقسام والأقسام الفرعية.

يجب أن تحتوي المستندات على هوامش (مم):

أعلى - 20 على الأقل؛

الحق - على الأقل 10؛

الأسفل: لتنسيق A4 - 20 على الأقل؛

لتنسيق A5 - لا يقل عن 15.

يمكن طباعة المستندات المعلوماتية والمرجعية على الجانب الخلفي من الورقة.

8. تجميع تسميات القضايا

8.1. تسميات الحالات هي قائمة منهجية لعناوين الحالات التي تشير إلى فترات تخزينها. يتم تجميع تسميات الحالات في كل وحدة هيكلية تابعة لوزارة الخارجية في TOKG للفترة القادمة (الملحق 18) ويتم تجميعها في الربع الأخير من العام الحالي بمشاركة الكاتب.

يتكون فهرس حالة الوحدة من رقمين مكتوبين بواصلة: الأول هو فهرس الوحدة الهيكلية (الملحق 3)، والثاني هو رقم الحالة.

عنوان الدعوى (المجلد) هو اسم عام مختصر للمستندات المرفوعة في الدعوى (المجلد). عدد المجلدات المودعة لكل نصف عام أو ربع أو شهر من السنة، اعتمادًا على حجم مستندات التبعية المقدمة، موضح في العمود 3 من النموذج.

8.2. تكون تسميات الحالات صالحة لعدد من السنوات، وتخضع لإعادة الصياغة وإعادة الاتفاق عليها في حالة حدوث تغيير جوهري في وظائف الإدارات أو الأقسام أو الهيكل.

إذا لم تحدث مثل هذه التغييرات، تتم إعادة طباعة قائمة الحالات (في موعد لا يتجاوز ديسمبر من العام الحالي) مع التعديلات المناسبة، ويتم الموافقة عليها ودخولها حيز التنفيذ في 1 يناير من العام التالي. يتم إدراج القضايا المتعلقة بالمسائل التي يستمر حلها لأكثر من عام (الحالات الانتقالية) في قائمة كل عام.

8.3. وفي نهاية العام يقوم كاتب الوحدة الهيكلية، في نهاية تسميات القضايا، بعمل سجل نهائي لعدد القضايا المفتوحة وتستخدم هذه البيانات عند تحويل القضايا إلى أرشيف المؤسسة.

9. فحص المستندات لنقلها إلى الأرشيف

9.1. فحص قيمة الوثائق - دراسة الوثائق بناء على معايير قيمتها من أجل تحديد فترة تخزين الوثائق واختيارها لإدراجها في صندوق المحفوظات في الاتحاد الروسي.

9.2. لتنظيم وإجراء العمل المنهجي والعملي بشأن فحص قيمة المستندات والتحضير للنقل إلى التخزين الدائم، وكذلك تنظيم اختيار المستندات للتدمير في المؤسسة، ولجان الخبراء الدائمة (EC) المكونة من 3 أشخاص على الأقل يتم إنشاؤها بأمر من الرئيس، برئاسة نائب المدير للمسائل العامة.

9.3. تسترشد لجان الخبراء في عملها بتشريعات الاتحاد الروسي، والقوانين الفيدرالية "بشأن شؤون المحفوظات في الاتحاد الروسي"، و"قائمة حالات إدارة الأرشيف النموذجية التي تم إنشاؤها أثناء عملية الأنشطة" وكالات الحكومة، شبكة الحكم الذاتي والمنظمات، مع الإشارة إلى فترات التخزين"، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 1 يناير 2001 رقم 000 (الملحق 19) وهذه التعليمات.

الأحكام العامة

في الظروف الحديثة الإدارة الفعالةمستحيل بدون عمل مكتبي منظم بشكل واضح. تعد الوثيقة المكتوبة والمنفذة جيدًا مؤشرًا لثقافة الإدارة. إن تجاهل القواعد المقبولة للعمل المكتبي ومتطلبات الأعمال الورقية يقلل من كفاءة الإدارة ويؤدي إلى أخطاء إدارية وقانونية.

تنظم المنظمات التعليمية وتدير العمل المكتبي على أساس التعليمات المناسبة التي تم تطويرها وفقًا للوائح والوثائق المنهجية الحالية في مجال العمل المكتبي.

الغرض من تطوير تعليمات العمل المكتبي هو التحسين على أساس منهجي موحد دعم التوثيقالإدارة وزيادة كفاءتها من خلال توحيد وثائق الإدارة والتكنولوجيا للعمل معها.

يتم تطوير التعليمات وفقًا لـ GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد المستندات" (تمت الموافقة عليها بأمر من Rosstandart بتاريخ 8 ديسمبر 2016 N 2004-st) وغيرها من الإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق المنهجيةفي مجال تنظيم العمل المكتبي والورقي ويحتوي على متطلبات توثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع المستندات. يتم ضمان توحيد قواعد التوثيق على جميع مستويات الإدارة من خلال استخدام نظام الدولةدعم التوثيق للإدارة وأنظمة التوثيق الموحدة.

تنطبق أحكام التعليمات على كل من العمل المكتبي التقليدي وتنظيم العمل بالمستندات الإلكترونية.

المسؤولية عن تنظيم العمل المكتبي والامتثال القواعد المعمول بهاويتم تعيين إجراءات العمل مع المستندات في مؤسسة تعليمية لمديريها. يعين رئيس المؤسسة التعليمية شخصًا مسؤولاً عن حفظ السجلات، والذي يضمن تسجيل المستندات ومعالجتها ضمن الإطار الزمني المحدد، وإبلاغ الإدارة بحالة تنفيذها. عندما يكون هناك تدفق كبير للمستندات، يتم إنشاء خدمة إدارة المكاتب - وحدة هيكلية (مكتب، قسم، قسم، مجموعة)، مكلفة بوظائف إدارة المكاتب.

تقع مسؤولية تنظيم العمل المكتبي في الأقسام الهيكلية للمؤسسة التعليمية على عاتق مديريها، الذين يحددون بشكل مستقل المسؤولين عن العمل المكتبي في أقسامهم.

يتم تسجيل حقوق ومسؤوليات الموظفين المسؤولين عن حفظ السجلات في سجلاتهم وصف الوظيفةولوائح الخدمة.

هيكل تعليمات العمل المكتبي في منظمة تعليمية

هيكل تعليمات العمل المكتبي في مؤسسة تعليمية هو كما يلي:

ط- أحكام عامة

ثانيا. وثائق المنظمة

ثالثا. قواعد إعداد الوثائق

3.1. المتطلبات العامةلإنشاء المستندات

3.2. تسجيل تفاصيل الوثيقة

3.3. نماذج المستندات

رابعا. قواعد الإعداد والتسجيل الأنواع الفرديةوثائق

4.1. طلب

4.2. دقة

4.3. طلب

4.4. الأنظمة والقواعد والتعليمات

4.5. بروتوكول

4.6. يمثل

4.7. خطابات الخدمة

خامسا - مميزات تصميم وإرسال الفاكسات والرسائل الهاتفية والبريد الإلكتروني

السادس. معالجة المستندات الواردة والصادرة

سابعا. محركات البحث

ثامنا. حساب حجم تدفق الوثيقة

تاسعا. مراقبة تنفيذ الوثيقة

X. عمل فناني الأداء مع الوثائق

Xط - إعداد قوائم القضايا

Xثانيا. تشكيل الحالات

Xثالثا. فحص قيمة الوثائق

الحادي عشرالخامس. تسجيل الحالات

Xالخامس. إعداد قوائم جرد الحالة

XالخامسI. التخزين الفوري للمستندات والملفات

Xالخامسثانيا. نقل الملفات والوثائق إلى أرشيف المنظمة

Xالخامسثالثا. نقل الملفات والوثائق الخاصة بالمنظمة للتخزين فيهاالدولة (البلدية)أرشيف

ملحق رقم 1. التفاصيل الأساسية لبطاقة التسجيل والتحكم

الملحق رقم 2. قواعد ملء البيانات الأساسية لبطاقة التسجيل والتحكم

الملحق رقم 3. نموذج ملخص تقريبي لتدفق المستندات في المنظمة

الملحق رقم 4. اللائحة التنفيذية للجنة الخبراء الدائمة للمنظمة

الملحق رقم 5.اللائحة التنفيذية لأرشيف المنظمة

ملحوظة. يمكن تنزيل النص الكامل لتعليمات العمل المكتبي في مؤسسة تعليميةمن الموقع (قسم "المستندات"، القسم الفرعي "إدارة مؤسسة تعليمية").

يحدد المعيار التكوين والإجراءات الخاصة بإعداد تفاصيل المستندات ومتطلبات نماذج المستندات.على الرغم من أن متطلبات GOST R 7.0.97-2016 ليست إلزامية بشكل صارم للاستخدام وهي استشارية بطبيعتها، فإن الأساليب الموحدة للتوثيق لا تبسط عملية إعداد المستندات فحسب، بل تعمل أيضًا على تحسين تصورها وفهمها بشكل كبير من قبل موظفي المنظمة و المتلقين الخارجيين.

في المنظمات التعليمية الصغيرة، عادة ما يكون سكرتير رئيس المنظمة.

• تعليمات العمل المكتبي في المدرسة
• العمل المكتبي في المدرسة
• ما الذي يجب أن يعرفه رئيس المنظمة التعليمية عن النهج المنهجي لحل المشكلات ونظرية اتخاذ القرارات الإدارية
• إدارة المنظمات التعليمية: تأثير المجموعات غير الرسمية على جودة وإنتاجية العمل
• أساسيات الإدارة لرؤساء المنظمات التعليمية: اتخاذ القرار باعتباره المكون الرئيسي لوظيفة الإدارة

يتم تجميع الرسالة الهاتفية (انظر الملحق 16) في نسخة واحدة لا تزيد عن 30 كلمة ويتم إرسالها عبر الهاتف مباشرة من الوحدات الهيكلية. ويبين تاريخ ووقت النقل واسم الشخص الذي قبله ونقله. في الرسائل الهاتفية يوصى بتجنب الكلمات الصعبة والعبارات المعقدة. إذا كانت الرسالة الهاتفية موجهة إلى عدة مرسلين، يتم إرفاق قائمة وأرقام الهواتف التي تم إرسال الرسالة إليها. 6.3. تم تصميم أدوات الاتصال بالفاكس للإرسال والاستقبال الفوري لنصوص المستندات؛ وفي الوقت نفسه، لا تعتبر المعلومات المرسلة والمستلمة عبر قنوات الاتصال عبر الفاكس وثيقة ذات قوة قانونية (انظر الملحق 15)، ما لم ينص على خلاف ذلك في الاتفاقيات المبرمة مع الأطراف المقابلة. يحصل نص كامل 6.4.

تعليمات العمل المكتبي

يتم تجميع تسميات الحالات في كل وحدة هيكلية تابعة لوزارة الخارجية في TOKG للفترة القادمة (الملحق 18) ويتم تجميعها في الربع الأخير من العام الحالي بمشاركة الكاتب. يتكون فهرس حالة الوحدة من رقمين مكتوبين بواصلة: الأول هو فهرس الوحدة الهيكلية (الملحق 3)، والثاني هو رقم الحالة. عنوان الدعوى (المجلد) هو اسم عام مختصر للمستندات المرفوعة في الدعوى (المجلد).

عدد المجلدات المودعة لكل نصف عام أو ربع أو شهر من السنة، اعتمادًا على حجم مستندات التبعية المقدمة، موضح في العمود 3 من النموذج. 8.2. تكون تسميات الحالات صالحة لعدد من السنوات، وتخضع لإعادة الصياغة وإعادة الاتفاق عليها في حالة حدوث تغيير جوهري في وظائف الإدارات أو الأقسام أو الهيكل.

كيف تبدأ إدارة الموارد البشرية من الصفر في مؤسسة الميزانية؟

N 152-ФЗ "بشأن البيانات الشخصية" بتاريخ 02/05/2006 N 59-ФЗ "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي" بتاريخ 27/07/2006 N 149-ФЗ "بشأن المعلومات والمعلومات التقنيات وحماية المعلومات"، بتاريخ 27.12.2002 N 184-FZ "بشأن اللائحة الفنية" (بصيغته المعدلة في 1 ديسمبر 2007)، بتاريخ 22 أكتوبر 2004 N 125-FZ "بشأن الأرشفة في الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة بتاريخ 13 مايو 2008) (المشار إليه فيما يلي باسم القانون رقم 125-FZ)؛ - قانون الاتحاد الروسي الصادر في 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة) في 11 ديسمبر 2002)؛ - الجزء 4 من القانون المدني للاتحاد الروسي؛ - قرار حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 27 ديسمبر 1995 رقم 1268 "بشأن تبسيط إنتاج واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والنماذج مع استنساخ شعار دولة الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة في 14 ديسمبر 2006)، بتاريخ 17 يونيو 2004 رقم 290 "بشأن وكالة المحفوظات الفيدرالية" (بصيغته المعدلة في

تنظيم العمل المكتبي في مؤسسة الميزانية

يمكن توقيع الوثيقة من قبل المسؤول بالنيابة مع الإشارة إلى منصبه الفعلي ولقبه. وفي هذه الحالة لا يجوز وضع ذريعة "لـ" وتوقيع "نائب". أو شرطة مائلة قبل المسمى الوظيفي. 5.4. تمت الموافقة على الوثيقة من قبل مسؤول (مسؤولين) أو وثيقة صادرة خصيصًا.

مهم

عند الموافقة على وثيقة من قبل مسؤول، يجب أن يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة عليها (بدون علامتي الاقتباس)، وعنوان منصب الشخص الذي وافق على الوثيقة، وتوقيعه، والأحرف الأولى من اسمه، ولقبه، وتاريخ الموافقة. عندما تتم الموافقة على وثيقة من قبل العديد من المسؤولين، يتم وضع توقيعاتهم على نفس المستوى. الحصول على النص الكامل 5.5. عند الموافقة على مستند بأمر أو قرار أو بروتوكول، يتكون ختم الموافقة من كلمة تمت الموافقة (بدون علامتي الاقتباس)، واسم مستند الموافقة في الحالة الاسمية وتاريخه ورقمه.

أسس الدولة

يتم اعتماد مرور المستندات وفحصها وتنفيذها من خلال علامات الاستلام والتسجيل والتوجيه وأمر التنفيذ والتحكم والنقل والشطب إلى الأرشيف. جميع العلامات مؤرخة وموقعة، ويتم فك تشفير التوقيع. 2.1.4. يتم تعيين تنظيم تدفق المستندات داخل أقسام GBUC TOKG لرئيس القسم تحت مسؤوليته الشخصية.
2.1.5. يحق لمدير GBUC TOKG، بحكم واجباته الرسمية، التوقيع على جميع المستندات المشاركة في تدفق المستندات للمؤسسة. يتم تحديد الأشخاص الذين لديهم الحق في التوقيع على مستندات الدفع للمدفوعات غير النقدية من خلال مؤسسات الائتمان في نماذج بطاقات التوقيع. ويرد تقسيم الحق في التوقيع على المستندات في GBUC TOKG بين المدير ونائب المدير للقضايا العامة في الملحق رقم 4.
2.1.6.
نقل القضايا إلى منفذ آخر، وتعريفهم بمسؤولين آخرين، وإصدار شهادات أو معلومات ذات طبيعة رسمية لهم، ولا يسمح بنسخ المستندات إلا بناء على تعليمات نائب المدير للشؤون العامة، الذي يتخذ التدابير اللازمة لحماية سرية المعلومات ويكون المسؤول شخصيا عن حمايتهم. 1.8. عند الفصل أو الغياب المؤقت للموظف (إجازة، رحلة عمل، وما إلى ذلك)، يتم قبول جميع المستندات والأختام والطوابع والنماذج والمعدات المكتبية التي بحوزته تحت مسؤولية رئيس القسم ونقلها إلى المعين حديثًا موظف أو منفذ آخر مع ملاحظة إلزامية في دفتر المحاسبة، يتم إجراؤها في القسم. يتم نقل المستندات من وحدة إلى أخرى بقرار مسبب من رئيس الوحدة ويكون إلزاميا بموجب عملية القبول ونقل الحالات عن طريق الكاتب.

تتم معالجة المراسلات الخاصة بالإرسال من قبل الموظف وفقًا للقواعد البريدية وإرسالها إلى وجهتها في نفس اليوم. يتم إرسال المستندات التي تحمل علامة "عاجل" على الفور. 2.5.3. قبل تعبئة المستندات، يقوم الموظف بالتأكد من كتابة العنوان بشكل صحيح، ومن أن المستند يحتوي على الرقم والتاريخ والتوقيع والمرفقات المحددة فيه.

يتم إرجاع المستندات التي يتم تنفيذها بالمخالفة لمتطلبات هذه التعليمات والقواعد البريدية إلى الإدارة لمراجعتها. 2.5.4. يتم تحديد نوع إرسال المراسلات (مع أو بدون جرد، سريع، بسيط، مسجل بإشعار بسيط أو مسجل، خطاب قيم، طرود بريدية، طرود، بريد سريع، اتصال ميداني) من قبل رئيس القسم. يتم تدوين نوع الشحنة في دفتر تسجيل المراسلات الصادرة.

2.5.5. يتم وضع المستندات المرسلة إلى نفس المرسل إليه في مظروف واحد.

تعليمات لحفظ السجلات في مؤسسات الميزانية

يتم توثيق نتائج عمل اللجنة بموجب قانون معتمد من قبل رئيس المؤسسة. وافق المسؤولون الذين لديهم الحق في فرض غرامة إدارية بأمر الأرشيف الفيدرالي رقم 18*(6) على قائمة مسؤولي هيئات إدارة صناديق المحفوظات المخولين بوضع بروتوكولات بشأن الجرائم الإدارية، المنصوص عليها في الفن. 13.20 قانون الجرائم الإدارية. ويشمل هؤلاء: - رئيس روسارخيف، نوابه؛ - رؤساء الأقسام الهيكلية في روسارخيف، نوابهم؛ - رؤساء الهيئات الأرشيفية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي، نوابهم؛ - رؤساء الأقسام الهيكلية للهيئات الأرشيفية في الاتحاد الروسي. الكيانات المكونة للاتحاد الروسي ونوابهم، ويمكن أن يخضع هؤلاء المسؤولون أيضًا للمسؤولية الإدارية بموجب المواد التالية من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي: - الجزء 1 من الفن.

تعليمات لممارسة العمل المكتبي في مؤسسة الميزانية

متطلبات إعداد الوثائق" (تم اعتمادها ودخلت حيز التنفيذ بموجب قرار معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 N 65-st). *(2) "العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف. GOST R 51141-98" (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 27 فبراير 1998 N 28). *(3) GOST 6.10.4-84. "أنظمة التوثيق الموحدة. إعطاء القوة القانونية للمستندات الموجودة على وسائط الكمبيوتر والطباعة التي تم إنشاؤها بواسطة تكنولوجيا الكمبيوتر.
الأحكام الأساسية" (تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم معيار الدولة لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 9 أكتوبر 1984 N 3549). * (4) مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 26 ديسمبر 1994 N 367 "بشأن اعتماد وتنفيذ المصنف الروسي بالكاملمهن العمال ومناصب الموظفين و فئات التعريفةموافق 016-94" (إد.
ينص قانون الضرائب في الاتحاد الروسي على التزام دافعي الضرائب بضمان سلامة البيانات المحاسبية والمحاسبة الضريبية وغيرها من المستندات اللازمة لحساب ودفع الضرائب، بما في ذلك المستندات التي تؤكد استلام الدخل والنفقات (للمنظمات و أصحاب المشاريع الفردية)، وكذلك دفع (استقطاع) الضرائب؛ - المادة 17 القانون الاتحادي"في المحاسبة" بتاريخ 21 نوفمبر 1996 N 129-FZ (بصيغته المعدلة في 3 نوفمبر 2006) ينص على التزام المنظمات بتخزين المستندات والسجلات المحاسبية الأولية محاسبةوالقوائم المالية لمدد تحدد وفقا لقواعد تنظيم شؤون أرشيف الدولة على ألا تقل عن خمس سنوات، وتحسب مدة حفظ الوثيقة من أول يناير من السنة التالية لسنة صدور الوثيقة.

• الجرد الداخلي لوثائق الحالة؛
• ورقة سجل الموظفين الشخصية؛
• استبيان؛
• السيرة الذاتية؛
• طلب للحصول على وظيفة؛
• نسخة من وثيقة الهوية؛
• نسخة من شهادة التأمين لتأمين التقاعد الحكومي؛
• نسخة من رقم التعريف الضريبي؛
• المسمى الوظيفي؛
• نسخ من الوثائق التعليمية؛
• الخصائص وخطابات التوصية؛
• البيانات الشخصية للموظفين؛
• عقد التوظيف؛
• نسخ من أوامر ل شؤون الموظفينالمتعلقة بهذا الموظف؛
• أوراق الشهادات؛

ما هي إدارة المكاتب وتدفق المستندات (2019)؟ درس تعليمي، وكذلك الحديثة القاموس الاقتصادي، يُعرّف تدفق المستندات بأنه حركة المستندات بين مجمعيها ومنفذيها عبر سلاسل تكنولوجيا المعلومات، مما يجعل من الممكن إبلاغ جميع الأطراف المعنية وإحضارها إلى القرارات المتخذة، القيام بالمحاسبة والرقابة. في المقابل، العمل المكتبي هو أنشطة صيانة وتحديث ومراقبة الوثائق.

منذ قيمة المعلومات في العالم الحديثوالأعمال التجارية من الصعب المبالغة في تقديرها، حيث يلعب العمل المكتبي للمنظمة وتدفق المستندات دورًا مهمًا. وفي كثير من الأحيان، تعتمد صحة اتخاذ القرار والنتيجة النهائية على وضوح الصياغة وسرعة معالجة الأوراق.

هناك ثلاثة أنواع من تدفق المستندات:

• واردة (دخول المنظمة) ؛
• صادر (موجه من المنظمة) ؛
• داخلي (الوثائق التي تم إنشاؤها واستخدامها من قبل الموظفين في عملية الإدارة).

مراحل العمل

ينقسم العمل مع المستندات في المؤسسة إلى مراحل.

للوارد:

• الاستقبال والمعالجة الأولية.
• مراجعة أولية من قبل الكاتب؛
• تسجيل؛
• النظر من قبل إدارة المنظمة والتوجيه للتنفيذ؛
• مراقبة التنفيذ.

للصادرة:

• التطوير والتصميم؛
• تسجيل؛
• إرسال.

للداخلية:

• التطوير والتصميم؛
• تسجيل؛
• المعالجة والتنفيذ وإعداد الردود؛
• مراقبة التنفيذ.

للجميع:

• المحاسبة وتحليل حجم تدفق المستندات؛
• تخزين.

وتعتمد سرعة إتمام المراحل بشكل مباشر على صحة الأوراق، وكذلك على معايير تدفق المستندات المعتمدة من قبل المنظمة. يمكن تنزيل نموذج من اللائحة التنظيمية بشأن تدفق المستندات في المؤسسة (2019) أدناه.

معايير GOST للعمل المكتبي 2019

تمت صياغة متطلبات إعداد الوثائق الرسمية في الوقت الحاضر في المعيار الوطني للاتحاد الروسي. لقد تغير معيار الدولةالاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003.

في رأينا، من المفيد البدء في التعرف على GOST للعمل المكتبي من خلال دراسة المصطلحات، والتي يتم وصفها بالتفصيل بواسطة معيار وطني آخر - (GOST العمل المكتبي والأرشفة)، لأن هذه المعرفة ستساعد على فهم واستخدام المهنية بشكل صحيح مفردات.

ويحدد المفاهيم المستخدمة في المقال:

1. الوثيقة هي معلومات مسجلة على وسيط مع تفاصيل تسمح بالتعرف عليها.
2. تنفيذ الوثيقة - وضع التفاصيل اللازمة على الوثيقة.
3. سمة المستند هي عنصر من عناصر تصميم المستند.

غوست آر 7.0.8-2013

العمل المكتبي 2019: متطلبات جديدة للأعمال الورقية

مع الأخذ بعين الاعتبار التعاريف الموصوفة، دعونا ننظر في قواعد إعداد الأوراق الرسمية.

بالنسبة لأولئك الذين تعلموا عن وجود معيار في مجال العمل المكتبي من هذه المقالة، سيكون التحليل التفصيلي لأقسام GOST مفيدًا. بالنسبة للكتبة ذوي الخبرة، نقترح عليك التعرف على التغييرات التي دخلت حيز التنفيذ في 01/07/2018 مع.

تجدر الإشارة على الفور إلى القسم المهم الجديد "المتطلبات العامة لإنشاء المستندات"، والذي ينظم ويصف القواعد المتعلقة بجميع أنواع التفاصيل، بما في ذلك النص:

• أرقام الصفحات؛
• المحارف وأحجام الخطوط المفضلة؛
• مسافة بادئة للفقرة؛
• مقدار تباعد الأسطر، والفواصل بين الحروف والكلمات؛
• محاذاة النص؛
• الحد الأقصى لطول الخط للترتيب الزاوي والطولي؛
• قواعد لتسليط الضوء على النص الغامق.
• تصميم صفحة العنوان.

تهدف جميع التغييرات إلى تحسين المتطلبات. تم توسيع قائمة التفاصيل لتشمل:

• ختم تقييد الوصول؛
• علامة حول التوقيع الالكتروني;
• اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف الوثيقة؛
• المسمى الوظيفي للشخص الذي قام بتأليف الوثيقة.

يتم دمج بعض التفاصيل في تفاصيل واحدة، على سبيل المثال، قد تتضمن تفاصيل "المعلومات المرجعية حول المنظمة" ليس فقط العنوان البريدي ورقم الهاتف، ولكن أيضًا OKPO وOGRN وINN/KPP.

تم استكمال قسم "تسجيل التفاصيل" بقواعد استخدام العناوين التمهيدية وعبارات الآداب النهائية، والتوقيعات الإلكترونية، بالإضافة إلى توقيع الشخص الذي يتصرف كمدير.

عينة من تنفيذ الأمر وفقًا لـ GOST (2019)

1. تعليمات

   1.2. تعليمات تعليماتبواسطةعمل مكتبي البلدية التعليمية, تربويا المؤسسات ...

2. حاكم إقليم خاباروفسك، الأمر رقم 491 بتاريخ 11 أغسطس 2006 بشأن الموافقة على تعليمات العمل المكتبي في الجهاز

   تعليمات

   1.2. تعليماتمصممة وفقا للمعيار تعليماتبواسطةعمل مكتبيفي... الأشياء المنقولة إلى البلديةالممتلكات، وما إلى ذلك)؛ خطط... التعليمية, تربويا- تحسين الصحة والمصحة المؤسسات ...

3. تعليمات نموذجية لتنظيم حماية المؤسسات التعليمية من التهديدات الإرهابية والهجمات الأخرى ذات الطبيعة المتطرفة

   تعليمات

   ... عمل مكتبي. التوفر في التعليميةمؤسسةالوثائق التالية: - أحكام تنظيم الأمن والحماية التعليميةالمؤسسات; - تعليماتبواسطةالتحكم في الوصول في التعليميةمؤسسة ...

4. المتطلبات الأساسية لوضع تعليمات العمل المكتبي في المنظمات ؛ التوصيات المنهجية

   تعليمات

   ... تعليماتبواسطةعمل مكتبيفي المنظمات. المنشور مخصص لموظفي أرشيف الدولة، البلديةالسلطات الأرشيفية و المؤسسات... جودة الإطار التنظيميالخامس تعليمات(بخاصة التعليميةالمنظمات) ربما...

5. توصيات منهجية لـ Gaou dpo "saripkipro" لإصدار شهادات لأعضاء هيئة التدريس في المؤسسات التعليمية الحكومية والبلدية

   القواعد الارشادية

   6. تقريبيبرنامج الدراسة الذاتية بواسطة"أصول تربية" ... تعليمات...تمام عمل مكتبي ... بواسطةتنفيذ الشهادة أعضاء هيئة التدريسالحكومة و البلديةالتعليميةالمؤسساتوالمديرين التنفيذيين التعليميةالمؤسسات ...